V budúcnosti očakávame ďalší rozvoj v tejto oblasti a spoločnosť IXTENT ako partnera v našom procese digitálnej transformácie.

Lucie Brisudová, projektová manažérka Savencia

Spoločnosť Savencia Fromage & Dairy, a. s., pôsobí v Českej a Slovenskej republike od roku 1993. Odvtedy sa stala lídrom na trhu so syrmi a mliečnymi špecialitami v oboch krajinách, predovšetkým vďaka kvalite a chuti svojich výrobkov. V súčasnosti pracuje 1 200 zamestnancov v troch závodoch v Českej republike a v jednom na Slovensku, celkovo má 18 900 zamestnancov v 29 krajinách. Savencia dodáva svoje výrobky do 120 krajín sveta s ročným obratom 4,4 miliardy EUR.

Počiatočná situácia

Skupina Savencia Group oslovila spoločnosť IXTENT na základe webovej prezentácie a hľadala spoľahlivého partnera na digitalizáciu ďalšej časti svojho podnikania.

Táto nadnárodná výrobná spoločnosť má v Prahe centrum zdieľaných služieb, ktoré poskytuje účtovné služby sesterským spoločnostiam v Spojenom kráľovstve, severských krajinách a v regióne DACH a tiež zabezpečuje finančnú agendu pre Českú republiku, Slovensko a Maďarsko. Takto naskenované a získané údaje zo zahraničia prichádzajú do Prahy na ďalšie spracovanie. Cieľom požiadavky bolo nájsť efektívne riešenie pre automatizované získavanie faktúr pre región Spojeného kráľovstva, Nórska, Dánska a Švédska a prípadne aj pre región DACH.

Riešenie IXTENT

Spoločnosť Savencia si vybrala spoločnosť IXTENT ako nezávislého špecialistu a implementátora. Spoločnosť IXTENT sa neobmedzuje na jedného dodávateľa softvéru, má rozmanité portfólio partnerstiev a 17 rokov skúseností zo stoviek projektov v desiatkach krajín. Na zavedenie finančného riešenia bola vybraná osvedčená platforma Kofax Capture a jej prídavné transformačné moduly na automatizáciu procesu prijímania faktúr.

Kofax Transformation Modules (KTM) zjednodušuje transformáciu obchodných dokumentov na štruktúrované elektronické informácie. Tento softvér na extrakciu údajov overuje údaje v záhlaví, extrahuje množstvo a riadkové položky z dodávateľských faktúr (dátum, suma atď.) s cieľom znížiť náklady na manuálne zadávanie údajov a obmedziť počet výnimiek pri automatizovanom spracovaní.

Naskenované faktúry – alebo informácie získané z dokumentov – systém importuje do systému SAP. V rámci extrakcie sa systém sám trénuje a rozvíja, je tzv. samoučiaci – s každou novou faktúrou sa stáva spoľahlivejším, extrahuje čoraz efektívnejšie podľa svojich skúseností (úspešnosť extrakcie je zvyčajne 90-95 %).

Spoločnosť IXTENT rozšírila štandardnú funkčnosť systému o špeciálnu logiku, ktorá vypočítava zadané hodnoty, takže zamestnanci nemusia vykonávať súčty ručne, čím šetria svoj čas, ktorý môžu venovať odbornejšej práci.

Súčasťou implementácie tohto finančného riešenia bola aj inštalácia skenovacej stanice pre región Spojeného kráľovstva.

Výhody riešenia

Prínosom riešenia je jasná a preukázateľná úspora ľudskej práce a financií vďaka automatizácii procesu fakturácie. Medzi hlavné výhody patria:

  • Zníženie prevádzkových nákladov vďaka systému správy dokumentov.
  • Výrazne skrátite hodiny strávené triedením dokumentov podľa typu a ručným zadávaním údajov do aplikácií.
  • Rýchlo konvertujte neštruktúrované papierové údaje na elektronické údaje vhodné na integráciu do obchodných procesov.
  • Zvýšenie produktivity zamestnancov (zamestnanci sa môžu sústrediť na činnosti, ktoré prinášajú podniku pridanú hodnotu, namiesto toho, aby strácali čas manipuláciou s dokumentmi a zadávaním údajov).
  • Zlepšenie kvality a konzistentnosti údajov.
  • Nástroj na overenie presnosti informácií z procesu digitalizácie, ktorý znižuje počet výnimiek pri následnom spracovaní.

Ďalší vývoj

Savencia si veľmi dobre uvedomuje pridanú hodnotu automatizácie firemných procesov, neplytvá časom a peniazmi na manuálnu prácu svojich zamestnancov, čo sa dá urobiť, sa robí automaticky prostredníctvom softvérových nástrojov.