Zefektivněte firemní procesy při práci na home office!
Mějte konkurenční výhodu, získejte kontrolu nad dokumenty a chaty
!

V době pokračující práce na home office a překotných změn/digitální transformace firem/ se mění styl naší komunikace…komunikujeme přes chat, účastníme se on-line schůzek, týmově spolupracujeme na dokumentech v reálném čase….pracujeme jinak než dříve. Získané informace potřebujeme uchovat. Pro tento účel máme bezkonkurenční, efektivní a dostupný nástroj pro jednoduché archivování, dohledávání, auditování či vytěžování takto sdílených informací, také pro zachycení historie komunikace pro případ odchodu členů týmu z firmy, ochranu citlivých údajů, …

Co získáte?

  • správu životního cyklu týmů v rámci Microsoft Teams
  • systém oprávnění práce s dokumenty (je přenesen do aplikací Microsoft Office)
  • kontrolu nad sdílením podnikových informací
  • archivaci týmového obsahu, včetně chatů (zásadní pro sledování online konverzací zpět ke konkrétním členům týmu)
  • výmaz nekritického obsahu
  • evidenci dat, eliminaci duplicit
  • snadnou archivaci do DMS
  • kolaboraci v systémech pro správu dokumentů nad aktuální verzí dokumentu
  • vytěžování chatů se zákazníky, zachycení historie spolupráce
  • uchování a zabezpečení citlivých informací
  • zálohu informací při odchodu členů týmu

Doplněk poskytuje možnost úprav ve formátu Office, aniž by bylo nutné instalovat jakýkoli klientský software kromě prohlížeče. Vše, co uživatelé potřebují, je připojení k DMS a licence Microsoft Office 365 s úrovní předplatného, která podporuje přístup k Office Online. Tento doplněk je k dispozici zákazníkům, kteří používají platformu OpenText ™ Content Suite Platform (CSP) nebo OpenText ™ Extended ECM v různých prostředích.

OpenText ™ Extended ECM pro Microsoft® Office 365 ™ spojuje obchodní procesy a obsah v Office 365 a zrychluje efektivitu v celém podniku. Rozšířené ECM pro Microsoft® Office 365 ™ nabízí procesní spolupráci a integruje klíčové obchodní systémy, jako jsou ERP, CRM a HCM, s Office 365 pro zvýšení produktivity a snazší přístup k informacím, což vede k efektivním procesům s vyhovujícími a kontrolovanými informacemi. Rozšířené ECM pro Microsoft® Office 365 ™ integrované s Microsoft Azure Information Protection omezuje neoprávněný přístup k chráněnému obsahu a chrání před úniky dat.

Problémy s dodržováním předpisů

Správa životního cyklu týmů a udržování historie spolupráce v Microsoft Teams je obzvláště důležitá pro dodržování externích předpisů nebo interních zásad správy a řízení společnosti. Je třeba se ujistit, že daná společnost má úplnou kontrolu nad členstvím v týmu – zejména když členové týmu opouštějí společnost nebo již nejsou součástí projektu.

Na druhou stranu možná bude třeba zachytit a uchovat jejich příspěvky, zvláště pokud jejich práce byla pro projekt kritická a vyžadovala dodržování sady standardních operačních postupů (SOP) nebo průmyslových předpisů. Musíte být schopni prokázat, že projekt byl dokončen v souladu s předpisy a obsah projektu byl zabezpečen podle zásad správy a řízení společnosti nebo průmyslových předpisů.

Archivace informací je klíčová, když je třeba zkontrolovat podrobnosti projektu, hledat osvědčené postupy a sledovat klíčové interakce se zákazníky. I když se chatování v týmech může zdát jako neformální výměna informací, je také důležité archivovat tyto zprávy o potenciálně citlivých informacích. Zachycení těchto chatů může být zásadní, zejména v e-Discovery, kde mohou být použity k prokázání nebo vyvrácení odpovědnosti.

Zaujalo Vás nabízené řešení? Kontaktujte nás pro více informací.

Video