Realizácia projektu Elektronický archív je základom pre našu spoločnosť, aby dosiahla plne elektronický obeh dokumentov. Pre back office životnej poisťovne a dôchodkového fondu je to nevyhnutná podmienka pre efektívne a bezpečné spracovanie údajov.
Vladan Elšík, riaditeľ odboru dôchodkového poistenia v Aegon penzijnej spoločnosti
AEGON je jednou z najväčších svetových spoločností v oblasti životného poistenia a dôchodkového zabezpečenia. Je tiež vyhľadávaným poskytovateľom investičných produktov.
30 000 zamestnancov obsluhuje viac ako 40 miliónov zákazníkov vo viac ako 20 krajinách Európy, Ameriky a Ázie.
V súčasnosti sú kľúčovými trhmi tradičné krajiny ako Spojené štáty, Holandsko a Spojené kráľovstvo, ale najväčší rast zaznamenáva AEGON v regióne strednej a východnej Európy.
Korene spoločnosti siahajú do roku 1759, keď bola založená najstaršia spoločnosť skupiny. Založenie značky AEGON v roku 1983 znamenalo začiatok novej etapy charakterizovanej dynamickým rozvojom a moderným prístupom k podnikaniu.
Situácia
V súvislosti s úspešným rozvojom a rozširovaním portfólia ponúkaných produktov a služieb bola spoločnosť Aegon Poisťovňa konfrontovaná s požiadavkou na komplexnú správu zákazníckych dokumentov.
Požiadavka na vytvorenie takéhoto systému vzišla z oddelenia riadenia zmlúv a jasne definovala potrebu minimalizovať papierovú prácu ako rozhodujúci faktor pre zvýšenie efektívnosti celej spoločnosti.
V nadväznosti na túto definíciu bola vypracovaná koncepcia systému, ktorá zahŕňala:
- bezpečnú archiváciu a evidenciu elektronických dokumentov,
- správu fyzických a elektronických archívov a skartáciu,
- požiadavky na jednoduchú kontrolu, vyhľadávanie a
- jednoduchý prístup k dokumentácii zákazníka.
Keďže spoločnosť Aegon Poisťovňa využíva služby externých partnerov, nový systém im mal poskytnúť spoľahlivý a bezpečný prístup do archívu.
Konečným cílem pak bylo:
- rychlejší zpracování zákaznických dokumentů,
- vyřizování žádostí,
- realizace změn a
- výrazné zlepšení vztahů se zákazníky.
Implementované riešenie
Riešenie implementované spoločnosťou IXTENT pre spoločnosť Aegon pozostáva z dvoch základných častí: systému Kofax Ascent Capture na digitalizáciu a extrakciu naskenovaných údajov a systému Open Text Livelink ECM na správu, obeh a archiváciu dokumentov.
Konverziu dokumentov do digitálnej podoby možno rozdeliť do niekoľkých etáp
Prvou fázou je príprava samotného dokumentu, t. j. odstránenie sponiek, kancelárskych sponiek atď.
Potom nasleduje prevod papierového dokumentu na elektronický dokument pomocou vysokorýchlostného profesionálneho skenera so zabudovanou funkciou automatického čistenia naskenovaného obrazu VRS.
VRS (Virtual ReScan) je softvérový nástroj na výrazné zlepšenie kvality digitalizovaného obrazu skenovaného dokumentu.
Táto aplikácia pracuje úplne nezávisle od procesu skenovania na pozadí a sama zabezpečuje dosiahnutie najlepšej kvality. Zásah používateľa sa vyžaduje len vo výnimočných prípadoch mimoriadne zložitých úloh a používateľ je automaticky upozornený na potrebu zásahu.
Vďaka VRS nie je potrebné opakované skenovanie, prekonfigurovanie rôznych profilov kvality skenovania na skenovacom klientovi, zbytočné ukladanie nekvalitných obrázkov atď. Použitie technológie VRS je tiež predpokladom plného využitia technológií OCR/ICR, pretože eliminuje počet nezrozumiteľných údajov až o 60 %.
Nasleduje proces rozpoznávania textu, pričom aplikácia automaticky analyzuje štruktúru a obsah naskenovaného dokumentu pomocou kľúčovej funkcie OCR/ICR/OMR (optické/inteligentné rozpoznávanie znakov/značiek) na inteligentné rozpoznávanie. V tejto fáze sa klasifikujú atribúty dokumentu s cieľom jednoznačne ho identifikovať a potom sa extrahuje jeho obsah. Po prevode dokumentu do digitálnej podoby nasleduje validácia a overovanie údajov, pri ktorom sa overuje presnosť a kontrola kvality získaných údajov.
Poslednou fázou je export, keď sa získané údaje uvoľnia do databázy a definovaných pracovných postupov.
Samotnú správu, obeh a archiváciu dokumentov zabezpečuje systém Open Text Livelink ECM Content Lifecycle Management
Poskytne bezpečné prostredie s integrovanými službami správy znalostí a automatizovanými pracovnými postupmi a formulármi.
Vďaka doplnkovým službám správy záznamov a spolupráce poskytuje Livelink ECM spoľahlivý základ na definovanie, monitorovanie a dodržiavanie podnikových postupov, zhromažďovanie informácií potrebných na hodnotenie rizík a monitorovanie účinnosti vnútorného systému riadenia.
Znižuje čas potrebný na správu dokumentov a súvisiacich procesov tým, že umožňuje automatické sledovanie a správu viacerých verzií, atribútov, vzťahov medzi dokumentmi, máp pracovných postupov a histórie zmien. Používatelia môžu vyhľadávať a uzamykať/odomykať dokumenty a iné objekty alebo zobraziť kompletnú históriu či audit objektov vrátane záznamov o tom, prečo a kto vykonal konkrétne zmeny.
Ergonómia riešenia Livelink ECM rozlišuje medzi priestorom pre zamestnancov, centrálnym pracovným prostredím organizácie a okrem toho aj virtuálnym pracovným prostredím skupín, ako sú projektové tímy. Najčastejšie používané funkcie sú používateľovi ponúkané prioritne.
Ďalšie funkcie sa potom ponúkajú vo forme konfigurovateľných kontextových ponúk. Zobrazenie jednotlivých komponentov sa prispôsobuje potrebám a nastaveniam systému v závislosti od oblasti, v ktorej sa používateľ nachádza, ale základné rozvrhnutie je predvolene konštantné.
Livelink ECM vás zbaví všetkého úsilia pri zdieľaní obchodných informácií. Pomocou deväťúrovňového modelu oprávnení Livelink ECM zabezpečuje, že prístup k rôznym podnikovým informáciám majú len používatelia s príslušnými oprávneniami. Zabezpečené úložisko s prístupom cez web znamená, že používatelia kdekoľvek na svete môžu kedykoľvek pristupovať k informáciám uloženým v takomto úložisku pomocou akéhokoľvek štandardného webového prehliadača. Vďaka webovému rozhraniu a otvorenej architektúre sa systém Livelink ECM rýchlo aplikuje a je nenáročný na údržbu, čo znižuje celkové náklady na prevádzku.
Zhrnutie
Spoločnosť AEGON Poisťovňa a.s. zvolila správny spôsob nasadenia systému DMS. Po počiatočnej implementácii hlavného procesu založenia novej zmluvy životného poistenia boli a sú do systému postupne pridávané ďalšie procesy a dokumenty.
Takýto postup nám umožňuje rýchlo demonštrovať praktický prínos nasadenia systému, overiť správnosť výberu SW platformy a implementačného partnera a pokračovať tak v ďalšom vývoji celého riešenia.