E-mailová komunikácia je neoddeliteľnou súčasťou podnikania. Aj v spoločnosti Robert Bosch s.r.o. sa databáza e-mailov časom značne rozrástla a servery MS Exchange boli preťažené. Potrebu vymazávať e-maily a vytvárať miestne súbory PST považovala spoločnosť z dlhodobého hľadiska za nežiaducu, a to nielen z technického hľadiska, ale aj vzhľadom na platnú legislatívu.
Organizácia
Spoločnosť Robert Bosch s.r.o. riešila archiváciu poštových serverov MS Exchange s cieľom eliminovať lokálne súbory PST a znížiť zaťaženie poštových serverov.
Spoločnosť Robert Bosch s.r.o. v Českých Budějoviciach zamestnáva 2 000 odborníkov v oblasti výroby a vývoja komponentov pre osobné automobily. Hlavný výrobný program predstavujú moduly nádrže čerpadla, sacie moduly, kryty hlavy valcov a elektronické pedále plynu.
Situácia
E-mailová komunikácia je neoddeliteľnou súčasťou podnikania. Aj v spoločnosti Robert Bosch s.r.o. sa databáza e-mailov časom značne rozrástla a servery MS Exchange boli preťažené. Potrebu vymazávať e-maily a vytvárať miestne súbory PST považovala spoločnosť z dlhodobého hľadiska za nežiaducu, a to nielen z technického hľadiska, ale aj vzhľadom na platnú legislatívu.
Riešenie
V prvej fáze bol systém nasadený v spoločnosti Robert Bosch pre 800 používateľov servera MS Exchange. V súčasnosti je počet používateľov využívajúcich archiváciu príloh e-mailov 1050. Samotná archivácia je nastavená ako automaticky riadená pravidelnými archivačnými joby s podmienkami:
- vek e-mailu je viac ako 42 dní,
- archivácia iba príloh.
Celé riešenie na archiváciu poštových serverov MS Exchange je založené na archivačnom serveri Livelink ECM Enterprise Archive Server a integračnom komponente Livelink ECM for E-mail Archiving MSE. Livelink ECM sú produkty kanadskej korporácie Open Text, spoločnosti s 15-ročnými skúsenosťami v oblasti správy podnikového obsahu (ECM) a lídrom na trhu v roku 2006 (Gartner).
Livelink ECM Enterprise Archive Server
Ide o komplexné riešenie poskytujúce funkcie na správu rozsiahlych a distribuovaných archívov, na rýchly prístup k uloženým údajom a automatické monitorovanie činností v rámci archívu. Funguje na platforme MS Windows, pracuje s databázou MS SQL a poskytuje bezpečnú archiváciu poštových schránok jednotlivých používateľov, verejných priečinkov, súborov PST a kalendárov.
Livelink ECM for E-mail Archiving MSE
Beží na samotnom archívnom serveri a sprostredkúva integráciu archívneho servera so systémom elektronickej pošty MS Exchange. Z pohľadu servera MS Exchange funguje archivačný server ako klient. Z tohto dôvodu nie je potrebný žiadny zásah do servera MS Exchange. Archiváciu vykonávajú buď samotní používatelia – individuálna archivácia, alebo správca systému na základe definovaných postupov bez účasti príslušných používateľov – joby.
Archivácia používateľov je v aktuálnej verzii možná aj prostredníctvom ikon umiestnených na paneli klienta aplikácie Outlook.
Proces archivácie je používateľom vnímaný len ako zmena príznaku správy v rámci štandardného klienta Outlook. To ho informuje, že správa alebo príloha bola archivovaná a jeho poštová schránka sa zmenšila o archivovanú časť. Ak si používateľ potrebuje správu znovu zobraziť v plnej podobe, postupuje rovnako ako pri bežnej prílohe. Z toho vyplýva, že na strane používateľa nie je potrebné žiadne špeciálne školenie alebo zmena štýlu práce.
Výhody
- Poskytovanie automatickej archivácie e-mailových príloh, verejných priečinkov a súborov PST.
- Interaktívny prístup k archivovaným objektom.
- Možnosť obnoviť archivované správy.
- Úsporná a efektívna prevádzka archívneho servera.
Produkty a technológie
- OS MS Windows Server 2000 a novší
- Databáza MS SQL
- Livelink ECM Enterprise Archive Server
- Livelink ECM for E-mail Archiving MSE