GECO TABAK, a.s. je jedným z najväčších dovozcov tabakových výrobkov a fajčiarskych potrieb v Českej republike a ako jediná obchodná spoločnosť v tomto odvetví pokrýva prostredníctvom distribúcie a vlastného veľkoobchodného predaja celý národný trh. Spoločnosť zároveň prevádzkuje sieť špecializovaných predajní pod značkou „GECO“.

Od roku 2000 pôsobí spoločnosť GECO TABAK, a.s. aj na slovenskom trhu prostredníctvom svojej dcérskej spoločnosti GECO TABAK, s.r.o.

Ciele spoločnosti GECO TABAK, a.s.

Primárnym cieľom spoločnosti GECO TABAK, a.s. bolo vyriešiť problém archivácie databázových údajov v systéme SAP R/3 ERP z dôvodu veľkosti databázy, ktorá obsahovala veľké množstvo záznamov v moduloch typických pre sektor maloobchodu, t. j. nákup, predaj a materiálové hospodárstvo.

Veľkosť databázy, ktorá obsahovala všetky údaje za posledné 3 roky, zaťažovala hardvér, zaberala miesto na disku a predlžovala čas odozvy systému. Z tohto dôvodu sa IT špecialisti spoločnosti GECO TABAK, a.s. rozhodli vyriešiť situáciu archiváciou databázy SAP pomocou produktov Livelink ECM.

V rámci komplexnej prípravy projektu si spoločnosť GECO TABAK, a.s. stanovila ako ďalší cieľ projektu aj riešenie automatickej archivácie tlačových zostáv generovaných systémom SAP a archivácie vystavených účtovných dokladov vrátane spätnej archivácie historicky vystavených dokladov a tlačových zostáv nad historickými údajmi.

Rozšírením bežnej funkcionality riešenia bola možnosť hromadnej manipulácie s archivovanými dokumentmi, ktorá sa využíva napríklad pri potrebe hromadného odosielania dokumentov e-mailom.

Komplexná dodávka riešení

Riešenie SAP na archiváciu údajov vytvorené pre spoločnosť GECO TABAK, a.s. bolo ponúknuté a dodané ako komplexné riešenie na kľúč. IXTENT preto komplexne zabezpečil okrem samotnej implementácie aj kompletnú dodávku hardvérových a softvérových komponentov riešenia. Takto bola zabezpečená dodávka aplikačného servera, operačného systému, databázového systému, softvéru OpenText Livelink, ako aj UDO Jukeboxu na bezpečné a dlhodobé ukladanie archívnych dát podľa požiadaviek a štandardov spoločnosti GECO TABAK, a.s.

Archivovanie údajov a výstupov systému SAP ERP

Už v prvých fázach diskusií o riešení problematiky archivácie údajov spoločnosť IXTENT s využitím analytického nástroja a v spolupráci so spoločnosťou GECO TABAK, a.s., predložila podrobnú analýzu databázy SAP s odporúčaním vhodného variantu riešenia v podobe archivácie šiestich vybraných dátových objektov SAP so stanoveným rozsahom údajov.

Tieto objekty sa nachádzajú v moduloch FI (Finančné účtovníctvo) MM (Materiálové hospodárstvo) a SD (Predaj).

Z celkového priestoru, ktorý zaberali údaje, ktoré bolo možné archivovať, zaberali tieto objekty 65,6 %. Pre porovnanie, na dosiahnutie všeobecného pomeru 80/20 (t. j. archivácia 80 % údajov s 20 % úsilím) by bolo potrebné zaviesť archiváciu pre 11 objektov archivácie. Archivácia 65,6 % uvedených údajov sa teda dosiahla s 11 % úsilím.

GECO TABAK, a.s. získaná archiváciou:

  • výkonnejší systém vzhľadom na zníženie objemu DB
  • menej údajov na zálohovanie, čo skracuje čas pravidelného zálohovania a šetrí hardvér
  • bezpečný archív údajov ERP na technologickej platforme UDO

Na základe výstupov analýzy údajov a analýzy procesov sa určili očakávané objemy údajov, ktoré sa majú v budúcnosti archivovať. Podľa výpočtov bude spoločnosť GECO TABAK, a.s. v nasledujúcich 2 rokoch vďaka riešeniu archivácie DB archivovať až 210 GB dát, ktoré už nebudú zaťažovať DB systému SAP, ale budú stále k dispozícii zamestnancom spoločnosti GECO TABAK, a.s.

Neoddeliteľnou súčasťou archivácie údajov systému SAP je archivácia odchádzajúcich dokumentov (účtovných dokladov atď.) v definovanom formáte PDF

Súbory PDF generované systémom SAP majú veľký objem a znamenali by výrazné zvýšenie potrebného archivačného priestoru. Spoločnosť IXTENT navrhla niekoľko možností riešenia a na základe výberu spoločnosti GECO TABAK, a.s., dodala prostredníctvom partnerskej spoločnosti špecializovaný nástroj na redukciu súborov PDF založený predovšetkým na optimalizácii štruktúry údajov podľa štandardu PDF. Nasadenie produktu PDF Reducer sa uskutočnilo, keď bolo na diskových poliach približne 1,5 TB (1 TB = 1024 GB) súborov PDF vytvorených spoločnosťou SAP.

Zmenšené súbory sú na nerozoznanie od pôvodných súborov, jediným rozdielom je ich veľkosť, ktorá je v prípade zmenšených súborov až o 92 % menšia. Pomer medzi veľkosťou zmenšených a nezmenšených súborov závisí od počtu strán, počtu grafických prvkov, tabuliek atď.

Nasadením nástroja PDF Reducer sa okrem úspory hardvérových prostriedkov potrebných na ukladanie týchto súborov používateľovi zvyšuje aj komfort pri práci so súbormi PDF generovanými systémom SAP.

Funkčnosť hromadných operácií s archivovanými dokumentmi

Pri komunikácii s partnermi je možné používať štandardné nástroje SAP na tlač dokumentov (účtovných dokladov). V rámci implementácie riešenia bola táto funkcia rozšírená o tlač do súborov PDF uložených na archívnom serveri. Archivované súbory PDF možno z archívu hromadne exportovať a výber súborov sa vykonáva zadaním výberových kritérií priamo v systéme SAP prostredníctvom vhodne upravenej správy. Exportované súbory sú uložené/publikované na serveri FTP, odkiaľ si ich používateľ môže stiahnuť a následne poslať partnerovi v elektronickej podobe.

Závěrem

Úspešným nasadením archívneho servera spoločnosť GECO TABAK, a.s. získala nielen kontrolu nad rastom údajov SAP, ale aj komplexné riešenie poskytujúce funkcie správy archívu, rýchly prístup k uloženým údajom a automatické monitorovanie činností v rámci archívu.

Riešenie je možné rozšíriť najmä o ďalšie dokumenty, ktoré budú pokrývať čoraz väčšiu časť životného cyklu dokumentu, rozšíriť procesný tok a zaviesť ďalšie funkcie aj s ohľadom na legislatívne požiadavky.