Prvá stavebná sporiteľňa (PSS) je najväčšia špecializovaná banka na financovanie bývania na Slovensku. Na trhu pôsobí od roku 1992 a na správu dokumentov využíva platformu OpenText – aktuálne je na nej uložených viac ako 30 miliónov klientskych dokumentov. Po úspešnej implementácii a migrácii zabezpečuje každodennú prevádzku IXTENT.
Východisková situácia: systém, ktorý prestal stačiť
Digitalizáciu klientskej dokumentácie riešila PSS od začiatku svojho pôsobenia – najprv dokumenty s čiarovým kódom na mikrofilmoch, neskôr skenovanie do document management systému. Ten však časom prestal spĺňať legislatívne požiadavky (okrem iného GDPR), ako aj aplikačné a integračné potreby banky. Banka sa preto rozhodla pre kompletnú výmenu.
Prečo OpenText a IXTENT
Vo výberovom konaní banka porovnávala viacero ponúk. Rozhodujúcimi kritériami boli súlad s existujúcou infraštruktúrou, legislatívne požiadavky, referencie a cena. V prospech platformy OpenText napokon rozhodla komplexnosť a škálovateľnosť riešenia, regionálna podpora zo strany spoločnosti IXTENT a podpora jazykového balíka.
Migrácia desiatok miliónov dokumentov
Súčasťou projektu bola migrácia desiatok miliónov historických dokumentov klientskej dokumentácie z pôvodného systému. Napriek rozsahu sa ju podarilo úspešne dokončiť.
„Zvládli sme to všetci spoločne.“ Ivan Heriban, IT špecialista PSS.
Tenký klient: prínos pre používateľov naprieč bankou
Predchádzajúci systém vyžadoval inštaláciu klienta na každý počítač v banke. Nový tenký klient umožnil používateľom pracovať vo viacerých oknách a zmeny nasadené cez noc sa prejavili okamžite – bez obchádzania a preinštalovania staníc. Prácu administrátorov navyše výrazne uľahčili webreporty, cez ktoré tím efektívne spravuje metadáta aj oprávnenia.
Správa dokumentov dnes: 5 000 nových denne
Do systému denne pribúda približne 5 000 dokumentov – zo skenovania doručenej korešpondencie, z automatického generovania dokumentov pre klientov aj z importov z integračných portálov. Systém pritom nie je len úložisko: každý dokument prechádza pri spracovaní rôznymi oddeleniami a stavmi až po archiváciu a následnú skartáciu.
Prevádzka sa opiera o:
- denný monitoring vstupov zo všetkých integrácií na úrovni service desku aj aplikácií,
- výkonnostné metriky definované už v projekte (otváranie, import a vyhľadávanie dokumentov), sledované denne a vyhodnocované týždenne,
- bezpečnosť ako alfu a omegu – denné sledovanie zraniteľností použitých modulov a implementáciu záplat v rámci servisných aktivít spoločnosti IXTENT.
V rámci servisnej spolupráce prebehol aj upgrade platformy z verzie 16 na verziu 21 vrátane nasadenia Intelligent Viewing na zobrazovanie dokumentov. „Čo sme si v servisnej zmluve dohodli, to nám IXTENT aj dodal,“ dopĺňa Ivan Heriban.
Zhrnutie
Správa dokumentov na platforme OpenText dnes pokrýva celý životný cyklus dokumentácie banky.
„S platformou OpenText sme spokojní. Je komplexná, bezpečná a pokrýva požiadavky, ktoré sme od informačného systému očakávali. Pridanou hodnotou sú integrácie na všetky systémy v rámci banky – otvorili sa nám okná, ktoré sme doteraz nemali,“ uzatvára Ivan Heriban.
Chcete vedieť viac? Pozrite si celý rozhovor
Celý rozhovor s Ivanom Heribanom o výbere, implementácii, migrácii aj prevádzke riešenia si môžete pozrieť zo záznamu. Stačí vyplniť formulár nižšie.