Řešení společnosti IXTENT umožňuje investiční společnosti IMMOTEL efektivní správu informací a automatizovanou tvorbu dokumentů vztahujících se k pronajímaným nemovitostem a snadné řízení obchodního procesu souvisejícího s realitními službami společnosti.
Zákazník
Akciová společnost IMMOTEL byla založena v listopadu roku 2007. Společnost se specializuje na investice do komerčních nemovitostí na území celé České republiky. V roce 2008 odkoupila společnost IMMOTEL portfolio celkem 68 nemovitostí se sto dvaceti budovami o celkové ploše přesahující 200.000 m2 ve více než padesáti městech celé České republiky od společnosti Telefónica O2 Czech Republic, a.s. Tyto nemovitosti zahrnují kancelářské prostory, technologické prostory, byty, sklady, pozemky a parkovací místa.
Mezi hlavní služby IMMOTELu patří Asset Management a služby spojené s dokumentací realitních investičních transakcí, včetně řešení finančních a organizačních záležitostí vztahujících se k nemovitostem.
Situace
Ke spravovaným nemovitostem společnosti IMMOTEL se váže celá řada technické a obchodní dokumentace – poptávky nemovitostí, nabídky, nájemní smlouvy, přebírací protokoly, cenové nabídky, pojistné smlouvy, dokumenty vztahující se k pojistným událostem, výpovědní smlouvy atd.
Cílem společnosti IMMOTEL je prostřednictvím centralizovaného systému pro správu dokumentů zajistit i v malém počtu administrativních pracovníků efektivní správu a automatizovanou tvorbu všech dokumentů a efektivní řízení obchodního proces.
Řešení
Společnost IXTENT navrhla řešení centralizovaného systému správy a tvorby dokumentů (Document Management System, dále také „DMS“) v prostředí SharePoint 2013. Tato platforma byla vybrána pro své přívětivé uživatelské rozhraní a vysokou míru integrace na ostatní běžně využívané produkty Microsoft (především operační systém Windows a kancelářský balík Office), kdy uživatel zůstává v prostředí, na které je zvyklý, a doba adopce řešení v produktivním provozu se obvykle zkracuje na absolutní minimum. Dalším kritériem pro výběr SharePoint byly i výhodné cenové podmínky.
DMS poskytuje komplexní přehled a informace o všech pronajímaných nemovitostech, klientech (potencionálních i stávajících) a k nim vztahujícím se dokumentům, přičemž proces tvorby dokumentů je v maximální možné míře automatizován.
DMS nabízí také funkci sdíleného skupinového kalendáře, kde jsou zaznamenávány schůzky/ prohlídky jednotlivých nemovitostí obchodníky, obsazenost zasedacích místností a kalendář dovolených pracovníků společnosti IMMOTEL.
Automatizace životního cyklu nájemní smlouvy
Proces tvorby nájemní smlouvy začíná přijetím poptávky na pronájem nemovitosti od potencionálního zákazníka. Po akceptaci poptávky obchodníkem je v prostředí DMS vytvořena cenová nabídka, do níž se automaticky doplní informace o poptávané nemovitosti, případně již známé informace o klientovi.
Po vyplnění všech požadovaných údajů je vygenerován e-mail s cenovou nabídkou, který je odeslán na zákazníka. Email obsahuje také odkaz na webový formulář dle typu cenové nabídky, kde zákazník vyplní své osobní, příp. další relevantní údaje.
Data z webového formuláře cenové nabídky jsou po verifikaci obchodníkem uloženy do DMS a je s nimi možné dále pracovat. Data o klientech a nemovitostech jsou automaticky vkládána do všech vytvářených dokumentů – nájemní smlouva, předávací protokol, průvodní dopis a v neposlední řadě také záznam o pojistné události či výpověď nájemní smlouvy – přičemž každý dokument má svoji šablonu, která se liší dle typu nemovitosti.
Celé řešení bylo od úvodní analýzy, přes vývoj až po finální nasazení implementováno za 10 měsíců.
Přínosy a hodnocení zákazníka
„Zavedení DMS přineslo společnosti IMMOTEL mnoho výhod, zejména zefektivnění a zrychlení procesu uzavírání nájemních smluv a přehlednost a centralizaci všech důležitých informací a dokumentů,“ řekla o projektu ředitelka společnosti IMMOTEL, a.s., paní Veronika Sirotňáková.
Shrnutí
Řešení společnosti IXTENT naplnilo hlavní cíl, tedy vytvoření centralizovaného systému pro správu dokumentů, který umožňuje efektivní správu a automatizovanou tvorbu všech dokumentů.
Díky Document Management Systemu od společnosti IXTENT došlo k výraznému zrychlení obchodního procesu pronájmu nemovitostí, efektivnější komunikace se zákazníkem a v neposlední řadě zlevnění administrativních procesů spojených s tvorbou dokumentů.