Slovenská pošta, a. s. Slovenská pošta, a. s.

Centrální archivace dat a dokumentů, projekt systému správy dokumentů pro SIPO

„Realizace projektů Centrální archivační platformy, Datové archivace SAP R/3, Integrace centrálních archivačních služeb do aplikací SIPO a PPS a dalších byla pro naši společnost základem k dosažení plně elektronického oběhu dokumentů ve finančních službách SP, a.s.. Pro back-office i front-office Slovenské pošty je toto řešení nezbytná podmínka pro další efektivní a bezpečné zpracování dat.“ - Pavel Sulík, vedoucí odboru strategie IT, Slovenská pošta, a.s.

Organizace

Slovenská pošta, a. s. je přední poskytovatel moderních komunikačních, distribučních a platebních služeb na slovenském trhu s vytvořenými logistickými podmínkami na podnikání ve střední a ve východní Evropě.

Slovenská pošta nabízí svoje služby prostřednictvím sítě více jak 1 500 pošt. Zákazníkům je k dispozici 6 797 poštovních schránek. Zákazníci Slovenské pošty využívají 20 678 poštovních přepážek.

Kořeny společnosti sahají do roku 1874, kdy se Uhersko stalo zakládajícím členem Světové poštovní unie. Po roku 1918 poštu na území Slovenska řídila Československá poštovní správa, v období Slovenské republiky 1939 - 1945 Slovenská poštovní správa. Se vznikem Slovenské republiky 1. 1. 1993 se váže i založení Slovenské pošty.

Více informací lze nalézt na internetových stránkách www.posta.sk

Situace

V souvislosti s úspěšným rozvojem a rozšiřujícím se portfoliem nabízených produktů a služeb byla Slovenská pošta postavena před požadavek komplexní a centrální archivace dat a dokumentů, např. pro aplikace SIPO = soustředěné inkaso plateb obyvatel (např. archivace naskenovaných obrázků, export/import SIPO), PPS = poštovní platební styk (např. naskenované obrázky složenek, export sestav v pdf) a další jako je APO.NET - front office systém používaný na jednotlivých pobočkách Slovenské pošty, DMD – systém pro provoz dopravy, archivace vybraných dat nebo archivace systému SAP ERP (archivace datových objektů, tiskových sestav, odchozích dokumentů, např. faktur). Požadavek na vytvoření takového systému přitom vzešel z odboru strategie IT a jasně definoval nutnost minimalizace práce s papírovými dokumenty jako kritického faktoru pro zvýšení efektivity celé společnosti.

V návaznosti na tuto definici byla rozpracována koncepce systému, která v sobě zahrnovala bezpečnou archivaci a evidenci elektronické formy dokumentů, řízení fyzického i elektronického archivu a skartace, požadavky na jednoduché ovládání, vyhledávání a snadný přístup k archivovaným datům a dokumentům přímo pomocí zdrojové aplikace.

Konečným cílem pak bylo zajištění archivace výstupních dat ze všech archivovaných systémů a jednoduchý uživatelský přístup k zarchivovaným datům. Sekundárním cílem bylo vytvoření centrálního archivu.

Implementovaná řešení

Řešení pro Slovenskou poštu implementovala společnost IXTENT ve dvou oddělených projektech. V prvním projektu, realizovaném již v roce 2007, byly zarchivovány non-SAP aplikace SIPO a PPS. Součástí projektu byla rovněž archivace starých SAP systémů. Ve druhém projektu, realizovaném na sklonku roku 2009 a počátkem 2010, byla zajištěna archivace non-SAP aplikací APO.Net a DMD a komplexní archivace SAP R/3 včetně tiskových sestav a odchozích dokumentů.

Obrázek: Architektura centrální archivace

Datová archivace SAP ERP je aplikována pro:

Při implementaci tohoto řešení bylo provedeno zpětné vygenerování historicky vystavených dokumentů od roku 2006 do doby implementace. Dále zde probíhá automatická archivace aktuálně vystavovaných dokumentů. Pro archivaci bylo vybráno celkem 6 druhů dokladů (faktura, dodací list, zakázka, objednávka, výdejka, příjemka) a do archivu jsou ukládány ve formátu PDF.

I v tomto případě bylo při implementaci provedeno zpětné vygenerování tiskových sestav od roku 2004 do doby implementace. Stejně tak probíhá automatická (periodická) archivace nově vznikajících tiskových sestav a dále manuální archivace vybraných druhů tiskových sestav. Pro archivaci byly vybrány výstupy (tiskové sestavy) celkem 83 reportů. Tiskové sestavy jsou v archivu ukládány ve formátu ALF, resp. TXT, případně XLS.

Vybráno bylo 10 archivačních objektů, umožňujících archivaci až 85% z objemu archivovatelných dat. Objekty archivují data z modulů FI, MM a CO. Retenční perioda byla stanovena na 24 měsíců. Archivována byla data od roku 2004.

