Spoločnosť EvoBus Česká republika (ďalej len EvoBus ČR), podobne ako väčšina výrobných spoločností, vytvára veľké množstvo dokumentácie súvisiacej s výrobnými procesmi, ale aj s obchodnými a administratívnymi činnosťami spoločnosti. S množstvom dokumentácie sa zvyšujú aj čas a náklady spojené s jej správou a evidenciou.

Riešenie spoločnosti IXTENT umožnilo spoločnosti EvoBus ČR jednoducho a efektívne spravovať rôzne typy dokumentov a informácie v nich obsiahnuté v elektronickej podobe a vďaka mobilnej aplikácii efektívne dokumentovať priebeh výrobného procesu.

EvoBus GmbH je najväčšou európskou dcérskou spoločnosťou spoločnosti Daimler AG a zodpovedá za všetky aktivity skupiny v oblasti autobusovej dopravy v celej Európe. Koncom 90. rokov sa vedenie skupiny rozhodlo vstúpiť na trh EvoBus v Českej republike a založiť dcérsku spoločnosť EvoBus Czech Republic s.r.o. so sídlom v Prahe a výrobným závodom v Holýšove u Plzne.

Spoločnosť EvoBus Česká republika je zodpovedná za predaj a servis autobusov Mercedes-Benz a Setra v Českej republike. Okrem toho vyrába podvozkové segmenty a základné konštrukcie pre takmer všetky typy autobusov Mercedes-Benz a Setra.

Spoločnosť EvoBus Česká republika zamestnáva v Českej republike viac ako 600 zamestnancov.

Počiatočná situácia

Dokumenty v papierovej forme, ktoré spravuje spoločnosť EvoBus ČR, boli pre potreby legislatívy a internej evidencie uložené najmä v papierovej forme v rozsiahlych fyzických archívoch, čo predstavovalo značné finančné náklady.

  • Údržba a zabezpečenie priestorov.
  • Personálne zabezpečenie.
  • Vyhľadávanie jednotlivých dokumentov a informácií v nich bolo zdĺhavé a neefektívne.
  • Okrem toho sa dokumenty museli v prípade potreby zdieľať medzi dvoma pobočkami spoločnosti EvoBus ČR v Prahe a v Holýšove.

Preto spoločnosť EvoBus ČR hľadala riešenie, ktoré by zjednodušilo celý proces vytvárania, správy, zdieľania a archivácie dokumentov.

Riešenie

Oblasť I – Digitalizácia obchodných a finančných dokumentov a archivácia v DMS

Spolupráca so spoločnosťou Evobus ČR sa začala v roku 2011, keď spoločnosť Evobus ČR oslovila spoločnosť IXTENT s požiadavkou na vytvorenie riešenia pre digitalizáciu dokumentov a elektronického systému správy dokumentov (DMS – Document Management System), v ktorom by sa spravovali dokumenty, ako sú:

  • faktúry,
  • zmluvy,
  • objednávky,
  • predajná dokumentácia alebo dokumentácia k vozidlám,
  • vrátane pokrytia procesov súvisiacich s týmito dokumentmi pomocou nástroja workflow.

Projekt zahŕňal

  • Prevod papierových dokumentov do elektronickej podoby (skenovanie).
  • Následné spracovanie elektronických dokumentov vo vnútropodnikových informačných systémoch (najmä DMS a SAP).
  • Bezpečnú a dôveryhodnú elektronickú archiváciu.

Elektronický archív bol integrovaný so službami prvej certifikačnej autority (I. CA), aby sa zabezpečila aktuálnosť časových značiek súvisiacich s elektronickými dokumentmi.

Súčasťou riešenia DMS bol aj automatický príjem a odosielanie správ z dátových schránok prostredníctvom špecializovaného serverového komponentu IXTENT ISDS Connector a následné spracovanie a archivácia dátových správ vo vlastných informačných systémoch.

