Riešenie pre elektronickú likvidáciu faktúr (ELF)

Systém ELF spoločnosti Nafta a.s. prináša automatizované riadenie procesov spojených so spracovaním dodávateľských faktúr a podkladov na fakturáciu. Spoločnosť Nafta tak získala detailný prehľad o pohybe a stave dokumentov, zrýchlila, zefektívnila a uľahčila užívateľom procesy spojené s likvidáciou a schvaľovaním faktúr.

O spoločnosti Nafta a.s.

NAFTA ponúka profesionálne služby, inovatívne produkty a expertízu v jednom z najdynamickejšie sa rozvíjajúcich odvetví priamo v srdci Európy. Kombinácia priaznivých geologických podmienok a výhodnej polohy zásobníkov spoločnosti NAFTA v blízkosti tranzitného systému zásobujúceho západných a južných susedov Slovenska, vytvárajú predpoklady pre vznik jedného z kľúčových uzlov európskej plynárenskej siete.

Východisková situácia

Spoločnosť Nafta a.s. spracovávala dodávateľské faktúry ako väčšina spoločností v papierovej forme. Rovnako tak prebiehalo aj vystavovanie príkazov na fakturáciu.

Vzhľadom k geografickému rozloženiu rôznych lokalít spoločnosti bolo často náročné a prácne dohľadať, kde sa schvaľovaná faktúra práve nachádza. Pri vystavovaní podkladov pre fakturáciu či príkazov na úhradu museli papierové dokumenty často prejsť rukami pracovníkov na rôznych lokalitách.

Prístup k dokumentom bol spravidla možný na centrálnom pracovisku. Pokiaľ bol dokument potrebný na vzdialenej lokalite, resp. na viacerých lokalitách súčasne, bolo potrebné ho dohľadať, naskenovať alebo vytvoriť kópiu a doručiť pracovníkovi, ktorý ho požadoval.

Výsledkom optimalizačných snáh bolo rozhodnutie pre implementáciu systému na elektronickú likvidáciu faktúr, ktorý pokryje jednak proces obehu dodávateľských faktúr, ako aj proces súvisiaci s obehom faktúr vystavených a ktorý sprístupní na základe oprávnení príslušné dokumenty pracovníkom spoločnosti.

Implementované riešenie

Spoločnosť Nafta a.s. vybrala v súťaži riešenie postavené na produktoch MS SharePoint (centrálne úložisko dokumentov postačujúce pre spracovávaný objem dokumentov), ktorý bol rozšírený o produkt Nintex Workflow (nástroj pre dizajn, riadenie a monitorovanie automatizovaných procesov pre MS SharePoint) a Kofax Express pre digitalizáciu dodávateľských faktúr.

Vstup dokumentov do aplikácie ELF je realizovaný prostredníctvom skenovacej stanice, na ktorej je nainštalovaný produkt Kofax Express. Obraz dokumentov je po naskenovaní elektronicky vyčistený, čím sa zvyšuje jeho čitateľnosť a zmenšuje sa veľkosť dokumentu. Výsledný súbor so základnými atribútmi sa ukladá do jadra systému.

Jadro systému tvorí webová aplikácia na platforme MS SharePoint. Tu sú ukladané dokumenty a evidované všetky doklady spracovávané v ELF vrátane riadenia procesu ich spracovania.

Na nasledujúcom obrázku je naznačená jednoduchá architektúra celého riešenia.

Success Story

Okrem toho, že dokumenty vo formáte PDF do systému prichádzajú zo skenovacieho pracoviska a sú evidované ako doklady dodávateľských faktúr, môžu nové doklady rovnako vzniknúť aj priamo v systéme. Takýto scenár je dostupný pre ktoréhokoľvek zamestnanca spoločnosti s prístupom do systému ELF.

Práva na jednotlivé akcie a operácie v systéme sú riadené na úrovni skupín a sú plne pod kontrolou administrátora systému.

Pri každom doklade sú v systéme udržiavané verzie a je možné jednoducho dohľadať, kto a ako daný doklad zmenil. Do histórie dokladu sa tiež zapisujú všetky reakcie a komentáre schvaľovateľov.

Spoločnosť Nafta a.s. prevádzkuje systém SAP ERP

V priebehu implementácie bola implementovaná integrácia so systémom SAP. V rámci integrácie je realizovaná synchronizácia vybraných číselníkov a načítanie informácií k zaevidovaným faktúram (nie je potrebné zadávať faktúru duplicitne do dvoch systémov).

Počas schvaľovania systém na základe pravidiel definovaných v „Kompetenčnej matici“ vyhľadá v organizačnej štruktúre ďalších schvaľovateľov – napríklad vedúci odboru, riaditeľ úseku. Z licenčných dôvodov je v systéme ELF obmedzená viditeľnosť údajov pochádzajúcich zo SAP iba na používateľov, ktorí majú SAP licenciu.

Sledovanie, správa dopytov, schvaľovací proces

Okrem schvaľovacieho procesu sú v systéme implementované ďalšie 4 procesy, ktoré slúžia prevažne pracovníkom účtovného oddelenia na dohľadanie údajov k faktúre a riadenému dopytovaniu sa zamestnancov pred samotným poslaním dokladov do schvaľovania.

Na celom riešení je najzaujímavejší samotný schvaľovací proces, ktorý je kompletne riadený unikátnou „Kompetenčnou maticou“. Tá je uložená v MS SharePoint, v rovnakom webe ako je aplikácia ELF.

Táto matica obsahuje informácie o schvaľovacom reťazci pre daný typ faktúry v závislosti na hodnote faktúry a na uvedených fakturačných údajoch, ako je napríklad nákladové stredisko, ku ktorému faktúra prináleží.

Na obrázku je ukážka kompetenčnej matice. Obsahuje niekoľko zaujímavých funkcií pre určovanie schvaľovateľov.

Príklad: funkcia PLANS vyhľadá schvaľovateľov v SAP na základe zadaného identifikátora pracovného miesta

Funkcia ASSET vyhľadá schvaľovateľa v číselníku podľa údaju na faktúre.

Všetky funkcie boli realizované podľa platnej kompetenčnej matice a doplnené v spolupráci so zamestnancami Nafta a.s, tak, aby zefektívnili proces schvaľovania a pokryli všetky scenáre, ktoré môžu pri schvaľovaní dokladov nastať.

Kompetenčnú maticu spravuje administrátor a správca aplikácie na strane zákazníka. Toto riešenie je tak veľmi flexibilné a umožňuje:

• úpravy pravidiel procesu schvaľovania finančných dokladov bez zásahu do definície modelu procesu v systéme,
• rozširovanie riešenia pre nové typy faktúr, rovnako bez zásahu do definície modelu procesu, či programovania,
• jednoduchý online prenos nových nastavení z testovacieho do produkčného prostredia bez potreby porovnávať verzie programových komponentov, vykonávať inštalácie a plánovať odstávky produkčného prostredia.

K začiatku novembra 2013 bolo v „Kompetenčnej matici“ riešenia ELF celkovo 118 riadkov, čo predstavuje 118 rôznych schvaľovacích postupov implementovaných v systéme pre finančné doklady.