Získajte konkurenčnú výhodu, získajte kontrolu nad dokumentmi a chatmi
V čase pokračujúcej práce z home office a rýchlych zmien/digitálnej transformácie spoločností/ sa mení štýl našej komunikácie… komunikujeme cez chat, zúčastňujeme sa online stretnutí, spolupracujeme v rámci tímu na dokumentoch v reálnom čase… pracujeme inak ako predtým. Získané informácie potrebujeme uchovať. Na tento účel máme bezkonkurenčný, efektívny a cenovo dostupný nástroj na jednoduchú archiváciu, sledovanie, audit alebo vyťažovanie takto zdieľaných informácií, ako aj na zachytenie histórie komunikácie pre prípad odchodu členov tímu zo spoločnosti, ochranu citlivých údajov, …

Čo získate?

  • správu životného cyklu tímov v rámci Microsoft Teams,
  • systém oprávnení na prácu s dokumentmi (je prenesený do aplikácií Microsoft Office),
  • kontrolu nad zdieľaním podnikových informácií,
  • archiváciu tímového obsahu vrátane chatov (nevyhnutné na sledovanie online konverzácií s konkrétnymi členmi tímu),
  • vymazanie nekritického obsahu,
  • evidenciu údajov, odstránenie duplicít,
  • jednoduchú archiváciu do DMS,
  • spoluprácu v systémoch správy dokumentov nas aktuálnou verziou dokumentu,
  • vyťažovanie chatov so zákazníkmi, zachytenie histórie spolupráce,
  • uchovanie a zabezpečenie citlivých informácií,
  • zálohovanie informácií pri odchode členov tímu.

Doplnok poskytuje možnosť úprav vo formáte Office bez potreby inštalácie iného klientskeho softvéru okrem prehliadača. Používatelia potrebujú len pripojenie k DMS a licencie Microsoft Office 365 s úrovňou predplatného, ktorá podporuje prístup k službe Office Online. Tento doplnok je k dispozícii zákazníkom, ktorí používajú platformu OpenText™ Content Suite Platform (CSP) alebo OpenText™ Extended ECM v rôznych prostrediach.

OpenText™ Extended ECM pre Microsoft® Office 365™ spája podnikové procesy a obsah v Office 365 a urýchľuje efektivitu v celom podniku. Rozšírené ECM pre Microsoft® Office 365™ ponúka spoluprácu v procesoch a integruje kľúčové obchodné systémy, ako je ERP, CRM a HCM, s Office 365 na zvýšenie produktivity a uľahčenie prístupu k informáciám, čo vedie k efektívnym procesom s vyhovujúcimi a kontrolovanými informáciami. Vylepšené ECM pre Microsoft® Office 365™ integrované s Microsoft Azure Information Protection obmedzuje neoprávnený prístup k chránenému obsahu a chráni pred únikom údajov.

Problémy s dodržiavaním predpisov
Správa životného cyklu tímov a udržiavanie histórie spolupráce v aplikácii Microsoft Teams sú obzvlášť dôležité z hľadiska dodržiavania externých predpisov alebo interných zásad správy a riadenia spoločnosti. Treba sa uistiť, že spoločnosť má plnú kontrolu nad členstvom v tíme – najmä keď členovia tímu opustia spoločnosť alebo už nie sú súčasťou projektu.

Na druhej strane môže byť potrebné zachytiť a uchovať ich príspevky, najmä ak ich práca bola pre projekt kľúčová a vyžadovala si dodržiavanie súboru štandardných operačných postupov (SOP) alebo priemyselných predpisov. Musíte byť schopní preukázať, že projekt bol dokončený v súlade s predpismi a obsah projektu bol zabezpečený podľa zásad správy a riadenia spoločnosti alebo priemyselných predpisov.

Archivácia informácií je veľmi dôležitá vtedy, keď potrebujete skontrolovať detaily projektu, hľadať osvedčené postupy a sledovať kľúčové interakcie so zákazníkmi. Hoci sa chatovanie v tímoch môže zdať ako neformálna výmena informácií, je dôležité archivovať aj tieto správy s potenciálne citlivými informáciami. Zachytenie týchto rozhovorov môže byť kľúčové, najmä v e-Discovery, kde sa môžu použiť na preukázanie alebo vyvrátenie zodpovednosti.

Máte záujem o ponúkané riešenie? Kontaktujte nás pre ďalšie informácie.
Video