Spoločnosť IXTENT bola vyzvaná spoločnosťou OpenText, aby sa zapojila do projektu OASIS, ktorého cieľom bolo integrovať SAP so systémom správy dokumentov pomocou softvérového produktu OpenText Extended ECM. Išlo o projekt Fondu OPEC pre medzinárodný rozvoj (OFID), ktorý trval celkovo 18 mesiacov.
Zákazník OFID
The OPEC Fund for International Development (OFID) je finančná inštitúcia založená členskými krajinami OPEC v roku 1976 na pomoc rozvojovým krajinám. OFID sa v spolupráci s medzinárodným spoločenstvom darcov a partnermi z rozvojových krajín snaží stimulovať hospodársky rast a zmierňovať chudobu vo všetkých znevýhodnených oblastiach sveta. OFID má sídlo vo Viedni.
Počiatočný stav
Počas všetkých obchodných procesov OFID vzniká množstvo dokumentov, ktoré je potrebné spracovávať priebežne počas celého obchodného procesu, pričom doň vstupuje veľký počet používateľov nezávisle od seba. Interný systém správy dokumentov sa nazýva „EDMS“. Ten bolo potrebné integrovať so systémom SAP pomocou softvéru OpenText Extended ECM (ďalej len xECM).
Kľúčový koncept – Business workspace
Jedným z kľúčových konceptov xECM je vytvorenie „obchodného pracovného priestoru“ – možno si ho predstaviť ako kontajner, v ktorom sa nachádza všetko, čo súvisí s príslušným obchodným prípadom. Kontajner poskytuje všetkým používateľom 360° pohľad na obsah týkajúci sa informácií o obchodných prípadoch v systéme SAP aj v systéme EDMS.
To zahŕňa štruktúrovaný aj neštruktúrovaný obsah. Používatelia tak majú všetky relevantné informácie o obchodných prípadoch na jednom mieste.
Nasledujúci obrázok zobrazuje identifikované obchodné objekty SAP a ich vzájomné vzťahy zahrnuté v obchodnom prípade.
- Projekt – je najdôležitejším objektom v rámci obchodných procesov OFID. Zahŕňa počiatočný proces vytvárania úverov a ich neskoršie vyplácanie konkrétnym obchodným partnerom.
- Zmluva/úver – je druhým najdôležitejším objektom v rámci obchodných procesov OFID. Je založený na vytváraní úverov. Tieto kredity sú spojené s konkrétnym obchodným prípadom. K jednému projektu možno priradiť niekoľko kreditov.
- Obchodný partner – tvorba úverov aj obchodní partneri zohrávajú dôležitú úlohu v obchodných procesoch OFID.
- Finančné transakcie/portfólio – Portfólio v systéme SAP TRM je organizačný prvok na zoskupovanie rôznych finančných transakcií a stavov na účely vykazovania.
Vytvorenie (alebo aktualizácia) konkrétneho kontajnera sa iniciuje vytvorením (alebo aktualizáciou) business objektu v prostredí SAP. V každom z týchto kontajnerov je vytvorená preddefinovaná adresárová štruktúra týkajúca sa obchodných procesov. Do týchto štruktúr sa potom vkladajú rôzne dokumenty. Ručne, zvyčajne ručným vložením samotným zamestnancom, alebo automaticky, keď sa nájde zodpovedajúci kontajner a štruktúra pre vytváraný dokument (napr. pre dokumenty vytvorené hromadnou tlačou v prostredí SAP).
Na základe definovaných vzťahov medzi jednotlivými obchodnými objektmi SAP boli vytvorené aj príslušné prepojenia medzi jednotlivými kontajnermi. V praxi to znamená možnosť „preskočiť“ z kontajnera určeného pre daného obchodného partnera do kontajnera súvisiaceho objektu, napr. zmluvy, jediným kliknutím. Táto funkcia je zachovaná vo všetkých prostrediach, v ktorých sa ku kontajnerom pristupuje.
Ďalšou dôležitou vlastnosťou implementovaného riešenia je prístup nielen z dvoch štandardných prostredí (systém SAP a EDMS), ale aj z tretieho prostredia – zákazníckeho informačného systému MIS – integrovaného tak, že poskytuje zodpovedajúce prepojenia na kontajnery v EDMS.
Na všetko sa vzťahuje autorizačný model založený na koncepcii autorizácie. Ten bol navrhnutý tak, aby odrážal organizačnú štruktúru spoločnosti pri práci v systéme EDMS (aby zamestnanci rôznych oddelení mali prístup k dokumentom a informáciám, ktoré zodpovedajú ich pracovnej úlohe).
Zavedenie workflow
Zaviedol sa jednoduchý pracovný postup schvaľovania, ktorý umožňuje zhromažďovať a schvaľovať pripomienky v systéme EDMS (v jednom až dvoch krokoch schvaľovania, jeden až dvaja schvaľovatelia/jedna až dve skupiny schvaľovateľov).
Migrácia dokumentov sa uskutočnila z troch zdrojov:
- Skenovanie dokumentov (existujúcich papierových dokumentov).
- Migrácia z adresárovej štruktúry (existujúce súbory a príslušné metadáta).
- Migrácia dokumentov uložených v systéme EDMS. Ide o existujúce dokumenty v systéme EDMS, ktoré bolo potrebné presunúť do nových cieľových adresárových štruktúr (novovytvorené kontajnery pre konkrétne obchodné objekty SAP).
Záverečné zhrnutie
Rozsiahle obchodné procesy a súvisiace dokumenty a všetky obchodné informácie boli zjednodušené a roztriedené vytvorením kontajnerov v systéme EDMS. Používatelia k nim môžu pristupovať z viacerých systémov a zefektívniť svoju prácu.