Obrázek: Schéma řešení archivačního řešení SAP

 

Archivace SIPO je prováděna pro:

Data stará 180 dní jsou určena k archivaci na dobu 5 roků pro potřebu řešení reklamací. Data jsou každý den v každém ze zpracovatelských středisek zpracována archivačním skriptem a nástrojem Open Text Document Pipeline a zařazena do noční fronty přesunu dat do centrálního archivu. Klientská aplikace IS SIPO tato data v případě potřeby získává z centrálního archivu prostřednictvím HTTP volání.

Tato archivace je určena pro aplikační řešení správy a monitoringu komunikačního rozhraní s klíčovými zákazníky Slovenské pošty v oblasti SIPO. Jako prezentační vrstva slouží Open Text Livelink ECM. Data určená k archivaci, jsou denní dávkou kopírována z FTP serveru, opatřena metadaty potřebnými k jejich kategorizaci na vstupu do DMS pomocí nástroje XML Object Importer, a jím následně archivována. Open Text Livelink ECM řídí jejich uložení v archivním serveru automaticky.

V prostředí Open Text Livelink ECM jsou data indexována a je možné v nich fulltextově hledat.

Archivace PPS zajistila archivaci obrázků poukazů poštovních platebních styků, reportů a sestav generovaných aplikací PPS. Soubory jsou archivované ve formátu PDF.

Archivace z aplikace IS DMD je agendou dopravního parku Slovenské pošty. K archivaci byly zvolené tiskové sestavy s fakturami a evidence PHM, které jsou v současnosti importované do SAP ERP. Archivační skripty přebírají soubory z místa výměny jedenkrát měsíčně. Scénář je analogický jako při archivaci APO.Net, tzn. uložená data a jejich prezentaci řídí Open Text Livelink ECM. Do něho jsou data ukládána pomocí protokolu WebDAV.

Archivace dat z aplikace APO.NET je využita zejména při styku s občany, zabezpečení procesů vykonávaných v pobočkách a výměně dat z různých aplikací. Jedná se o centralizované řešení, které umožňuje automatizaci poštovních operací.

Open Text Livelink ECM

Open Text Livelink ECM slouží jako prohlížeč dokumentů výše uvedených aplikací. 

Při plném využití možností Open Text Livelink ECM, které je ve Slovenské poště plánováno, umožní ergonomie řešení rozlišit personální prostor pracovníků, centrální pracovní prostředí organizace, a navíc také virtuální pracovní prostředí skupin jakými jsou například projektové týmy. Uživateli budou přednostně nabízeny nejčastěji používané funkce. Další funkce budou k dispozici v podobě nastavitelných kontextových menu. Zobrazení jednotlivých komponent se přizpůsobí v závislosti na oblasti, ve které se uživatel bude nacházet. Základní rozložení je však standardně udržováno konstantní.

Open Text Livelink ECM odbourává veškeré úsilí spojené se sdílením podnikových informací. Za pomoci modelu povolení s devíti úrovněmi Open Text Livelink ECM zajišťuje, aby přístup k různým podnikovým informacím měli pouze uživatelé s příslušnými povoleními. Zabezpečené úložiště s webovým přístupem znamená, že uživatelé kdekoliv na světě mají kdykoliv přístup k informacím za použití standardního webového prohlížeče. Díky webovému rozhraní a otevřené architektuře je Open Text Livelink ECM rychle aplikovatelný. Nízké nároky na údržbu pak výrazně snižují celkové náklady na provoz

Obrázek: Uživatelské prostředí Open Text Livelink ECM pro přístup k dokumentům ze SIPO, APO.Net a DMD

Shrnutí

Slovenská pošta, a.s. zvolila správný způsob nasazení centrální archivační platformy světového leadera společnosti Open Text. Vybrala si nejbezpečnější řešení, které plně pokrývá oblasti ECM pro SAP i non-SAP svět. Dokladem této správné volby je i skutečnost, že Slovenská pošta chce v nejbližším období jeho prostřednictvím primárně řešit archivaci pro další Front Office aplikace, následně pak pro Back Office a IT Infrastrukturu.

Jedná se především o oblast SAP (analýza ke klíčovým procesům, oběh faktur, smlouvy, nákupní objednávky atd.), oblast Open Text Livelink ECM (personální dokumenty, dokumenty jakosti, směrnice apod., správa smluv, schvalování dovolenek, žádostí a dokumentů obecně), Records Management – principy spisové služby na klíčové dokumenty/záznamy, řízený životní cyklus informací napříč Slovenskou poštou a oblast MS Exchange (archivace e-mailů jako obchodních dokumentů, eventuálně mail management)

Takový postup dovoluje rychle prokázat praktické přínosy z nasazení systému, ověřit správnost výběru SW platformy a implementačního partnera a pokračovat tak zdárně v dalším rozvoji celého řešení.

Chcete získavať novinky?