DMS riešenie IXTENT umožňuje investičnej spoločnosti IMMOTEL efektívne spravovať informácie a automatizovane vytvárať dokumenty týkajúce sa prenajatých nehnuteľností a jednoducho riadiť obchodné procesy súvisiace s realitnými službami spoločnosti.

Akciová spoločnosť IMMOTEL bola založená v novembri 2007. Spoločnosť sa špecializuje na investície do komerčných nehnuteľností v celej Českej republike. V roku 2008 spoločnosť IMMOTEL kúpila od spoločnosti Telefónica O2 Czech Republic, a.s. portfólio 68 nehnuteľností so stodvadsiatimi budovami s celkovou rozlohou viac ako 200 000 m2 vo viac ako päťdesiatich mestách v Českej republike. Tieto nehnuteľnosti zahŕňajú kancelárske priestory, technologické priestory, byty, sklady, pozemky a parkovacie miesta.

Medzi hlavné služby spoločnosti IMMOTEL patrí správa aktív a služby súvisiace s dokumentáciou investičných transakcií s nehnuteľnosťami vrátane riešenia finančných a organizačných záležitostí súvisiacich s nehnuteľnosťami.

Situácie

So spravovanými nehnuteľnosťami spoločnosti IMMOTEL je spojená celá škála technickej a obchodnej dokumentácie – dopyt na nehnuteľnosť, ponuky, nájomné zmluvy, preberacie protokoly, cenové ponuky, poistné zmluvy, dokumenty týkajúce sa poistných udalostí, dohody o ukončení zmluvy atď.

Cieľom spoločnosti IMMOTEL je zabezpečiť efektívne riadenie a automatizované vytváranie všetkých dokumentov a efektívne riadenie obchodných procesov prostredníctvom centralizovaného systému správy dokumentov, a to aj pri malom počte administratívnych pracovníkov.

Riešenie

Spoločnosť IXTENT navrhla centralizované riešenie systému správy dokumentov (Document Management System, dále také „DMS“) v aplikácii SharePoint 2013. Táto platforma bola vybraná pre svoje používateľsky prívetivé rozhranie a vysokú úroveň integrácie s ostatnými bežne používanými produktmi spoločnosti Microsoft (najmä operačným systémom Windows a kancelárskym balíkom Office), pričom používateľ zostáva v prostredí, na ktoré je zvyknutý, a čas prijatia riešenia do produktívnej prevádzky sa zvyčajne skráti na úplné minimum. Ďalším kritériom výberu SharePoint boli priaznivé cenové podmienky.

DMS poskytuje komplexný prehľad a informácie o všetkých prenajatých nehnuteľnostiach, klientoch (potenciálnych aj existujúcich) a súvisiacich dokumentoch, pričom proces tvorby dokumentov je v maximálnej možnej miere automatizovaný.

Obrázok 1: Domovská stránka DMS IMMOTEL
Obrázok 2: Vytvorenie novej položky s výberom typu obsahu

Systém DMS ponúka aj funkciu zdieľaného skupinového kalendára, kde sa zaznamenávajú stretnutia/prehliadky jednotlivých nehnuteľností predajcami, obsadenosť rokovacích miestností a kalendár dovoleniek zamestnancov spoločnosti IMMOTEL.

Automatizácia životného cyklu prenájmu

  • Proces tvorby nájomnej zmluvy sa začína prijatím žiadosti o prenájom nehnuteľnosti od potenciálneho zákazníka.
  • Po prijatí dopytu obchodníkom sa v prostredí DMS vytvorí ponuka, do ktorej sa automaticky doplnia informácie o dopytovanej nehnuteľnosti alebo už známe informácie o klientovi.
  • Po vyplnení všetkých požadovaných údajov sa vygeneruje e-mail s cenovou ponukou a odošle sa zákazníkovi.
  • E-mail obsahuje aj odkaz na webový formulár podľa typu ponuky, kde zákazník vyplní svoje osobné alebo iné relevantné údaje.
Obrázok 3: E-mail odoslaný klientovi
Obrázok 4: Klientsky formulár s označenými povinnými poľami

Dáta z webového formulára ponuky sa po overení obchodníkom uložia do DMS a možno s nimi ďalej pracovať.

Údaje o klientoch a nehnuteľnostiach sa automaticky vkladajú do všetkých vytvorených dokumentov:

  • nájomnej zmluvy
  • odovzdávacieho protokolu
  • sprievodný list
  • záznam o poistnej udalosti
  • ukončenie nájomnej zmluvy

Každý dokument má svoju vlastnú šablónu, ktorá sa líši podľa typu nehnuteľnosti.

Celé riešenie bolo implementované od počiatočnej analýzy, cez vývoj až po konečné nasadenie za 10 mesiacov.

Výhody a hodnotenie zákazníka

„Zavedenie DMS prinieslo spoločnosti IMMOTEL mnoho výhod, najmä zefektívnenie a zrýchlenie procesu uzatvárania nájomných zmlúv a sprehľadnenie a centralizáciu všetkých dôležitých informácií a dokumentov,“

Veronika Sirotňáková, riaditeľka spoločnosti IMMOTEL, a.s.

Zhrnutie

Riešenie spoločnosti IXTENT splnilo hlavný cieľ, ktorým bolo vytvorenie centralizovaného systému správy dokumentov, ktorý umožňuje efektívnu správu a automatizované vytváranie všetkých dokumentov.

Zásluhou systému správy dokumentov od spoločnosti IXTENT sa výrazne zrýchlil obchodný proces prenájmu nehnuteľností, zefektívnila sa komunikácia so zákazníkom a v neposlednom rade sa zlacnili administratívne procesy spojené s tvorbou dokumentov.