Ringier ČR a.s. Ringier ČR a.s.

Digitalizace dokumentů s integrací do systému SAP

Ringier ČR je součástí švýcarské vydavatelské skupiny Ringier AG. Ringier ČR, a. s. je vydavatelství s největším počtem čtenářů na českém trhu, jehož tituly čte více jak 3,9 milionu čtenářů. Ringier je s 34% podílu na trhu nejsilnější deníkový vydavatel a přední časopisecký vydavatel v Čechách. Mezi vlastněné tituly patří např. Týden, Reflex, Blesk, Sport, TV Revue, ABC aj. Vydavatelství Ringier má své pobočky ve Švýcarsku, Německu, Maďarsku, Rumunsku, Srbsku, na Slovensku, Ukrajině, v Číně, Indii, Indonésii a Vietnamu.

Situace

Společnost Ringier ČR měla zájem o snížení nákladů na fyzickou archivaci dokladů, kterou řeší dodavatelsky. Současně chtěl zcela odbourat náklady na manipulaci s již archivovanými doklady. Dalším cílem změn bylo zvýšení uživatelského komfortu pracovníků ve finančním oddělení tím, že si budou moci vyvolat obraz dodavatelské faktury přímo ze systému SAP.

Řešení

Architektura řešení vycházela ze zadání klienta Ringier ČR, která předpokládala připojení lokálního skenovacího pracoviště k archivačnímu systému vybudovanému na platformě Livelink, které nasadil Ringier Švýcarsko ve spolupráci s firmou OpenText. V místě pražské pobočky vydavatele Ringier ČR byly pořízeny vysoce výkonné barevné skenery Fujitsu s plochým ložem a softwarovou podporou Livelink Enterprise Scan. Enterprise Scan slouží zejména k hromadnému skenování dokumentů, zpracování dle stanoveného scénáře (např. rozpoznání čárového kódu, atd.) a archivaci dokumentů. Aplikace Enterprise Scan byla součástí balíku Livelink Imaging, společně s aplikací Windows Viewer, Java Viewer atd.

Během procesu zpracování dokumentů aplikací Enterprise Scan je zobrazen průběh tohoto procesu. Každý dokument je uvozen záhlavím, ve kterém jsou zobrazeny některé základní informace: pořadí dokumentu, počet stránek v dokumentu a index dokumentu, který je automaticky převzat z čárového kódu.

Jednotlivé naskenované položky jsou do dokumentů tříděny automaticky podle čárových kódů. Tzn. je-li rozpoznán čárový kód, je automaticky vytvořen nový dokument (uvozený záhlavím). Enterprise Scan umožňuje uživateli dokumenty mazat, separovat na menší části, spojovat, exportovat a posílat přes webového klienta k dalšímu zpracování. Pro zlepšení kvality skenovaných faktur byla využita i technologii Kofax VRS (Virtual ReScan), který provádí zpracování dokumentů na cestě mezi skenerem a aplikací Enterprise Scan. Jeho úkolem je optimalizovat skenovanou stránku vzhledem k možnostem skeneru a kvalitě předlohy. Vše je prováděno automaticky a interakce od uživatele není požadována.

Archivace skenovaných dokumentů

Naskenováním jsou příchozí faktury v Ringier ČR připraveny k odeslání pro zpracování do vzdáleného SAP R/3 a následné uložení do centrálního datového úložiště ve Švýcarsku, které je implementováno přímo společností Open Text. Dochází k tomu vždy, pokud jsou v pracovní ploše Enterprise Scanu naskenované dokumenty a u všech je rozpoznán index čárového kódu. Poté je možné spustit proces archivace dokumentů.

Archivace do systému SAP se provádí pomocí transakce OAWD. Další navigace v rámci systému SAP závisí na typu dokumentu. Po úspěšném dokončení archivace jsou všechny naskenované dokumenty z pracovní plochy aplikace Enterprise Scan vymazány a uvolní se tak operační kapacita.

Obrázek 1  - Naskenované dokumenty

V dalším rozvoji zpracování účetních dokladů společnost Ringier uvažuje o možnosti doplnění archivu o elektronický podpis. Ve svých záměrech směřuje k úplnému zrušení papírové archivace. V blízké perspektivě je rovněž uvažováno o vytěžování obsahu faktur po naskenování a automatizaci jejich zaúčtování v ERP systému SAP.

Chcete získavať novinky?