Počiatočný stav klienta

Agentúra je dlhodobým používateľom softvéru OpenText a klientom rakúskej pobočky tohto dodávateľa. Postupom času nastala zo strany klienta potreba rýchlejších dodávok nových riešení, preto sa obrátil na jediného dlhodobého zlatého partnera spoločnosti OpenText v regióne CEE a oslovil spoločnosť IXTENT s dopytom riešenia pre prichádzajúcu korešpondenciu. 

Výzvy projektu

Klient elektronické riešenie korešpondencie už mal. Išlo o interne vyvinutý nástroj, ktorý však nespĺňal vysoké nároky spoločnosti. Problém bol taktiež v tom, že sa dáta na spracovanie nachádzali neorganizovane v mnohých databázach, nástroj bol pomalý a veľmi náročný na manuálnu prácu.
S výmenou/profesionalizáciou systému chcel klient doplniť automatizované funkcie vyťažovania (pomocou nástroja na optické rozpoznávanie znakov). Toto riešenie ponúkalo aj možnosť automatizovaného importu ukážky dokumentu do systému DMS (Document Management System), možnosť vyhľadávať dokumenty cez vyhľadávacie reporty a mnoho ďalších výhod.

O riešení od spoločnosti IXTENT

Spoločnosť IXTENT nahradila vlastný vývoj klienta profesionálnym nástrojom od spoločnosti OpenText, napodobila skôr používanú masku, implementovala systém OCC na automatické vyťažovanie dát napojený rovno na systém DMS, boli nasadené funkcionality produktu Records Management (na riešenie životného cyklu dokumentov), archívu (na nastavenie pravidiel ukladania dokumentov) a OTDS (OpenText Directory Services) na zabezpečenú správu používateľských účtov. Teraz zostáva zamestnancom klienta len veľmi malé percento automaticky nevyťažených dát na manuálne spracovanie. Agentúra tak denne usporí veľa ľudskej práce, ktorú môže využiť na spracovanie iných úloh. Celkovo ide o zrýchlenie agendy zabezpečenej korešpondencie a s tým súvisiaci poriadok v dokumentoch organizácie.

Projekt trval zhruba rok a pol, v produkcii je od júla 2019. Lukáš Fiala, Head of SAP Team v spoločnosti IXTENT, k projektu poznamenal: „Skúsenosti z implementácie u tohto klienta si veľmi cením, je to organizácia, kde sa dbá na bezpečnosť dát viac než inde. Štandardne prístupné komponenty softvéru sú tu deaktivované, o všetko sa musí žiadať samostatne. Systém sa nastavuje v on-line režime, v ktorom zamestnanec spoločnosti IXTENT „vedie kroky“ interného zamestnanca klienta, ktorý pracuje zo špeciálneho počítača agentúry z dôvodu vysokej úrovne politiky zabezpečenia v tejto organizácii.“

Kryštof Kocot, Project Manager v spoločnosti IXTENT, ešte dodal: „Práca pre medzinárodnú agentúru bol nevšedný projekt, ktorý rozšíril naše know-how o skúsenosť s implementáciou vo veľmi vysokom štandarde zabezpečenia. Projekt sa realizoval pre oddelenie spracovania korešpondencie, ktoré má na spracovanie omnoho vyššie nároky v oblasti bezpečnosti, než s akými sa stretávame u iných klientov.“

Prínos riešenia od spoločnosti IXTENT

Klient používa štandardizovaný automatizovaný nástroj od spoločnosti OpenText, ktorý má profesionálny servis zo strany výrobcu aj implementárora. Zefektívnil svoje interné procesy, štandardizoval ich, optimalizoval prácu, zrýchlil vyhľadávanie v systéme cez vyhľadávacie reporty, ušetril ľudské zdroje. Organizácia teraz využíva maximálnu mieru automatizácie.

Zamestnankyňa agentúry zhodnotila spoluprácu so spoločnosťou IXTENT nasledovne: „Kto pozná súčasný IT ekosystém v agentúre: bezpečnostné požiadavky, komplikované pracovné postupy na riešenie obchodných potrieb v každom oddelení, integrácia na ďalšie systémy a emocionálna pripútanosť niektorých zamestnancov k súborovým kódom, môže s istotou povedať, že nové riešenie teraz ponúka najmodernejší automatizovaný proces a spolieha sa na inovatívne technológie. Tieto dva roky boli zábavnou spoluprácou a pre nás všetkých strmou krivkou učenia. Menom agentúry by som rada poďakovala tímu spoločnosti IXTENT za ich skromný postoj a profesionálny prínos. Tento projekt nám bude chýbať a vy tiež! “

Týmto úspešne dokončeným projektom však spolupráca medzi spoločnosťou IXTENT a klientom nekončí, diskutuj sa o ďalších agendách pre digitalizáciu firemného obsahu.