Likvidácia faktúry prebieha v súlade so stanovenými limitmi schvaľovania, pričom jej ďalší obeh je bezpapierový – k elektronickému formuláru je priložený len obraz naskenovaného originálu faktúry.

Organizácia

Zavedenie elektronického wokflow na schvaľovanie faktúr predstavuje úspešné riešenie v spoločnosti Unilever South Central Europe (skrátene USCE).

USCE patrí do pobočky spoločnosti Unilever, ktorá je jednou z najväčších svetových spoločností vyrábajúcich spotrebný tovar. Značky ako OMO, Dove, Cif, Domestos, Rexona, Axe, Denim, Lux, Pond’s, Knorr, Rama, Lipton sú už mnoho rokov pozitívne vnímané širokou spotrebiteľskou klientelou.

Sídlo USCE je v Rumunsku. Jej úlohou je koordinovať výrobné a predajné činnosti pre Albánsko, Bulharsko, Bosnu a Hercegovinu, Macedónsko, Moldavsko, Rumunsko a Juhosláviu.

Situácia

Pred zavedením nového riešenia systému na schvaľovanie faktúr nemala USCE jasne definované postupy, zodpovednosti ani záznamy o procesoch vykonávaných v jednotlivých oddeleniach. Dodávateľské faktúry prijaté v každej miestnej kancelárii a výrobnom závode sa posielali do miestnej centrály na preskúmanie a v závislosti od typu faktúry, sumy a iných nejasných pravidiel sa posielali manažérom na schválenie. Po skontrolovaní a schválení faktúry putoval papierový dokument opäť medzi krajinami. Spracovanie faktúr bolo dlhodobo neuspokojivé – mnohé faktúry boli neúplné, niektoré sa riešili oneskorene a dokumentácia krokov podniknutých na ich vyriešenie bola komplikovaná. Niektoré následné platby na základe prijatých faktúr boli z pochopiteľných dôvodov oneskorené alebo sa oneskorili v účtovníctve dodávateľov, čo nemalo dobrý vplyv na dodávateľsko-odberateľské vzťahy. Čas likvidácie faktúr bol dlhý, čo ovplyvnilo aj výšku režijných nákladov.

Riešenie

V počiatočnej fáze bolo potrebné analyzovať vnútorné procesy. Konzultantom spoločnosti IXTENT sa podarilo optimalizovať postupy tak, aby bola likvidácia faktúr pomocou elektronického workflow úplne transparentná a efektívna.

Zjednodušene možno výsledný proces opísať takto:

  • papierové faktúry sa prijímajú len v 4 hlavných pobočkách
  • faktúry sa tu skenujú a papierové originály sa archivujú. Ďalší obeh faktúr je bezpapierový.
  • faktúru akceptuje skupina účtovníkov. Príslušný účtovník doplní hodnoty z naskenovaného obrazu faktúry o dátum splatnosti a hodnotu faktúry vrátane identifikácie dodávateľa. Vyberá tiež overovaciu a autorizačnú osobu
  • po automatickom vyhodnotení všetkých potrebných parametrov sa položka pracovného postupu odošle najprv na kontrolu a potom na schválenie
  • jednoduchá a úplne transparentná možnosť zapojiť do procesu ďalšie osoby, ak je potrebné vypočuť ďalšie osoby relevantné pre schvaľovanie dokumentu
  • po schválení faktúru akceptuje účtovník, ktorý spracuje prepojenú položku v prostredí SAP a prepíše referenčné číslo SAP v pracovnom postupe položky. Až potom je možné položku pracovného postupu úspešne uzavrieť.

Prínosy tohto riešenia sú jasné. V medzinárodnom prostredí sa oceňuje najmä prehľadný a rýchly obeh dokumentov v jasnom a jednotnom formáte. Vďaka včasnému zachyteniu došlých faktúr v mieste vstupu do organizácie (skenovanie, elektronická archivácia) a prideleniu jedinečného označenia možno každý dokument ľahko sledovať a dokumentovať alebo použiť na vykazovanie dôležitých faktorov. V organizácii sa nemôže stratiť žiadny fyzický daňový doklad.

Pre spoločnosť Unilever je zaujímavé, že nebolo potrebné inštalovať ďalšie používateľské stanice, pretože používatelia potrebujú na prácu v tomto režime iba Internet Explorer.

Riešenie IXTENT® bolo založené na nasadení produktov Livelink BPM, Livelink Archive Server a Livelink Enterprise scan spoločnosti Open Text vrátane prispôsobenia potrebám klienta.