Likvidace faktury probíhá podle nadefinovaných schvalovacích limitů, přičemž její další oběh je bezpapírový – elektronický formulář provází pouze obraz skenované originální faktury.

Organizace

Implementaci elektronického wokflow pro schvalování faktur reprezentuje úspěšné řešení ve společnosti Unilever South Central Europe (zkráceně USCE).

USCE patří do skupiny poboček koncernu Unilever, který je jedním z největších výrobců spotřebního zboží na světě. Značky jako OMO, Dove, Cif, Domestos, Rexona, Axe, Denim, Lux, Pond’s, Knorr, Rama, Lipton jsou pozitivně vnímány širokou spotřebitelskou klientelou již dlouhá léta.

Sídlo pobočky USCE je v Rumunsku. Její úloha je koordinovat výrobní a obchodní aktivity pro Albánii, Bulharsko, Bosnu a Hercegovinu, Makedonii, Moldavsko, Rumunsko a Jugoslávii.

Situace

Před nasazením nového řešení systému schvalování faktur nebyly v USCE jasně stanoveny postupy, zodpovědnosti a ani záznamy o provedených procesech napříč odděleními. Dodavatelské faktury přijímané na jednotlivých lokálních pobočkách a výrobních závodech byly odesílané ke kontrole na lokální ústředí a dle typu faktury, její výše a dalších nejasných pravidel byly předány ke schválení k vedoucím pracovníkům. Po kontrole a schválení faktury, papírový dokument opět cestoval mezi jednotlivými zeměmi. Zacházení s fakturami bylo dlouhodobě neuspokojivé – řada faktur byla neúplná, některé byly pozdě řešeny, doložitelnost kroků při jejich likvidaci byla komplikovaná. Část navazujících plateb na přijaté faktury přicházely ze zřejmých důvodů na účty dodavatelů se zpožděním nebo byly urgovány, což nemělo dobrý vliv na dodavatelsko odběratelské vztahy. Čas likvidace faktury byl dlouhý, což ovlivňovalo i výši režijních nákladů.

Řešení

V úvodní fázi bylo nezbytné provést analýzu vnitřních procesů. Konzultantům společnosti IXTENT se podařilo postupy zoptimalizovat tak, aby s pomocí elektronického workflow byla likvidace faktur naprosto transparentní a efektivní.

V jednoduchosti lze výsledný proces popsat takto:

  • faktury jsou papírově přijímány pouze na 4 hlavní pobočky
  • zde jsou faktury skenovány a papírové originály archivovány. Další oběh faktury je už bezpapírový.
  • faktura je přijata skupinou účetních. Příslušná účetní z naskenovaného obrázku faktury doplní hodnoty o splatnosti a hodnotě faktury vč. identifikace dodavatele. Dále vybere verifikační a autorizační osobu
  • po automatickém vyhodnocení všech potřebných parametrů je workflow položka odeslána nejprve ke kontrole a následně ke schválení
  • jednoduchá a zcela transparentní možnost přibrat další osoby do procesu v případě nutnosti vyjádření dalších osob důležitých pro schválení dokumentu
  • po schválení je faktura přijata účetní a tato zprocesuje navázanou položku v prostředí SAP a do workflow položky přepíše SAP referenční číslo. Až poté lze položku workflow úspěšně ukončit.

Přínosy řešení jsou jednoznačné. V mezinárodním prostředí je zvlášť ceněn jasný a rychlý oběh dokumentu v přehledné a jednotné formě. Díky včasnému podchycení příchozí faktury hned na vstupu do organizace (skenování, elektronická archivace) a přiřazením unikátního označení je možné každý dokument snadno sledovat a doložit nebo využít možnosti reportingu důležitých faktorů. V organizaci nemůže dojít ke ztrátě fyzického daňového dokladu.

Pro společnost Unilever bylo zajímavé, že nebylo nutné instalovat další uživatelské stanice, jelikož pro práci v tomto režimu uživatelům postačí pouze Internet Explorer.

Řešení IXTENT® bylo založeno na nasazení produktů Livelink BPM, Livelink Archive Server a Livelink Enterprise scan od společnosti Open Text vč. customizace na potřeby klienta.