Společnost TOS VARNSDORF se na nás obrátila již potřetí, aby rozšířila své digitální procesy. Po úspěšné implementaci pilotního projektu „Agenda obchodního případu“ a následném rozšíření o „Servisní volání“, jsme nyní realizovali projekt zaměřený na „Smluvní dokumentaci“.

Průběh implementace

Implementace projektu probíhala od října 2023 do června 2024 a jejím hlavním cílem bylo digitalizovat smluvní dokumentaci společnosti. Klíčovým prvkem bylo zavedení schvalovacího workflow a jednokrokového workflow pro migraci již existujících smluv do systému správy dokumentů (DMS).

Podobně jako v předchozích projektech, i zde jsme využili ModuleSuite od společnosti AnswerModules, která přináší více možností a uživatelskou přívětivost v rámci DMS.

Hlavní požadavky projektu:

  • Implementace agendy „Smluvní dokumentace“
  • Tvorba smluvních dokumentů a definice metadat
  • Synchronizace s ERP systémem QAD
  • Schvalovací workflow pro smluvní dokumenty
  • Jednokrokové workflow pro migraci existujících smluv
  • E-mailové notifikace a reporting

Struktura dokumentů

Dokumenty jsou v rámci systému rozděleny do složek dle jednotlivých oddělení:

  • Úsek generálního ředitele
  • Odbor lidských zdrojů
  • Odbor nákupu
  • Oddělení zákaznického centra
  • Odbor služeb, majetku a investic

Každé oddělení má možnost vytvářet nové smlouvy ve složce „Drafty“, a to nahráním dokumentu z počítače nebo z e-mailu (pomocí drag&drop funkce nebo skrze funkci přidaní objektu), případně prostřednictvím šablon.

Workflow a notifikace

Schvalovací workflow lze spustit dvěma způsoby:

  1. Kliknutím na tlačítko (widget) „Nový smluvní dokument“ v rozhraní smluv.
  2. Zaškrtnutím (označením) příslušného dokumentu ve složce „Drafty“ a spuštěním workflow.

Systém rovněž sleduje expiraci smluvních dokumentů a zasílá uživatelům emailové notifikace, které upozorňují na důležité termíny.

Obrázek 1: Schéma workflow z Content Serveru

Závěr

Tento projekt představuje další významný krok v digitalizaci procesů společnosti TOS VARNSDORF a.s. a potvrzuje naši dlouhodobou spolupráci na zefektivňování interních procesů zákazníka. Smluvní dokumentace je jednou z komplexnějších dokumentových agend, a to hned z několika důvodů:

  1. Smlouvy obsahují citlivé a často velmi cenné informace, o které firma mnohdy opírá jádro svého byznysu. Proto je nezbytné s nimi nakládat s maximální péčí a zabezpečením.
  2. Smlouva je nestrukturovaný a téměř vždy unikátní dokument s mnoha klíčovými atributy.
  3. Do procesu správy smluv bývá zapojeno mnoho různých oddělení a jednotlivců, jejichž pohledy na smlouvu se mohou značně lišit (např. právníci vs. obchodní ředitelé vs. jednatelé).

Digitalizace smluvní agendy je prvním krokem k bezpapírové budoucnosti, o které sní mnoho firem. Dalším přirozeným krokem může být totiž přímá integrace DMS s certifikačními autoritami, které zabezpečí kvalifikované podepisování smluv. Díky moderním technologiím a právní úpravě dnes můžeme dosáhnout situace, kdy papírová verze smlouvy vůbec nemusí vzniknout. Za splnění určitých předpokladů je totiž digitální verze z hlediska právní jistoty plně rovnocenná té papírové. Navíc, pokud digitální smlouva obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis, časové razítko nebo pečeť, získává dokonce výhodu. To, co by v případě soudního sporu musel právník složitě prokazovat, dnes technologie umožňují zajistit na jedno kliknutí.