Spoločnosť GÓRAŽDŽE CEMENT S. A., významný výrobca cementu a člen skupiny Heidelberger Cement, implementovala systém SAP R/3 a rozhodla sa pokračovať v rozvoji informačných technológií smerom k stavu, keď prácu s papierom nahradí práca s elektronickými dokumentmi.

Nasadenie systému DMS pre SAP R/3 rieši širokú oblasť schvaľovacieho procesu:

  • zabezpečenie prístupu používateľov,
  • zdieľanie dokumentov medzi užívateľmi,
  • zabezpečenie bezpečnosti a autorizácie činností,
  • vyhľadávanie podľa atribútov,
  • podrobné postupy schvaľovacieho procesu,
  • archiváciu a možnosť sledovať históriu schvaľovacieho procesu.

Situácia

Pod vedením Andrzeja Chalupku, manažéra IT, sa vedenie rozhodlo nahradiť papierový obeh faktúr obehom naskenovaných dokumentov, pričom distribučným systémom sa stal SAP R/3.

Ako však najlepšie zabezpečiť konverziu papierových dokumentov do elektronickej podoby a integrovať elektronické dokumenty do pracovného toku SAP R/3?

Za dodávateľa riešenia bola vybraná spoločnosť IXOS SOFTWARE s.r.o. so sídlom v Prahe, pobočka globálnej spoločnosti IXOS so zameraním na strednú a východnú Európu. Toto rozhodnutie, ktoré zároveň znamenalo vstup spoločnosti IXOS na poľský trh, je podporené dlhoročnými skúsenosťami spoločnosti IXOS a jej postavením vedúcej sily na trhu systémov správy dokumentov (DMS) pre SAP R/3.

Spoločnosť XOS však nebola pre Gorajže Cement neznámou firmou. Pre spoločnosti skupiny Heidelberger Cement je typická regionálna spolupráca, takže oddelenie IT sa mohlo oboznámiť s úspešnou implementáciou systému IXOS v sesterskej spoločnosti Českomoravský cement.

Riešenie

Konzultanti IXOS Praha našli v spoločnosti Góraždže Cement skvelý tím špecialistov na SAP R/3, ktorí sa podieľali na úvodnej analýze projektu a aktívne spolupracovali pri implementácii a školení vlastných používateľov.

„Jazyk nikdy nebol prekážkou,“ hovorí Tomáš Hyjánek, hlavný konzultant spoločnosti IXOS zodpovedný za dodávku riešenia.

Odborné záležitosti s týmem SAP R/3 jsme projednávali v angličtině, ale diskuse s klíčovými uživateli systému probíhala často česko – polsky.

Je to veľmi dôležité, pretože nasadenie systému DMS je vždy spojené s výraznou zmenou v práci spoločnosti. Spoločnosti chcú používať elektronické dokumenty, ale pri zadávaní projektu si málokedy uvedomujú, aký rozsiahly okruh problémov toto nasadenie prinesie, pokiaľ ide o prístup používateľov a zdieľanie dokumentov medzi používateľmi, bezpečnosť, oprávnenia, atribúty vyhľadávania, podrobný schvaľovací proces?

Proces implementácie

Aké riešenie teda bolo implementované v spoločnosti Goraždže Cement:

  • Papierové faktúry sú pri vstupe označené čiarovým kódom a naskenované v klientovi IXOS-Enterprise Scan.
  • Po naskenovaní sa jednotlivé dokumenty archivujú.
  • Archivácia sa riadi z prostredia SAP R/3, kde obsluha skenovacej pracovnej stanice vykonáva aj základnú klasifikáciu dokumentov.
  • Archiváciou sa dokument uloží na archivačný server IXOS for SAP a odkaz naň sa uloží do položky pracovného postupu SAP – dokument je v systéme SAP dohľadateľný pomocou čiarového kódu.
  • Dokumenty – faktúry sa prostredníctvom SAP workflow posielajú distribútorom – vedúcim účtovných oddelení, ktorí tieto faktúry spracovávajú.
  • Distribútori posielajú dokumenty pracovného postupu jednotlivým účtovníkom vo svojom oddelení, ktorí vykonajú konečné zatriedenie faktúry a v súlade s podpisovými pravidlami spoločnosti faktúru buď odošlú do schvaľovacieho kolieska, alebo ju zaúčtujú.
  • Schvaľovanie sa vykonáva aj prostredníctvom workflow systému SAP. Záznam o schválení je prepojený s archivovaným dokumentom.
  • Zaúčtovaná faktúra je prepojená s naskenovaným dokumentom. Pri prezeraní dokumentu v systéme SAP tak môžete zobraziť naskenovaný originál aj všetky ostatné súvisiace dokumenty.

Na uľahčenie práce so systémom SAP pre nových používateľov, najmä z oblasti riadenia, bola implementovaná ďalšia súčasť riešenia IXOS – DocuLink. Pre používateľov zvyknutých na svet MS Windows to predstavuje výrazné uľahčenie práce so systémom SAP.

Jednotlivé dokumenty obchodného procesu (napr. nákup) sú usporiadané v súvisiacich priečinkoch a niekoľkými kliknutiami myšou nájdete v module MM napríklad všetky objednávky, príjemky a faktúry (SES). Archivované pôvodné dokumenty a prípadne archivované výstupné dokumenty SAP sa tiež zobrazujú v priečinkoch príslušného dokumentu SAP.

Software IXOS sa naučil poľský a spoločnosti Góraždže Cement otvoril cestu k používaniu elektronických dokumentov v obchodnom procese a urobil významný krok smerom k bezpapierovej spoločnosti.