Celé riešenie prinieslo:

  • výrazné zefektívnenie a zrýchlenie práce s papierovými dokumentmi, resp. potlačenie ich fyzického pohybu a manipulácie v rámci firmy,
  • zvýšenie kvality výstupných dokumentov,
  • úsporu času a tým aj nákladov na spracovanie (obeh medzi oddeleniami),
  • vyššiu bezpečnosť (zamedzenie straty, poškodenia),
  • lepšiu kontrolu nad tokom dát.

Digitalizácia pomocou DMS prispela aj k zlepšeniu kategorizácie/klasifikácie dokumentov, čím sa dosiahol vyšší stupeň relevantnosti uložených údajov, a tým aj ľahší prístup k požadovaným informáciám (výkazníctvo, vyhľadávanie atď.).

Výsledkom nášho spoločného úsilia je jedna moderná a univerzálna technologická platforma, ktorá dokáže pokryť súčasné aj budúce požiadavky spoločnosti EvoBus ČR na profesionálnu prácu s elektronickými dokumentmi.

Architektúra systému je založená na softvérovej platforme OpenText (balík SW produktov Content Suite). Jadrom systému, t. j. aplikačnou vrstvou systému správy dokumentov – DMS, je produkt OpenText Content Server 10.5. Pre potreby dlhodobej archivácie sa používa komponent OpenText Archive Server rovnakej verzie.

Oblasť II – Mobilné aplikácie na zber výrobných údajov

V roku 2014 sa začala spoločná diskusia o novom trende mobilných aplikácií a ich využívaní vo výrobnom procese. Cieľom bolo nahradiť niektoré papierové dokumenty, na ktorých sa zaznamenávajú výrobné údaje, mobilnou aplikáciou, ktorá by umožnila riadne zdokumentovať výrobný proces podľa aktuálnych požiadaviek spoločnosti EvoBus ČR.

Obrázok 1: Zaznamenávanie hodnôt z výrobného procesu prostredníctvom mobilnej aplikácie

Mobilná aplikácia navrhnutá spoločnosťou IXTENT umožňuje výrobným pracovníkom zaznamenávať merania do elektronických formulárov prostredníctvom tabletu. Aplikácia ich upozorní na prekročenie/podhodnotenie limitov a môže iniciovať nápravné opatrenia, napríklad odoslanie úlohy ostatným výrobným pracovníkom, aby pridali látku na zosúladenie meraných parametrov.

Po ukončení merania aplikácia vytvorí správu o výsledku merania vo formáte PDF, ktorá sa archivuje v existujúcom systéme DMS.

Ide o čisto webovú responzívnu aplikáciu postavenú na technológii HTML 5. Použitie tohto konceptu zaručuje, že bez ohľadu na zvolené zobrazovacie zariadenie, operačný systém alebo prehliadač sa aplikácia bude správať konzistentne a používateľsky prívetivo.

Mobilná výrobná aplikácia uľahčuje administratívne úlohy súvisiace s výrobným procesom, zabezpečuje prísne dodržiavanie výrobných postupov a štandardizáciu ich dokumentácie.

Obrázok 2: PDF správa s výsledkami meraní

Zhrnutie

Riešenie spoločnosti IXTENT uľahčilo spoločnosti EvoBus CR prístup k informáciám potrebným na riadenie výroby a umožnilo bezpečné a automatizované spracovanie a archiváciu elektronických dokumentov.

Riešenie na správu, vytváranie a distribúciu správ umožňuje sledovať všetky dôležité ukazovatele výkonnosti a pomáha zabezpečiť, aby všetky potrebné informácie boli k dispozícii správnym ľuďom v správnom čase.

Obojstranne výhodná spolupráca medzi spoločnosťami pokračuje a bude sa rozvíjať. V budúcnosti sa počíta s vývojom mobilných aplikačných riešení pre ďalšie oblasti výroby alebo zabezpečenia kvality. Zároveň sa v rámci využívania platformy OpenText a využitia jej rozsiahlych možností pripravuje implementácia ďalších dokladových agend a súvisiacich procesov, vrátane možnosti ich geografického rozšírenia v rámci skupiny EvoBus. Tento postupný spôsob implementácie znižuje celkové náklady (TCO) na jednu dokladovú agendu a zvyšuje ziskovosť používania platformy ako celku.