Společnost TOS VARNSDORF se na nás obrátila již potřetí, aby rozšířila své digitální procesy. Po úspěšné implementaci pilotního projektu „Agenda obchodního případu“ a následném rozšíření o „Servisní volání“, jsme nyní realizovali projekt zaměřený na „Smluvní dokumentaci“.

Průběh implementace

Implementace projektu probíhala od října 2023 do června 2024 a jejím hlavním cílem bylo digitalizovat smluvní dokumentaci společnosti. Klíčovým prvkem bylo zavedení schvalovacího workflow a jednokrokového workflow pro migraci již existujících smluv do systému správy dokumentů (DMS).

Podobně jako v předchozích projektech, i zde jsme využili ModuleSuite od společnosti AnswerModules, která přináší více možností a uživatelskou přívětivost v rámci DMS.

Hlavní požadavky projektu:

  • Implementace agendy „Smluvní dokumentace“
  • Tvorba smluvních dokumentů a definice metadat
  • Synchronizace s ERP systémem QAD
  • Schvalovací workflow pro smluvní dokumenty
  • Jednokrokové workflow pro migraci existujících smluv
  • E-mailové notifikace a reporting

Struktura dokumentů

Dokumenty jsou v rámci systému rozděleny do složek dle jednotlivých oddělení:

  • Úsek generálního ředitele
  • Odbor lidských zdrojů
  • Odbor nákupu
  • Oddělení zákaznického centra
  • Odbor služeb, majetku a investic

Každé oddělení má možnost vytvářet nové smlouvy ve složce „Drafty“, a to nahráním dokumentu z počítače nebo z e-mailu (pomocí drag&drop funkce nebo skrze funkci přidaní objektu), případně prostřednictvím šablon.

Workflow a notifikace

Schvalovací workflow lze spustit dvěma způsoby:

  1. Kliknutím na tlačítko (widget) „Nový smluvní dokument“ v rozhraní smluv.
  2. Zaškrtnutím (označením) příslušného dokumentu ve složce „Drafty“ a spuštěním workflow.

Systém rovněž sleduje expiraci smluvních dokumentů a zasílá uživatelům emailové notifikace, které upozorňují na důležité termíny.

Obrázek 1: Schéma workflow z Content Serveru

Závěr

Tento projekt představuje další významný krok v digitalizaci procesů společnosti TOS VARNSDORF a.s. a potvrzuje naši dlouhodobou spolupráci na zefektivňování interních procesů zákazníka. Smluvní dokumentace je jednou z komplexnějších dokumentových agend, a to hned z několika důvodů:

  1. Smlouvy obsahují citlivé a často velmi cenné informace, o které firma mnohdy opírá jádro svého byznysu. Proto je nezbytné s nimi nakládat s maximální péčí a zabezpečením.
  2. Smlouva je nestrukturovaný a téměř vždy unikátní dokument s mnoha klíčovými atributy.
  3. Do procesu správy smluv bývá zapojeno mnoho různých oddělení a jednotlivců, jejichž pohledy na smlouvu se mohou značně lišit (např. právníci vs. obchodní ředitelé vs. jednatelé).

Celý životní cyklus smlouvy pomáhá zvládnout řešení pro správu smluv (contract management). Digitalizace smluvní agendy je prvním krokem k bezpapírové budoucnosti, o které sní mnoho firem. Dalším přirozeným krokem může být totiž přímá integrace DMS s certifikačními autoritami, které zabezpečí kvalifikované podepisování smluv. Díky moderním technologiím a právní úpravě dnes můžeme dosáhnout situace, kdy papírová verze smlouvy vůbec nemusí vzniknout. Za splnění určitých předpokladů je totiž digitální verze z hlediska právní jistoty plně rovnocenná té papírové. Navíc, pokud digitální smlouva obsahuje kvalifikovaný elektronický podpis, časové razítko nebo pečeť, získává dokonce výhodu. To, co by v případě soudního sporu musel právník složitě prokazovat, dnes technologie umožňují zajistit na jedno kliknutí.