Spoločnosť SMAS Sintra poskytuje verejné služby v oblasti zásobovania vodou a odvádzania komunálnych odpadových vôd v rámci environmentálnej udržateľnosti.

Spoločnosť IXTENT oslovil jej portugalský partner IXOPEN, ktorý hľadal skúseného konzultanta OpenText na riadenie prechodu štátnej vodárenskej spoločnosti na najnovšiu verziu softvéru na správu podnikového obsahu.

IXOPEN je partnerom spoločnosti OpenText pre Portugalsko, Angolu a Mozambik, ktorý ponúka a implementuje produkty pre správu podnikových informácií.

Pôvodná situácia

Pred portugalsko-českou spoluprácou mali vodárne:

  • Content Suite verzia 9.7.1,
  • starý Archive Server,
  • Enterprise Scan,
  • integrácia systému SAP,
  • elektronická správa dodávateľských faktúr,
  • Imaging Viewer na zobrazenie faktúr zo systému SAP.

Zákazníkom štátneho vodovodu SMAS Sintra je občan, ktorý chce službu dodávky pitnej vody a odvádzania odpadových vôd. Občan však nemá priamy prístup k modernizovanému riešeniu, jeho požiadavky prechádzajú systémom prostredníctvom pracovníkov vodární. Zákazník si vezme objednávkový list, požiada pracovníka vodární o vytvorenie zmluvy o dodávke vody, ten ho naskenuje do systému, kde sa uloží/archivuje, spustí sa schvaľovací proces v rámci organizácie – prostredníctvom príslušného pracovného postupu.

Zmluva napríklad elektronicky koluje medzi príslušnými oddeleniami:

  • oddelením zmlúv,
  • finančné oddelenie, ktoré sa zaoberá kontrolou platieb,
  • oddelenie, ktoré posiela účty… atď.

Všetko je bezpapierové.

Výhody nového riešenia

Inštalácia najnovšej verzie Content Suite 16.2 umožnila používateľom pracovať rýchlejšie. V rámci indexovania môžu zamestnanci rýchlejšie vyhľadávať v systéme a systém je možné používať s novým balíkom MS Office a OSWindows. Zamestnanci majú teraz prístup do systému prostredníctvom všetkých mobilných zariadení (Smart UI).

V rámci najnovšej verzie softvéru využívajú vodárne aj niektoré technické možnosti na riešenie GDPR. Triedia dokumenty podľa typu. Výstupy z interných stretnutí podpisujú elektronickým podpisom, ktorý je spojený s čipovaným portugalským preukazom totožnosti.

Zaujímavosti

Portugalský vodárenský systém obsahuje milióny dokumentov. Interne ho používajú stovky používateľov. Software je integrovaný do portugalského geografického systému (v zmysle katastra), zobrazí zamestnancovi budovu, ktorú chce koncový zákazník/občan pripojiť na odber pitnej vody alebo odpadovej vody.

Trvanie projektu

Projekt sa začal žiadosťou o predloženie návrhu v zime 2017, trval necelý rok a oficiálne odovzdanie sa uskutočnilo začiatkom augusta 2018. Realizácia prebehla bez problémov. IXTENT v súčasnosti pracuje na návrhu ďalšieho zefektívnenia procesu v rámci SMAS Sintra s využitím existujúceho nástroja na správu podnikového obsahu.