SEKYRA Group a. s., realitná skupina, združuje subjekty s ročným objemom investícií do 5 mld. Ako developer sa SEKYRA Group a. s. zameriava predovšetkým na komerčné a rezidenčné projekty. Zároveň ide o investora do nehnuteľností, ktorý buduje vlastné portfólio nehnuteľností prostredníctvom dlhodobých investícií. Poskytuje tiež profesionálne služby v oblasti nehnuteľností, facility managementu a projektového manažmentu.
SEKYRA Group a. s. rozvíja svoje aktivity aj na slovenskom realitnom trhu.
Situácia
Spoločnosť SEKYRA Group predtým používala ekonomický systém K6 a štandardné programy Microsoft Office. Archív existoval len v papierovej podobe, nachádzal sa na viacerých miestach a každoročne dochádzalo k veľkému prírastku spisov. To zahŕňalo aj ťažkopádne vyhľadávanie. Preto sa spoločnosť SEKYRA Group a.s. rozhodla uskutočniť projekt archivácie a vyhľadávania údajov a prípadne nahradiť existujúci informačný systém novým.
Business Challanges
- Zabezpečenie archivácie všetkých tlačených dokumentov v elektronickej podobe.
- Zachovanie presného obrazu vytlačeného dokumentu.
- Archivácia všetkých elektronických dokumentov.
- Zabezpečenie jednoduchého a rýchleho prístupu k dokumentom zavedením systému správy dokumentov.
- Dokumentovateľnosť elektronických dokumentov pre komunikáciu so zákazníkmi alebo pre legislatívne potreby.
- Vytvorenie jednoduchého pracovného postupu pre obeh a schvaľovanie dokumentov.
Business Solution
- Lepšia dostupnosť archivovaných dokumentov.
- Väčšia rýchlosť vyhľadávania dokumentov.
- Zjednodušenie a zvýšenie efektivity práce.
- Zdieľanie dokumentov umožňuje viacerým ľuďom pracovať na tom istom dokumente.
- Transparentné schvaľovacie procesy s históriou.
Riešenie
Najskôr bolo potrebné zvážiť všetky požiadavky skupiny SEKYRA na stav jej IT infraštruktúry. Nasledoval návrh na vybudovanie nového systému správy dokumentov (ďalej len DMS), ktorý by umožnil efektívne spracovanie papierových aj elektronických dokumentov a umožnil ďalšie rozšírenie jeho funkcií s ohľadom na obchodné potreby a rozvoj skupiny SEKYRA.
Riešenie je založené na globálnych štandardoch spoločností Microsoft a Open Text – najväčšieho svetového výrobcu a dodávateľa nástrojov DMS a ECM (Enterprise Content Management) na správu dokumentov a obsahu. To zaručuje mimoriadnu hodnotu investície a dlhodobú podporu a stabilitu riešenia.
Základom celého riešenia je Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink Enterprise Archive Server (ďalej len Livelink EAS), ktorý zahŕňa aj Livelink Enterprise Scan.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 je škálovateľný portálový server, ktorý spája ľudí, tímy a znalosti v rámci podnikových procesov. Microsoft SharePoint Portal Server 2003 poskytuje bezpečné podnikové riešenie.
Livelink Enterprise Scan
Livelink Enterprise Scan je základnou archivačnou platformou pre riešenia správy podnikového obsahu a poskytuje zákazníkom množstvo konektorov (napríklad s Microsoft SharePoint Portal Server 2003). Tieto konektory umožňujú spravovať podnikové dokumenty v rôznych aplikáciách a prepojiť ich s podnikovými procesmi.
Livelink Enterprise Scan je softvérový nástroj, ktorý je zvyčajne súčasťou archivačného servera Livelink Enterprise Archive Server – archivačnej platformy na spracovanie a ukladanie veľkých objemov naskenovaných a elektronických údajov. Livelink Enterprise Scan je robustná a vysoko stabilná platforma, ktorá sa neustále vyvíja. Službu Livelink Enterprise Scan používa mnoho zákazníkov na celom svete, ktorí mesačne alebo ročne spracujú milióny dokumentov.
Použité riešenie umožňuje skupine SEKYRA Group spravovať, sledovať a kontrolovať dokumenty, riadiť verzie, vyhľadávať a vyhľadávať archivované údaje a dokumenty alebo vytvárať pracovné skupiny v oblasti DMS. Papierový archív bol prevedený do elektronickej podoby, archivovaný a sprístupnený pomocou DMS vytvoreného v Microsoft SharePoint Portal Server 2003.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 sa ľahko spravuje a udržiava. Pomocou kontroly oprávnení môžete chrániť prístup. Systém využíva technológie súvisiace s internetom na zabezpečenie zdieľaného, chráneného a bezpečného prístupu k dokumentom v rámci celého podniku.
