Skenovanie našich dokumentov bolo bezproblémové a spoľahlivé. Ocenili sme rovnako dobrú spoluprácu ako pri tradičných projektoch ECM. Režim „pevnej ceny“ ušetril nášmu finančnému riaditeľovi akékoľvek prekvapenia.

René Schreyer, hlavný konzultant ECM/SAP, Voith

Spoločnosť Voith hľadala dodávateľa na aktualizáciu Content Servera z verzie 10 na verziu 16. Spoločnosť Voith ocenila rozsiahle skúsenosti a odborné znalosti spoločnosti IXTENT, stovky referencií a implementácií z celého sveta a spoločnému projektu nestálo nič v ceste. V priebehu roka bol server Content Server úspešne aktualizovaný na najnovšiu podporovanú verziu.

Jednou z pridaných hodnôt spoločnosti IXTENT je nadviazanie dlhodobého partnerstva s každým zákazníkom. V priebehu spolupráce v oblasti ECM sa objavila aj potreba presunúť papierový archív spoločnosti Voith Hydro do menšieho priestoru v rámci závodu a s tým súvisiaca digitalizácia a skartácia dokumentov.

Požadovaná ponuka mala pokryť celý proces digitalizácie, ktorý zahŕňal konverziu všetkých papierových zložiek z fyzického úložiska do elektronickej podoby, následnú fázu certifikovanej skartácie a nakoniec automatizovaný import dokumentov do systému DMS, kde by boli pohodlne prístupné používateľom.

Skenovanie našich dokumentov uložených v papierovom archíve prebiehalo hladko a spoľahlivo od fyzického prevzatia až po doručenie digitalizovaných verzií. Všetko bolo dodané v rovnakom usporiadaní. Ocenili sme rovnako dobrú spoluprácu ako pri tradičných projektoch ECM. Pevná cena tiež ušetrila nášho finančného riaditeľa akýchkoľvek prekvapení.

René Schreyer, hlavný konzultant ECM/SAP v spoločnosti Voith Digital Ventures

Po dokončení skenovania bolo možné pristúpiť k unikátnemu riešeniu (USP), pre ktoré bola nadviazaná spolupráca so spoločnosťou IXTENT. Dôvodom je, že služba sa neskončila fyzickým prenosom súborov, ale skončila, keď sa dokumenty nachádzali v cieľovom umiestnení na našom serveri obsahu OpenText.

Na obsahový server bolo prenesených viac ako 300 000 dokumentov, a to ako novo naskenovaných, tak aj naskenovaných rôznymi poskytovateľmi skenovacích služieb alebo naskenovaných interne za posledných 20 rokov s použitím rôznych typov súborov a priečinkov a názvov.

Okrem toho sú dokumenty a údaje na serveri Content Server v súlade so stále aktívnou databázou SQL, ktorá sa naďalej používa na kombinované a bezlicenčné vyhľadávanie naskenovaných a nenaskenovaných priečinkov a ich obsahu.

Riešenie importu prostredníctvom Document Pipeline a SDF sa ukázalo ako stabilné a spoľahlivé. Bola zachovaná na účely budúceho „skenovania na požiadanie“.

V neposlednej rade:

  • všetky dokumenty boli prepojené s ich metadátami v databáze Voith SQL
  • všetky dokumenty, ktoré ešte neboli v databáze SQL, dostali nové metadáta
  • všetky dokumenty boli umiestnené na obsahový server spolu s ich metadátami, aby bolo možné kombinované vyhľadávanie (metadáta aj plnotextové vyhľadávanie)
  • odkazy (ID uzlov na serveri s obsahom) na všetky dokumenty boli uložené v našej databáze SQL

Implementácia projektu digitalizácie archívu

  • Materiál na digitalizáciu sa nakladal v priestoroch klienta v Rakúsku.
  • Spracovali sa dve nákladné autá papierových dokumentov.
  • Po preprave a naskenovaní bola všetka dokumentácia uložená na bezpečnom mieste neprístupnom pre nepovolané osoby.
  • Miesto uskladnenia bolo zabezpečené monitorovacím systémom (prístup zamestnancov bol možný len na základe osobného povolenia) a bol zavedený systém odovzdávacích protokolov.
  • Naskenované dokumenty sa importovali prostredníctvom dokumentových potrubí do príslušných priečinkov servera Voith Content Server a obohatili sa o metadáta.

Skartácia bola vykonaná pomocou certifikovaného hardvéru (vrátane veľkých formátov, CD…). Po skartácii bola vydaná úradná správa certifikovaným orgánom. Spoločnosť Voith mohla zvoliť stupeň utajenia skartácie (1-6) v súlade s miestnymi predpismi (čím vyšší stupeň utajenia, tým náročnejšia agenda a pomalšie spracovanie).

Skenovacie a skartovacie služby boli zahrnuté v pevnej cenovej ponuke, riziko viac práce, ako sa očakávalo, prevzala spoločnosť IXTENT.

So službou „skenovanie ako služba“ od spoločnosti IXTENT na kľúč získate:

  • kvalita a rýchlosť realizácie
  • atraktívne a konkurencieschopné ceny („pevná cena“ – istota konečných nákladov)
  • zložitosť procesu (digitalizácia/skenovanie, sofistikovaná extrakcia, validácia, bezpečnosť, archivácia, riadená skartácia)
  • zabezpečenie hardvéru, logistiky, monitorovania
  • spoľahlivý a dôveryhodný partner (miestne referencie na vyžiadanie)

O skupine Voith

Skupina Voith je globálna technologická spoločnosť. So svojím širokým portfóliom systémov, produktov, služieb a digitálnych aplikácií spoločnosť Voith definuje štandardy v energetike, ropnom a plynárenskom priemysle, papierenskom priemysle, ťažbe, doprave a automobilovom priemysle. Spoločnosť bola založená v roku 1867, dnes má viac ako 19 000 zamestnancov, tržby vo výške 4,3 miliardy eur a pobočky vo viac ako 60 krajinách, čo z nej robí jednu z najväčších európskych rodinných spoločností.

Divízia Voith Hydro je súčasťou skupiny Voith a popredným dodávateľom kompletných riešení pre zariadenia vodných elektrární. Spoločnosť Voith vyvíja individuálne dlhodobé riešenia a služby pre veľké a malé vodné elektrárne na celom svete. Jej portfólio produktov a služieb pokrýva celý životný cyklus a všetky hlavné komponenty elektrární, od generátorov, turbín, čerpadiel a automatizačných systémov cez dodávky náhradných dielov, údržbu a školenia až po digitálne riešenia pre inteligentné vodné elektrárne.