Potrebujete bezpečne uchovávať a sprístupniť elektronické dokumenty užívateľom a riadiť ich životný cyklus? Hľadáte cestu, ako optimalizovať veľkosť databázy Vašich IT systémov alebo ako sprístupniť dáta z historických systémov skrze UI existujúcich aplikácií? Naše riešenie zabezpečí spoľahlivú archiváciu dokumentov aj dát v súlade s legislatívou.
elektronickú archiváciu v súlade s legislatívou
náklady na prevádzku historických systémov
proces zálohovania informácií
dokumenty / dáta riadene a bezpečne
Pre úspech sú potrebné všetky profesie životného cyklu firmy, nič nezanedbať. Dôležité sú detaily. Detail Vás odlíši. Detail víťazí. Osobne sa ďalej riadim pár pravidlami: Ak chceš niečo urobiť, urob to. Vždy choď ďalej a urob viac. Odlišuj sa. Ak je niekde rada, založ si vlastnú.
Implementujeme najkvalitnejšie technologické riešenia pre dokumentovú a dátovú archiváciu od spoločnosti OpenText. Väčšina našich projektov sa týka najmä archivácie z informačných systémov SAP. Riešenia od OpenText sú samotným SAPom priamo podporované, testované a preferované.
To závisí od typu dokumentu a platnej legislatívy – lehoty sa líšia a menia. Preto firmy presúvajú zodpovednosť za ich sledovanie na systém, ktorý automaticky uplatňuje retenčné pravidlá a zabezpečí riadenú skartáciu v správny čas.
Elektronická archivácia je dlhodobé, bezpečné uchovávanie dokumentov a dát v digitálnej podobe – s garantovanou dôveryhodnosťou, šifrovaním a časovými razítkami. Systém riadi celý životný cyklus dokumentu od uloženia až po riadenú skartáciu a zabezpečuje súlad s legislatívou vrátane GDPR a eIDAS. Pre firmy, ktoré zároveň riešia správu živých dokumentov, prirodzene nadväzuje na elektronickú správu dokumentov.
Zákonné lehoty pre archiváciu dokumentov sa líšia podľa ich typu – riadia sa zákonom o účtovníctve, daňovým poriadkom aj Zákonníkom práce a pohybujú sa v rozmedzí jednotiek až desiatok rokov. Systém s podporou Records Managementu sleduje retenčné pravidlá automaticky a eliminuje riziko ich porušenia.
Zálohovanie chráni dáta pred stratou a slúži na obnovu systému po výpadku – nejde o dlhodobé úložisko. Archivácia naproti tomu zabezpečuje riadenú správu dokumentov počas celého ich životného cyklu, vrátane vyhľadávania, auditných stôp a skartácie podľa legislatívy. Sú to komplementárne, nie zastupiteľné funkcie.
Dôveryhodná elektronická archivácia vyžaduje šifrovanie, časové razítka a nemennosť uložených záznamov. Systém musí spĺňať požiadavky eIDAS, GDPR a ďalších regulačných rámcov relevantných pre váš odbor. Kľúčová je aj komponenta Records Management, ktorá sleduje retenčné lehoty a zabezpečuje riadenú skartáciu.