Microsoft SharePoint Portal Server 2003 bol nasadený v pilotnej fáze s 10 používateľmi s očakávaným rozvojom a integráciou do novovybudovanej infraštruktúry Microsoft vrátane plánovaného nasadenia informačného systému Microsoft Navision.
Riešenie poskytuje všetkým používateľom veľmi prívetivé prostredie s vysokým komfortom práce s nástrojmi DMS.
Zadávanie alebo vytváranie dokumentov je možné dvoma spôsobmi:
- Prvým je digitalizácia dokumentu skenovaním. Papierový dokument prechádza cez skenovacie pracovisko, kde sa spracuje do elektronickej podoby. Na prednej strane dokumentu je zaznamenaný čiarový kód, ktorý po naskenovaní dodá dokumentu identifikačný atribút potrebný na spracovanie, klasifikáciu a následné vyhľadávanie. Po prevode dokumentu do elektronickej podoby archivačný server (Livelink EAS) podľa definovaných parametrov zabezpečí, aby boli príslušné údaje uložené v archíve a prístupné z prostredia Microsoft SharePoint Portal Server 2003. Dokumenty sa potom presunú z archivačného servera do Jukeboxu (archivačná knižnica s optickými alebo magnetooptickými médiami), kde sa bezpečne a bez možnosti prepisovania archivujú.
- Druhým spôsobom je vytvorenie dokumentu používateľom na jeho počítači, napríklad v textovom editore Microsoft Word alebo v aplikácii na tvorbu diagramov, plánov a schém Microsoft Visio, a jeho následná archivácia z prostredia Microsoft SharePoint Portal Server 2003 (čiarový kód sa nepoužije na priradenie atribútu). Okrem toho je postup rovnaký ako pri prvom variante. Pri práci s dokumentmi je možné vytvárať rôzne verzie. V prípade archivovaného dokumentu môžeme vytvoriť ďalšie verzie a opäť ich archivovať. Je možné použiť aj funkcie check in a check out – v tomto prípade je dokument počas práce s ním uzamknutý.
Na prvej stránke portálu sa nachádza všeobecná informačná domovská stránka. Pod ňou sa nachádzajú jednotlivé stránky nižšej úrovne, ako napríklad webová stránka právneho oddelenia. Správa celého portálu sa riadi podľa pridelených prístupových práv, ktoré sú založené na adresári Active directory.
Ďalšia stránka portálu, ktorá je zameraná výlučne na právne oddelenie, poskytuje aktuálne informácie o oddelení, zoznam zamestnancov, úlohy, vzory dokumentov a zmlúv, informácie o štatutárnom zastúpení spoločností a predovšetkým zoznam spoločností, ktoré právne oddelenie spravuje.
Jednotlivé dokumenty sú uložené na webových stránkach spoločností, o ktoré sa právne oddelenie stará. Tu nájdete dokumenty v digitálnej podobe (Digitálne dokumenty) a predtým naskenované dokumenty, ktoré sa automaticky (podľa čiarového kódu) roztriedia a umiestnia na príslušnú stránku spoločnosti v priečinku Digitalizované. Podpoložkovanie vykonáva v serveri Microsoft SharePoint Portal Server 2003 oprávnený používateľ.
Implementáciu celého riešenia Microsoft SharePoint Portal Server 2003 vykonával implementačný tím zložený z projektového manažéra, technického konzultanta a aplikačného konzultanta, tímu troch vývojárov .NET, správcu systému Windows 2003 a špecialistu na SQL.
Všetky čiastkové aktivity sa realizovali v nasledujúcom časovom slede:
- Livelink Enterprise Archive Server – instalace
- Livelink Enterprise Scan – instalace
- Microsoft SharePoint Portal Server 2003 – vo fáze implementácie Microsoft SharePoint Portal Server 2003 bola vykonaná inštalácia a implementácia konektora Microsoft SharePoint Portal Server 2003 a Livelink EAS (Livelink Enterprise Archive Server), úprava knižníc, optimalizácia českých znakov a vyhľadávanie v rámci MS SharePoint Portal Server 2003
- Softvérová práca na vývoji funkcií modulov v Microsoft SharePoint Portal Server 2003 v prostredí .NET
Produkty a technológie
- Microsoft produkty
- Microsoft SharePoint Portal Server 2003
- Windows SharePoint Services
- Windows Server 2003 Standard Edition (CZ)
- Microsoft SQL Server Standard Edition SP3a
Produkty riešiteľa a tretích strán
- Livelink for Microsoft SharePoint
- Livelink Enterprise Archive Server
- Livelink Enterprise Scan
- Jukebox PLASMON D120
- Scanner Bell + Howell 730 DC