Digitalizácia dokumentov sa dnes netýka len prevodu papiera do digitálnej podoby. Väčšina dokumentov už vzniká digitálne, problém ich spracovania tým však nezaniká.
V praxi sa ukazuje, že kľúčové nie je to, odkiaľ dokument prichádza, ale ako sa pracuje s jeho dátami.
Firmy dnes neriešia samotné dokumenty, ale to, ako ich obsah zapojiť do procesov.
Text vychádza zo skúseností s návrhom a rozvojom DMS v prostredí veľkých organizácií, kde spracovanie dokumentov prebieha vo veľkých objemoch a je priamo naviazané na prevádzkové a finančné procesy.
Práve tu sa rozhoduje o tom, či digitalizácia dokumentov prináša reálny prínos, alebo len presúva prácu medzi oddeleniami.
V tomto článku:
- Čo je digitalizácia dokumentov a prečo sa rieši
- Ako funguje spracovanie dokumentov vo firmách
- Prečo samotná digitalizácia nestačí
- Ako funguje vyťažovanie dokumentov a dát
- Čo rozhoduje o výsledku
- Ako to vyzerá v praxi
Čo je digitalizácia dokumentov a prečo sa rieši
Digitalizácia dokumentov je reakciou na rastúci objem informácií, s ktorými firmy pracujú.
Dokumenty prichádzajú z rôznych zdrojov:
- elektronické schránky
- integračné rozhrania
- interné systémy
Problémom však nie je dokument uložiť. Problémom je zvládnuť jeho spracovanie v kontexte celého systému.
Pri spracovaní stoviek alebo tisícov dokumentov mesačne nejde o jednotlivé súbory, ale o stabilitu a škálovateľnosť riešenia.
Dokumenty prichádzajú z rôznych zdrojov – e-mail, elektronické schránky, integračné rozhrania i interné systémy.
Ako funguje spracovanie dokumentov vo firmách
Spracovanie dokumentov má typicky niekoľko nadväzujúcich krokov.
dokument → rozpoznanie (OCR) → dáta → proces
Jednotlivé kroky tvoria jeden celok. Akýkoľvek problém v jednej časti sa prejaví v celom procese. Z pohľadu IT ide o prepojenie systémov. Z pohľadu businessu o priechodnosť procesu. Ak niektorý krok zlyhá, dokument sa vracia späť na manuálne spracovanie.
Spracovanie dokumentov prebieha v nadväzujúcich krokoch – od rozpoznania cez vyťažovanie dát až po integráciu do firemných procesov.
Prečo samotná digitalizácia nestačí
Samotný prevod dokumentu do digitálnej podoby problém nerieši. Rozdiel medzi očakávaním a realitou vzniká vo chvíli, keď sa majú dáta z dokumentu použiť.
Ak nie sú správne zapojené do procesov:
- zamestnanci dáta kontrolujú ručne
- informácie sa prepisujú medzi systémami
- procesy sa spomaľujú
To znamená vyššie náklady a vyššiu chybovosť.
Skutočný prínos vzniká až vo chvíli, keď sú dáta automaticky spracované a naviazané na ďalšie kroky bez potreby zásahov.
Ako funguje vyťažovanie dokumentov a dát
Vyťažovanie dát prevádza obsah dokumentu do štruktúrovanej podoby. OCR tu funguje ako vstupná vrstva, ktorá sprístupňuje dáta pre ďalšiu prácu. Samotné vyťažovanie však nerieši, či sú dáta správne, ani ako sa majú použiť. Dokument tak prechádza z podoby súboru do podoby dátového vstupu pre ďalší proces.
Čo rozhoduje o výsledku
O výsledku nerozhoduje samotná technológia, ale to, ako je navrhnutý celý proces.
Rozhoduje:
- validácia dát
- práca s výnimkami
- integrácia na ERP a ďalšie systémy
Rozdiel medzi riešeniami sa v praxi neprejavuje pri ideálnych scenároch, ale vo chvíli, keď sa objavia nejednoznačné dáta alebo odchýlky.
Práve v týchto situáciách sa rozhoduje o tom, či proces pokračuje automaticky, alebo sa vracia k manuálnej práci.
Ako to vyzerá v praxi
V reálnej prevádzke sa dokumenty stávajú súčasťou firemných procesov.
- faktúry vstupujú do účtovníctva a schvaľovacích workflow
- zmluvy ovplyvňujú záväzky a plánovanie
- formuláre spúšťajú ďalšie kroky v systéme
Kvalita riešenia sa nepozná podľa toho, ako funguje na jednotlivých dokumentoch, ale podľa toho, ako zvláda objem a variabilitu.
Funkčné riešenie spoznáte podľa toho, že väčšina dokumentov prejde bez zásahu a výnimky sú riadené.
Naopak, riešenia, ktoré nezvládajú prácu s dátami v procese, postupne strácajú prínos a vracajú spracovanie späť k manuálnej práci.
Správa dokumentov teda nie je o tom, previesť dokument do digitálnej podoby, ale o tom, ako efektívne pracovať s jeho dátami v celom procese. Práve to v praxi rozhoduje o tom, či riešenie prináša úspory a zrýchlenie, alebo len presúva prácu v rámci organizácie.
Súvisiace témy
Ak vás zaujíma, ako digitalizácia funguje v konkrétnych oblastiach, pozrite si naše ďalšie články:
Autor
Juraj Harašta
Juraj pôsobí v IXTENTe od roku 2017, kde postupne vyrástol zo System Consultanta na Solution Architekta. Špecializuje sa na OCR a inteligentné spracovanie dokumentov – konkrétne na riešenie Tungsten (Kofax) Capture / Transformation. Za viac než desať rokov sa podieľal na projektoch pre klientov naprieč odvetviami, okrem iného pre E.ON Business Services, MAN ES, OM Pharma a Conseq Investment Management. Je držiteľom certifikácií od OpenText, Microsoft (Azure Administrator, Solution Architect Expert) a Linux Professional Institute, čo mu umožňuje navrhovať riešenia end-to-end – od infraštruktúry až po aplikačnú vrstvu, ktoré dopĺňa certifikáciou na Tungsten (Kofax) Capture a Transformation.