O zákazníkovi

Táto energetická spoločnosť vstúpila na český trh po roku 2000. Ako prvý alternatívny dodávateľ ponúkol v roku 2006 elektrinu a o dva roky neskôr aj plyn. V súčasnosti je najväčším alternatívnym dodávateľom elektriny a plynu v Českej republike v segmente domácností a malých a stredných podnikov. S viac ako 720 000 zákazníkmi a ročným obratom viac ako 10 miliárd Kč je jednou z najväčších skupín alternatívnych dodávateľov energie v Českej a Slovenskej republike.

Spolupráca s klientom

Energetická spoločnosť používa systém správy dokumentov (DMS) OpenText Content Suite, ktorý v roku 2016 implementovala spoločnosť IXTENT. Implementované riešenie DMS slúži ako spoločné úložisko interných a zákazníckych dokumentov všetkých spoločností skupiny a poskytuje pokročilé možnosti kategorizácie, vyhľadávania a správy dokumentov. V roku 2019 vznikla potreba aktualizovať systém na vyššiu verziu (16.2) z dôvodu končiacej podpory predchádzajúcej verzie softvéru a nových možností, ktoré prináša ďalšia verzia (napr. využitie moderného používateľského rozhrania Smart View). Systém je teraz možné efektívnejšie využívať v kombinácii s MS Office, ponúka tiež nové možnosti prispôsobenia obrazoviek podľa špecifických požiadaviek používateľov a umožňuje tiež prístup do systému prostredníctvom mobilných zariadení.

Aktuálny projekt

Od januára do júna 2019 klient zaviedol elektronickú spisovú službu. Samotnej inštalácii softvéru predchádzala prípravná fáza projektu. Počas tohto procesu spoločnosť IXTENT odporučila klientovi produkty OpenText Records Management, ktoré majú funkcie na riešenie požiadaviek na ochranu osobných údajov v dokumentoch (napríklad nastavenie pravidiel pre vymazávanie dokumentov, nastavenie práv pre jednotlivé skupiny dokumentov alebo používateľov, obmedzenie výstupu údajov podľa klienta atď.).

Spoločnosť IXTENT prispôsobila nastavenie spisovej služby potrebám klienta a v rámci konfigurácie bolo potrebné pripraviť špecifický tok dát prostredníctvom Document Pipelines a Smart Document Flow, ktorý by umožnil súbeh viacerých prebiehajúcich operácií a ich paralelné spracovanie, ako aj integráciu do informačného systému spoločnosti. Architektúra je postavená tak, že systém sám určuje, ktorí klienti, typy údajov a v akom časovom rámci sa majú skartovať, riešenie bolo navrhnuté pre zákaznícku dokumentáciu (zmluvy).

Výhody riešení IXTENT

Výhodou zavedenia elektronickej spisovej služby je, že firemná dokumentácia je pod každodennou automatickou kontrolou. Mechanizmus riešenia:

  1. Po zadaní identifikátora klienta do informačného systému spoločnosti sa spustí postupnosť definovaných operácií, počas ktorých sa príslušné dokumenty klienta označia v systéme správy dokumentov.
  2. Následne systém označí tie, ktoré spĺňajú vopred definovanú podmienku vymazania, a pripraví ich na elektronickú skartáciu; takto definované dokumenty sa dostanú k očiam zodpovedného zamestnanca, ktorý musí dať konečný súhlas s navrhovaným vymazaním.

Toto riešenie šetrí prácu ľudského faktora a zaručuje neustály súlad s legislatívnymi požiadavkami GDPR.