Statické intranetové webové stránky a zastaraný systém v spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., jedného z veľkých distribútorov plynu v ČR, vyústili k narastajúcej nespokojnosti koncových používateľov a technickým problémom. Livelink ECM WCM Server, ECM riešenie od spoločnosti OpenText, dokázalo nielen vyriešiť problémy, ale taktiež umožnilo realizovať ciele spoločnosti v oblasti informovanosti. Publikovanie intranetového obsahu je v súčasnosti jednoduchou úlohou a všetky zmeny obsahu sa premietajú v reálnom čase.

Zákazník

Pražská plynárenská, a.s., je štvrtou najväčšou plynárenskou distribučnou spoločnosťou v Českej republike a najväčším dodávateľom energie v Prahe, hlavnom meste ČR. Zemným plynom zásobuje viac ako 437 000 odberných miest a spravuje plynovodné siete s dĺžkou viac ako 4 000 km.

Pražská plynárenská, a.s., vznikla rovnako ako ostatné české plynárenské distribučné spoločnosti k 31.12.1993 ako pokračovateľka takmer 150-ročnej tradície pražského plynárenstva. Pražská plynárenská, a.s., dosiahla v roku 2004 zisk 9 097 tisíc EUR.

Dcérska spoločnosť spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., Informační služby – energetika, a.s. je dynamická spoločnosť, ktorá sa orientuje na zabezpečovanie prevádzky informačných systémov a súvisiacej IT infraštruktúry vrátane telekomunikácií. Hlavným cieľom spoločnosti ISE je zabezpečenie vysokej úrovne poskytovaných služieb.

Situáce

Existujúci intranet v spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., bol založený na statických HTML stránkach, čo si vyžadovalo značné úsilie na jeho tvorbu a aktualizáciu. Zložité procesy si vynútili expertízu webmastera na každú zmenu obsahu. Z toho vyplývalo publikovanie vždy len malej schválenej časti, čo viedlo k tomu, že intranetový obsah bol väčšinou len čiastočne aktualizovaný.

Koncoví používatelia boli nespokojní s pôvodným intranetom – workflow technológie a možnosť personalizácie jeho obsahu patrili k hlavným požiadavkám. Okrem toho sa pri upgrade operačného systému na Microsoft Windows XP objavili technické problémy intranetu spôsobené zastaranou technológiou.

Riešenie

Pražská plynárenská, a.s., zadefinovala jasné strategické a funkčné ciele, ktoré by sa mali dosiahnuť v súvislosti s hľadaním a rozvojom nového systému. Livelink ECM Web Content Management (WCM) Server od riešenia Open Text bol vybraný z dôvodu jeho objektovo orientovanej štruktúry, technologickej otvorenosti a škálovateľnosti.

Pražská plynárenská, a.s., si prostredníctvom svojej dcérskej spoločnosti Informační služby – energetika, a.s. vybrala pre toto riešenie ako dodávateľa spoločnosť IXTENT s.r.o., partnera dodávateľa riešení, ktorý disponuje zahraničnými skúsenosťami v implementácii ECM technológií pri súčasnej maximálnej efektivite prevádzky, konsolidácii IT systémov a redukcii rizika.

Projekt priniesol zvýšený a aktívny záujem zamestnancov o intranet a pozdvihnutie firemnej kultúry. Špecifikácia riešenia bola navrhnutá na základe dopytovania kľúčových a koncových používateľov zamestnávateľa, ktoré sa uskutočnilo naprieč spoločnosťou. Výsledky naznačili, že väčšina používateľov by mala záujem o intranetový prístup k organizačnej štruktúre sprevádzaný informáciami jednotlivých oddelení a telefónnym zoznamom.

Hneď ako bola zadefinovaná finálna špecifikácia riešenia, nasledovala systémová inštalácia a implementácia a pilotný projekt sa rozvinul za necelý mesiac. Súčasná systémová finalizácia a optimalizácia sa realizovala do mesiaca po pilotnom projekte. Celkom bol rozvoj Livelink ECM WCM Serveru v spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., hotový počas 29 pracovných dní.

V priebehu nasadenia riešenia, štruktúry webu, sa pravidlá a šablóny upravovali tam, kde to bolo nevyhnutné a 90 percent dát sa migrovalo z pôvodného intranetu. Zastaraný obsah, ako sú napríklad staršie tlačové položky, bol automaticky premiestnený do archívu. Tento archív obsahuje kalendár, podzložky jednotlivých oddelení a funkcionality navigácie založené na jednotlivých používateľských skupinách.

Implementácia umožnila realizáciu funkčných cieľov prostredníctvom re-dizajnu web stránok, implementáciu mapovania intranetu a optimalizáciu zdrojov.

Prínosy

Riešenie v Pražskej plynárenskej sa skladá z jednej inštalácie vrátane databázy, staging servera a live servera. Hneď ako je obsah zaktualizovaný, zmeny sa premietnu na staging serveri. Replikácia obsahu zo staging na live server v spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., nastáva každých desať minút.

Rozvoj a implementácia špecifických funkcionalít podľa požiadaviek zákazníka boli vyvinuté za pomoci scriptovacieho jazyka Livelink na báze JavaScript.

Jednorazové prihlasovanie používateľa do active directory sprístupňuje všetky funkcionality na publikáciu obsahu. Implementačný tím prispôsobil prístup k intranetovým stránkam podľa špecifických odborov. Riešenie intranetu v spoločnosti Pražská plynárenská, a.s., umožňuje aj zahrnutie noviniek a každodenný monitoring tlače.

Objektovo orientovaná architektúra Livelink WCM Servera umožňuje kompletné oddelenie tvorby obsahu a administratívnej stránky, pretváranie publikovaného obsahu a ďalšie jednoduché úkony. Táto funkcionalita bola základným cieľom projektu, ktorý sa mal dosiahnuť preddefinovaním používateľských rolí, akými sú autor a užívateľ, a autorizačnými koncepciami, ako sú napríklad prístupové práva a publikačné pravidlá. Využitím jednoduchého systémového rozhrania, ktoré nevyžaduje žiadne odborné technické znalosti, vrátane znalosti HTML, sa tak teraz každý zamestnanec môže stať priamym tvorcom obsahu. Workflow technológia urýchľuje tento proces a obsah možno publikovať v reálnom čase.

Implementácia Livelink ECM WCM Serveru bola prvá svojho druhu v Českej republike

Výsledkom systému bolo treba naučiť koncových používateľov najprv si osvojiť znalosti a dôkladne vyskúšať novo ponúkané funkcionality, používateľské grafické rozhranie a metódy navigácie.

Organizácia uskutočnila dodatočný používateľský prieskum s cieľom vymedziť nové smery, ktoré podnietia k užívaniu systému a zlepšeniu spokojnosti používateľov.