Stretávate sa s množstvom dokumentov, ktoré sú nekontrolovateľne ukladané na disky počítačov užívateľov, alebo niekde na serveri v zdieľaných zložkách? Sú informácie neprístupné, alebo naopak sú dostupné ale nemôžete riadiť efektívne prístupové práva? Je hľadanie konkrétnych informácií uložených v dokumentoch zdĺhavé? Zdieľanie aktuálnych verzií dokumentov s viacerými kolegami takmer nemožné? Potrebujete zefektívniť procesy? Správna informácia v správny čas znamená významnú konkurenčnú výhodu, ktorá môže pomôcť v ďalšom rozvoji firmy a viesť k jej ekonomickému rastu a väčšej prosperite. Riešenie predstavuje Management System (DMS), nástroj pre správu neštruktúrovaných informácií a dát.
Dokumenty sprevádzajú každú oblasť zaisťujúcu chod spoločnosti
Najčastejšie je nutné zaistiť spracovanie:
- faktúr a finančných dokumentov (komplexné spracovanie vrátane schvaľovacích workflow);
- zmlúv (Contract Management);
- projektové dokumentácie a dokumentácie k riadeniu projektov (projektové riadenie organizácie);
- dokumentov vzťahujúcich sa k interným procesom (žiadanky, cestovné doklady, objednávky, zápisy, smernice a pod.);
- výrobné dokumentácie (výkresy, výrobné postupy)
- dokumentácie systému akosti;
- personálnych dokumentov, zložiek a ďalších dokumentov.
Efektívna správa, zdieľanie a obeh dokumentov
Základným princípom Document Management systému je umožniť efektívne spracovať dokumenty alebo informácie (elektronické súbory, skenované dokumenty, zvukové záznamy, videá, e-mailovú komunikáciu atď.), vytvoriť prostredie pre vedenie všetkých doplňujúcich informácií (napr. vyhľadávacích atribútov alebo väzieb na ďalšie dokumenty) a poskytnúť užívateľom funkcie pre prácu s dokumentmi.
Document Management systém prináša tieto funkcionality:
- podpora prevodu papierových dokumentov do elektronického tvaru, vrátane inteligentného rozpoznávania znakov (OCR/ICR);
- organizácie dokumentov do prehľadnej štruktúry;
- automatická tvorba dokumentov, riadenie verzií a revízií dokumentov;
- podpora práce viacerých užívateľov s jedným dokumentom;
- efektívne vyhľadávanie dokumentov;
- podpora vytvárania štandardizovaných dokumentov, prenos dát do dokumentov;
- riadenie prístupových práv k jednotlivým dokumentom, objektom zložkám, projektom atď.;
- vytváranie dynamických pohľadov na dokumenty;
- podpora elektronického schvaľovania a uvoľňovania dokumentov s možnosťou využitia elektronických podpisov a formulárov (workflow);
- podpora tímovej spolupráce;
- správa firemných šablón dokumentov;
- evidencia histórie práce s dokumentmi;
- publikácia dokumentov na internete;
- zálohovanie a archivácia dokumentov v súlade s legislatívou a iné
Legislatíva kladie na firmy a organizácie vyššie požiadavky na správu všetkých dát a dokumentov spojených s podnikaním. Činnosť firmy musí byť transparentná a dlhodobo spätne preukázateľná. Tieto požiadavky je možné dosiahnuť jedine bezpečným uchovaním všetkých relevantných dát a dokumentov.
