Komplexné riešenie na likvidáciu faktúr v prostredí SAP R/3

Organizácia

V roku 2001 sa začala transformácia českej energetiky na skupinu E.ON, resp. na E.ON Czech Holding AG. E.ON prevzal väčšinové podiely regionálnych dodávateľov elektriny – vrátane Jihočeskej energetiky a.s. V súčasnosti pokrýva väčšinu distribúcie elektriny v Českej republike a obsluhuje 1,4 milióna zákazníkov. Spoločnosť E.ON je najväčším zahraničným investorom na českom trhu s elektrickou energiou a má tiež významné podiely v spoločnostiach obchodujúcich s plynom.

Situácia

Cieľom spoločnosti E.ON Česká republika, a.s. (Jihočeská energetika a.s. – JČE) bolo zrýchliť a skvalitniť proces likvidácie dodávateľských faktúr prostredníctvom optickej archivácie dokladov, čo sa týkalo aj 16 regionálnych pobočiek spoločnosti.

Ďalšími bodmi projektu bola

• archivácia dokladov zákazníckych faktúr vystavených vo finančnom module systému SAP (originály a podklady),
• archivácia tlačových zostáv a
• hromadná archivácia tlačených finančných dokladov (tento projekt je vzhľadom na svoju špecifickosť opísaný v inej prípadovej štúdii – pozn. autora).

Riešenie

Na riadenie projektu bola zvolená dvojstupňová projektová organizácia s riadiacim a výkonným výborom. IXOS Software (spoločnosť sa transformovala na IXTENT s.r.o. – pozn. autora) tu pôsobil ako subdodávateľ is:energy czech pre JČE. Na realizácii sa zúčastnili zástupcovia vedenia spoločnosti, ako aj odborní garanti a koncoví používatelia. Po vytvorení funkčného prototypu riešenia a jeho otestovaní používateľmi bola doplnená funkcionalita podľa konkrétnych podmienok a potrieb JČE.

Počas školenia koncových používateľov riešenia bolo vyškolených 120 používateľov. Vďaka zaškoleniu takého množstva koncových používateľov bolo možné plynule prejsť na produktívnu prevádzku k určenému dátumu „D“ v masovom meradle a s radikálnym dopadom na používateľov (spôsob účtovania, organizácia a spôsob schvaľovacieho procesu dodávateľských faktúr, organizácia fakturácie odberateľom) bez koexistencie starého a nového riešenia.

Aktívna spolupráca projektových tímov a projektového manažmentu neviedla k odklonu realizácie od projektu, ktorý prebiehal počas 4 mesiacov.

Kľúčové miesta projektu

Kľúčovým bodom úspešnej realizácie projektu bolo prijatie koncepcie cieľového riešenia (prepojenie SAP R/3 a optickej archivácie IXOS). V dôsledku toho bolo prijaté rozhodnutie o zmene spôsobu účtovania dodávateľských faktúr modulov FI a MM v systéme SAP R/3.

Dovtedy sa z jednej dodávateľskej faktúry vytvárali dva samostatné účtovné doklady – dodávateľské účtovníctvo vč. DPH a účtovanie dodatočných nákladov.

Rozhodnutie o jednotnom (centrálnom) príjme a archivácii dodávateľských faktúr v celej spoločnosti a podobne aj o centrálnej archivácii vydaných faktúr znamenalo zriadenie dvoch samostatných oddelení na skenovanie. V núdzových prípadoch zostala možnosť nahraditeľnosti.

Dostatočná sieťová kapacita (2 Mb/s) pre prístup k archívnemu serveru dokumentov umožnila inštaláciu jedného archívneho servera. Dodávka HW bola začiatkom inštalácie systému správy archívnych dokumentov a začiatkom implementačných prác pre spoločnosť IXOS Software.

V priebehu nastavovania riešenia bolo dôležité rozdeliť zodpovednosti účtovníkov jednotlivých účtovných kancelárií, určiť povinné schvaľovacie kroky pre jednotlivé typy dokladov a spôsob informovania používateľa v programe MS Outlook o položke schvaľovacieho procesu.

Pokiaľ ide o spôsob spustenia implementovaného riešenia, rozhodlo sa o zaškolení všetkých používateľov.

