„Do budúcnosti počítame s ďalším rozvojom v tejto oblasti a spoločnosťou IXTENT ako partnerom v procese našej digitálnej transformácie,“ podotkla projektová manažerka Savencie, Lucie Brisudová.

O spoločnosti
Spoločnosť Savencia Fromage & Dairy, a.s. pôsobí v Českej a Slovenskej republike od roku 1993. Od tej doby sa v oboch krajinách stala lídrom na trhu so syrárskym a mliekarenskými špecialitami, a to predovšetkým vďaka kvalite a chuti svojich výrobkov. V troch závodoch v ČR a v jednom na Slovensku v súčasnosti pracuje 1 200 zamestnancov, celkovo 18 900 zamestnancov v 29 krajinách sveta. Savencia dodáva svoje výrobky do 120 krajín sveta, jej ročný obrat sa rovná 4,4 miliardy EUR.

Počiatočná situácia
Skupina Savencia oslovila spoločnosť IXTENT na základe webovej prezentácie, hľadala spoľahlivého partnera na digitalizáciu ďalšej časti svojho podnikania.
Táto nadnárodná výrobná spoločnosť má v Prahe shared service centrum, ktoré poskytuje účtovný servis sesterským spoločnostiam v krajinách UK, regiónu Nordic a DACH, takisto spracováva finančnú agendu pre Českú republiku, Slovensko a Maďarsko. Do Prahy teda prichádzajú naskenované a vyťažené dáta zo zahraničia na ďalšie spracovanie. Cieľom dopytu bolo nájsť efektívne riešenie pre automatizované vyťažovanie faktúr pre región Veľkej Británie, Nórska, Dánska a Švédska, výhľadovo tiež región DACH.

Riešenie IXTENT
Skupina Savencia si vybrala spoločnosť IXTENT ako nezávislého špecialistu a implementátora. Spoločnosť IXTENT sa nespolieha len na jedného výrobcu softvéru, má pestré portfólio partnerskej spolupráce a 17 rokov skúseností zo stoviek projektov v desiatkach krajín sveta. Na roll out finančného riešenia bola zvolená osvedčená platforma Kofax Capture a jeho nadstavba Transformation Modules na automatizáciu procesu prijímania faktúr.
Transformačné moduly Kofax (KTM) zjednodušujú transformáciu obchodných dokumentov do štruktúrovaných elektronických informácií. Tento softvér na extrakciu dát overuje dáta zo záhlavia, získava množstevné a riadkové položky z dodávateľských faktúr (dátum, sumu a iné), aby sa znížili náklady na ručné vkladanie dát a výnimky z automatického spracovania.
Naskenované faktúry – respektíve informácie vyextrahované z dokladov – systém importuje do SAP-u. V rámci zhromažďovania informácií sa systém sám trénuje a rozvíja, je „samoučiaci“ – s každou ďalšou faktúrou je spoľahlivejší, údaje získava stále efektívnejšie podľa svojich skúseností (miera úspešnosti extrakcie býva 90 – 95 %).
Spoločnosť IXTENT rozšírila štandardnú funkcionalitu systému o špeciálnu logiku, ktorá dopočítava určené hodnoty., Zamestnanci tak nemusia vykonávať výpočty manuálne, vďaka čomu šetria čas a namiesto toho sa môžu venovať odbornejšej práci.
V rámci implementácie tohto finančného riešenia bola dodatočne nainštalovaná aj skenovacia stanica pre región UK.

Prínosy riešenia
Prínosom riešenia je jednoznačná a preukázateľná úspora ľudskej práce a financií automatizáciou procesu fakturácie. Medzi hlavné výhody patrí:

  • Znížené prevádzkové náklady vďaka systému na správu dokumentov.
  • Výrazné skrátenie hodín strávených triedením dokumentov podľa typu a ručným vkladaním dát do aplikácií.
  • Rýchle prevedenie papierových neštruktúrovaných dát do elektronickej podoby na dáta, ktoré sú vhodné na integráciu do obchodných procesov.
  • Zvýšená produktivita zamestnancov (zamestnanci sa môžu venovať činnostiam s pridanou hodnotou pre firmu, namiesto toho, aby márnili čas manipuláciou s dokumentmi a vkladaním dát).
  • Vylepšená kvalita a konzistencia dát.
  • Nástroj na overovanie správnosti informácií z procesu digitalizácie, vďaka čomu sa zníži počet výnimiek pre následné spracovanie.

Ďalší vývoj
Skupina Savencia si veľmi dobre uvedomuje pridanú hodnotu automatizácie firemných procesov, nemrhá čas a peniaze na manuálnu prácu svojich zamestnancov, čo sa dá, rieši automatizovane pomocou softvérových nástrojov. „Do budúcnosti počítame s ďalším rozvojom v tejto oblasti a spoločnosťou IXTENT ako partnerom v procese našej digitálnej transformácie,“ podotkla projektová manažérka skupina Savencia, Lucie Brisudová.

Ako sa realizoval projekt v čase „korontény“?


Na slovíčko s realizačným tímom spoločnosti IXTENT:

Odpovedali: 

  • Hana Horálková, Project & Resource Manager 
  • Jakub Demovič, Account Manager 
  • Juraj Harašta, Technical Consultant
  • Jakub Hájek, Technical Consultant


Čím je tento projekt výnimočný?
HH: Celý projekt bol vedený virtuálne – t. j. od kick off-u, cez dodávku, až po akceptáciu.

Takže ste sa s tímom klienta vôbec nevideli?
HH: Až na výnimku v obchode nie 😊, projektové riadenie, technické konzultácie a implementácia prebehli on-line.
JD: Klienta som videl len pri presale, ale projekt samotný sa začal až v čase „korontény“.

Ako sa o nás klient vôbec dozvedel?
JD: Našiel si nás na webe, zdvihol slúchadlo a zavolal 😊.
Aké sú výhody vzdialene riešeného projektu?
HH: Úspora času na cestovanie, ale strata možnosti osobného kontaktu s klientom…

A naopak – nevýhody projektu riadeného na diaľku?
JD: Ako obchodník preferujem osobné stretnutie, to kamera nenahradí, ale v spoločnosti IXTENT sme všetci plne vybavení a pripravením na on-line riadenie, tento projekt je toho dôkazom, nepotrebujeme sa s klientom nutne vidieť, všetko zvládneme na diaľku… kde je vôľa, tam je cesta 😊

HH: Stretávanie cez rôzne platformy je neosobné. Občas sa môže stať, že nám pri veľkom vyťažení komunikačných nástrojov vypadne sieť, ale s klientom sa na tom zasmejeme a život/projekt beží ďalej.

JHa: Žiadne odlišnosti nevidím, technické nastavenie systémov by som riešil aj v čase mimo „korontény“ tiež na diaľku 😊. Aj všetky statusy projektu sme riešili bezproblémovo na diaľku.

JHá: Pri bezproblémovom projekte tejto veľkosti by som ako konzultant nemusel prísť so zákazníkom do priameho kontaktu ani za normálnej situácie, za mňa teda tiež žiadna zmena, ale chápem, že obchod a projektové riadenie to vidí inak 😊.

Cez aké komunikačné kanály ste spolupracovali?
HH: Bol to hlavne Microsoft Teams, ďalej zdieľaná projektová knižnica na rovnakej platforme, drobné korekcie implementácie sme riešili cez chat, či opis do e-mailu, alebo ich naviedol technický konzultant priamo v systéme a po telefóne.

Ďakujem za rozhovor.