Mějte konkurenční výhodu, získejte kontrolu nad dokumenty a chaty při práci v režimu home office!
V době pokračující práce v režimu home office a překotných změn (digitální transformace firem) se mění styl naší komunikace… Komunikujeme přes chat, účastníme se on-line schůzek, týmově spolupracujeme na dokumentech v reálném čase. Pracujeme jinak než dříve. Získané informace potřebujeme uchovat.
Pro tento účel máme bezkonkurenční, efektivní a dostupný nástroj pro jednoduché archivování, dohledávání, auditování či vytěžování takto sdílených informací, také pro zachycení historie komunikace pro případ odchodu členů týmu z firmy, ochranu citlivých údajů a pod.
Co získáte digitalizací?
- Správu životního cyklu týmů v rámci Microsoft Teams.
- Systém oprávnění práce s dokumenty (je přenesen do aplikací Microsoft Office).
- Kontrolu nad sdílením podnikových informací.
- Archivaci týmového obsahu, včetně chatů (zásadní pro sledování online konverzací zpět ke konkrétním členům týmu).
- Evidenci dat a eliminaci duplicit.
- Snadnou archivaci do DMS.
- Kolaboraci v systémech pro správu dokumentů nad aktuální verzí.
- Vytěžování chatů se zákazníky a zachycení historie spolupráce.
- Uchování a zabezpečení citlivých informací.
- Zálohu informací při odchodu členů týmu.
Doplněk poskytuje možnost úprav ve formátu Office, aniž by bylo nutné instalovat jakýkoli klientský software kromě prohlížeče.
Vše, co uživatelé potřebují, je připojení k DMS a licence Microsoft Office 365 s úrovní předplatného, která podporuje přístup k Office Online. Tento doplněk je k dispozici zákazníkům, kteří používají platformu OpenText ™ Content Suite Platform (CSP) nebo OpenText ™ Extended ECM v různých prostředích.
OpenText ™ Extended ECM pro Microsoft® Office 365 ™
Spojuje obchodní procesy a obsah v Office 365 a zrychluje efektivitu v celém podniku. Rozšířené ECM pro Microsoft® Office 365 ™ nabízí procesní spolupráci a integruje klíčové obchodní systémy, jako jsou ERP, CRM a HCM, s Office 365 pro zvýšení produktivity a snazší přístup k informacím, což vede k efektivním procesům s vyhovujícími a kontrolovanými informacemi. Rozšířené ECM pro Microsoft® Office 365 ™ integrované s Microsoft Azure Information Protection omezuje neoprávněný přístup k chráněnému obsahu a chrání před úniky dat.
Problémy s dodržováním předpisů
Správa životního cyklu týmů a udržování historie spolupráce v Microsoft Teams je obzvláště důležitá pro dodržování externích předpisů nebo interních zásad správy a řízení společnosti. Je třeba se ujistit, že daná společnost má úplnou kontrolu nad členstvím v týmu – zejména když členové týmu opouštějí společnost nebo již nejsou součástí projektu.
Na druhou stranu možná bude třeba zachytit a uchovat jejich příspěvky, zvláště pokud jejich práce byla pro projekt kritická a vyžadovala dodržování sady standardních operačních postupů (SOP) nebo průmyslových předpisů. Musíte být schopni prokázat, že projekt byl dokončen v souladu s předpisy a obsah projektu byl zabezpečen podle zásad správy a řízení společnosti nebo průmyslových předpisů.
Archivace informací je klíčová, když je třeba zkontrolovat podrobnosti projektu, hledat osvědčené postupy a sledovat klíčové interakce se zákazníky. I když se chatování v týmech může zdát jako neformální výměna informací, je také důležité archivovat tyto zprávy o potenciálně citlivých informacích. Zachycení těchto chatů může být zásadní, zejména v e-Discovery, kde mohou být použity k prokázání nebo vyvrácení odpovědnosti.
Zaujalo vás toto téma? Kontaktujte nás pro více informací na e-mailu sales@ixtent.com.