Na zabezpečenie organizačných zmien pri používaní procesov s optickou archiváciou dokumentov boli vypracované podnikové smernice.

Popis použitého riešenia

Kombinácia možností workflow, archivácie a správy dokumentov, štandardného finančného modulu a nadstavbového riešenia pre likvidáciu faktúr vytvorila v systéme SAP R/3 komplexný proces likvidácie faktúr podľa potrieb spoločnosti, ktorý je transparentný od začiatku až do konca a používatelia majú istotu, že kedykoľvek nájdu všetko, čo potrebujú.

Na začiatku procesu sa faktúry označia čiarovým kódom, naskenujú a archivujú na centrálnej skenovacej stanici, pričom sa identifikuje typ prijatej faktúry. V pošte systému SAP R/3 sa vytvorí pracovná položka, ktorá sa zašle určenému príjemcovi. Okrem toho je prijatie položky oznámené aj do pošty MS Outlook, a to len používateľom, ktorí pravidelne nepracujú so systémom SAP R/3. Tým sa minimalizuje oneskorenie medzi prenosom a spracovaním ďalším účastníkom procesu. Potom nasleduje spracovanie položky príjemcom, ktoré sa líši podľa jeho úlohy v procese likvidácie – účtovník, schvaľovateľ alebo koordinátor. Prebieha len v elektronickej forme, a preto nezávisí od miesta pracovníka.

Základným princípom každého kroku je spracovanie pracovnej položky, t. j. elektronické zobrazenie faktúry a spustenie definovanej činnosti v systéme SAP R/3 špecifickej pre daný typ faktúry.

V úvodnom kroku účtovník vytvorí „elektronický kôš“ s účtovnými údajmi dodávateľa a potrebnými dokladmi o rozdelení nákladov pre schvaľovacie kroky, ktoré v prípade potreby doplní poznámkami. Údaje sa zároveň automaticky prenášajú do finančného modulu SAP R/3. Od tohto momentu majú všetci oprávnení používatelia v systéme neustále k dispozícii informácie o záväzku voči dodávateľovi, aktuálnom stave schvaľovania, histórii jednotlivých krokov, kto ho práve spracováva (alebo zdržuje) a ako vyzerá pôvodná faktúra. Po kroku vytvorenia odošle položku ďalšiemu spracovateľovi, zvyčajne na krok schválenia.

Rozsah povolenej činnosti schvaľovateľa bol nastavený podľa požiadaviek zákazníka. Kroky schvaľovania majú niekoľko typov a boli definované podľa typu faktúry a úlohy používateľa v procese schvaľovania. Schvaľovateľ podľa pridelenej roly v JCE vykoná tlačidlo schválenia alebo zamietnutia alebo pridá svoj komentár k prideleniu nákladov. Položka koluje medzi schvaľovačmi, kým sa nedostane do všetkých povinných štádií schvaľovania. V opačnom prípade nebude možné faktúru zaúčtovať do finančného modulu.

Na konci schvaľovacieho procesu dostane určený účtovník pracovnú položku na posledný krok, zaúčtovanie účtovného dokladu. Pracovná položka je potom dokončená, proces spracovania sa končí. Neskorší prístup k údajom o schvaľovacom procese je používateľom poskytnutý niekoľkými spôsobmi, ako aj elektronické zobrazenie originálu faktúry.

Archiváciu ďalších dodatočných dokladov a ich prepojenie s účtovným dokladom SAP R/3 je možné vykonať kedykoľvek po ukončení likvidácie faktúry.

Predpoklad pre ďalší vývoj riešenia

Prostredie (vrátane technického vybavenia) je pripravené na rozšírenie rozsahu využitia archivácie a správy dokumentov pre obchodné procesy, dodávateľsko-odberateľské zmluvy, riadenie distribúcie, HR, HRIS, CRM (rôzne typy elektronických dokumentov), archiváciu e-mailov.

Ostatné projekty IXTENT s.r.o. – E.ON Česká republika, a.s.:

• Archivácia hromadne tlačených finančných dokumentov
• Interný cirkulačný dokument
• Archivácia údajov SAP