Pracujeme na projektu, tzv. „elektronické kanceláře“ pro největší řetězec samoobsluh v Polsku. Úspěšně jsme dokončili první fázi projektu, která se týká zprocesování „příchozí pošty “. Druhá fáze projektu se soustředí na „odchozí poštu“. Přínosem „elektronické kanceláře“ je usnadnění zprocesování pošty. Zákazníkovi je umožněna digitální archivace dat bez nutnosti archivace v papírové formě.

Do maloobchodního řetězce sítě prodejen Žabka Polska jsme dodali první fázi projektu, tzv. „elektronické kanceláře“ na platformě Extended ECM od výrobce SW OpenText. Ta zahrnuje agendu digitalizace příchozí pošty a balíků.

Implementace pilotní fáze probíhala od června 2022 do ledna 2023. Projekt dodával 5členný tým na straně IXTENT pomocí agilního přístupu. Byla využita metodika SCRUM s 2týdenními sprinty.

V čem získal náš zákazník výhodu?

Zákazník již nemusí archivovat dokumenty pouze v papírové podobě bez automatizovaného workflow. Nyní stačí oskenovat obálky příchozí pošty a její obsah, včetně štítků na balíku. OCR následně automaticky vytěží oskenovaný text ze štítku a přenese ho do příslušných atributů. Poté dojde ke spuštění workflow pro zpracování pošty.

Úvodní stránka po přihlášení

Zobrazení uživatele elektronické kanceláře

Zpracování pošty probíhá v těchto krocích:

  • Veškerá data se zobrazí pro verifikaci vytěžených dat uživatelem.
  • Pošta je v rámci WF předána na příslušného uživatele DMS.
  • Uživatel potvrdí, že mu pošta patří, a přijme ji, zpracuje nebo vrátí zpět.
  • Když uživatel daný dokument zpracuje, může ho nasdílet jinénu uživateli.
  • Dokument je digitálně archivovaný spolu s vytěženými nebo doplněnými metadaty.

Zobrazení archivu

V projektu nadále pokračujeme

Ihned po dokončení první fáze projektu jsme začali realizovat fázi „odchozí pošta“.

Představení použitých technologií

Pro zobrazení byla využita moderní technologie SMART UI nad produktem OpenText Content Server, díky které se uživatel jednoduše orientuje a je mu umožněno vyhledávání a filtrování pošty.

Pro vytěžování metadat pomocí OCR byl využit produkt OpenText OCC.