Spracovanie finančných dokladov

Mnoho firiem sa musí každý deň vysporiadať so spracovaním veľkého množstva prijatých finančných dokumentov, predovšetkým faktúr. Finančné dokumenty prichádzajú do spoločnosti najrôznejšími spôsobmi a v najrôznejších formátoch - poštovou zásielkou ale aj elektronicky, napríklad faxom, e-mailom, prostredníctvom EDI komunikácie. Spoločnosť IXTENT ponúka riešenie, ktoré pokrýva celý proces obehu dokumentov a umožňuje tak spoločnostiam skrátiť čas pred ich finálnym spracovaním, zlepšiť riadenie finančných prostriedkov a zároveň vylepšiť vzťahy s dodávateľmi.

Spracovanie prichádzajúcich dokumentov

Pre uľahčenie spracovania papierových dokumentov v rámci spoločnosti dochádza najprv k ich skenovaniu/digitalizácii. V rámci podniku potom obieha iba elektronický obraz dokumentu a jeho následné spracovanie sa riadi stanoveným workflow.

Obeh dokumentov (workflow)

Najmä pri finančných dokumentoch sú stanovené všeobecne platné pravidlá, na základe ktorých je dokument ďalej spracovávaný.

Napríklad, v prípade prichádzajúcich faktúr, je najprv nutné zabezpečiť ich schválenie, prípadne spárovanie s vystavenou objednávkou a potvrdenou príjemkou. Podľa výšky fakturovanej čiastky preberajú zodpovednosť schvaľovatelia, ktorí musia overiť vecnú a finančnú správnosť. Úlohu tu hrá aj čas, potrebný na schválenie a tiež určený dátum splatnosti faktúry verzus optimálna doba úhrady faktúry z pohľadu podnikového cash-flow. Proces obvykle končí príchodom faktúry na účtovné oddelenie a zaúčtovaním a tzv. likvidáciou faktúry.

Archivácia dokumentov

Doklady sú archivované podľa základnej klasifikácie, v prípade faktúry napr. materiálové, investičné, režijné ..., s odkazom/bez odkazu na nákupnú objednávku.

Pre potreby archivácie elektronických dokumentov v súlade so zákonom je možné opatriť dokumenty elektronickým alebo biometrickým podpisom a časovou pečiatkou. Pre jednoduchšiu identifikáciu a spracovanie sa odporúča aj využitie čiarových kódov.

Spracovanie odchádzajúcich dokumentov

Faktúry, protokoly atď., sú vytvárané pomocou elektronických šablón, ktoré spracovávajú dáta z prostredia ERP, ale aj iných systémov. Umožnené je sofistikované riadenie finálnej podoby dokumentu, vrátane umiestňovania marketingových a iných správ určených vždy konkrétnemu klientovi. Riešenie pomáha zabezpečiť personifikovanú komunikáciu s veľkým počtom koncových zákazníkov, zrýchlenie platieb od klientov vďaka rýchlej a presnej fakturácii, a tým zlepšenie vzťahov so zákazníkmi a zníženie nákladov na zber informácií pre fakturáciu, tvorbu a distribúciu faktúr.

Hlavné výhody: