Elektronický archív faktúr pre finančné oddelenie KIA Slovakia

„Tím IXTENT bol vždy k dispozícii a vždy našiel spôsob, ako problém vyriešiť. Nezáležalo na tom, či išlo o bežný dotaz alebo o niečo zložitejšie – reakcia prišla hneď a riešenie tiež. Takýto partner sa ťažko hľadá.“ Jana Frátriková, Vedúca účtovného oddelenia, KIA Slovakia s.r.o.

Východisková situácia

Finančné oddelenie KIA Slovakia spracovávalo približne 30 000 faktúr ročne – celkový ročný objem fakturačnej dokumentácie presahoval 200 000 súborov. Prevažnú väčšinu faktúr (99 %) tvorili elektronické faktúry doručené e-mailom vo formáte PDF, zvyšných 1 % tvorili papierové faktúry od nových dodávateľov.

Dokumenty k faktúram boli roztrúsené medzi troma nesúrodými systémami: FileServer X ako hlavné úložisko, SAP Content Server pre vybrané dodacie listy ukladané skladníkmi a globálna aplikácia AutoWay pre žiadosti o schválenie nákupov (RFA). SAP slúžil de facto len ako rozcestník s odkazmi do rôznych úložísk – neponúkal jednotné vyhľadávanie ani konzistentnú správu oprávnení.

Kľúčové problémy, ktoré si vyžiadali zmenu:

• Faktúry boli po úhrade fyzicky tlačené a zakladané do registrátorov. Na začiatku roka sa presúvali do centrálneho papierového archívu v inej budove – prístup k dokladom si vyžadoval súčinnosť oddelenia General Affairs a nebol okamžitý.
• Dokumenty nemali v systémoch uložený typ, čo znemožňovalo automatizovanú kontrolu úplnosti fakturačnej dokumentácie. Približne 70 % faktúr prechádzalo automatickým zaúčtovaním, zvyšných 30 % vyžadovalo ručné prepojenie príjemky alebo objednávky.
• Neexistovalo centralizované úložisko garantujúce integritu dát, nemennosť dokumentov po úhrade faktúry a konfigurovateľné retenčné pravidlá.
• Riziko straty papierových dokumentov, neautorizovaného prístupu alebo chybného zmazania digitálnych súborov rozložených vo viacerých systémoch.

Výsledkom bol časovo náročný proces: nájdenie konkrétneho dokladu vyžadovalo prístup do viacerých systémov alebo fyzický výdaj z archívu v inej budove.

Riešenie

Projekt bol zahájený v decembri 24 implementáciou platformy, ktorá prebiehala v troch prostrediach (DEV, TEST, PROD). Systém bol nasadený do produkcie v septembri 2025, migrácia historickej dokumentácie bola dokončená vo februári 2026.

Platforma a business workspace faktúry

Ako centrálna dokumentová platforma bol nasadený OpenText Extended ECM X2 for SAP, zahŕňajúci Content Server (DMS funkcionalita), Archive Center (úložisko so šifrovaním a časovými pečaťami), Directory Services (správa používateľov napojená na KIA Active Directory), System Center a Intelligent Viewer pre zobrazenie dokumentov priamo v prostredí xECM.

Pre každú faktúru vzniká v xECM automaticky business workspace (WS) – štruktúrovaný pracovný priestor naviazaný priamo na objekt faktúry v SAP module FI. Workspace má presne definovanú priečinkovú štruktúru s oddelenými podpriečinkami pre 16 typov dokumentov: faktúry (INV), dodacie listy (DNO), objednávky (PRO), žiadosti o schválenie (RFA), colné doklady (SAD), akceptačné certifikáty (FAC, SIC) a ďalšie. Metadáta workspace sú priebežne synchronizované zo SAP – zahŕňajú typ faktúry, variabilný symbol, čísla objednávok, údaje o dodávateľovi, sumy aj stav úhrady.

Každý workspace obsahuje tri záložky: Overview (metadáta faktúry a priečinková štruktúra), Documents (správa súborov s navigačným stromom) a Completeness Check (stav povinnej dokumentácie). Prístup je riadený pomocou AD skupín s presne definovanou maticou oprávnení. Po archivácii prechádza workspace do režimu len na čítanie.

Integrácia s existujúcimi systémami

Kľúčovou požiadavkou bolo zachovať existujúce používateľské procesy a zároveň zabezpečiť automatické ukladanie všetkých dokumentov do xECM. Integrácia pokryla štyri systémy:

• SAP FI: Inštalácia SAP Add-On balíčka OpenText xECM for SAP, konfigurácia ArchiveLink a Generic Object Services (GOS) pre ukladanie dokumentov priamo k objektom faktúr. Single Sign-On cez OpenText Directory Services napojené na KIA Active Directory. Business workspace faktúry je dostupný prokliknutím zo SAP GUI cez transakciu FB03 a menu GOS → Business content.
• KMS (schvaľovacia aplikácia nad SAP): KMS bolo rozšírené tak, aby dokumenty nahrávané počas schvaľovania faktúry boli ukladané paralelne do xECM cez SAP ArchiveLink. Používateľský workflow v KMS zostal nezmenený.
• OCR (ABBYY FlexiCapture): Prichádzajúce faktúry z e-mailu spracováva OCR – vyťažuje hlavičkové údaje, zakladá objekt faktúry v SAP a automaticky ukladá faktúru, prílohy aj samotný e-mail do príslušného workspace v xECM.
• AutoWay (globálny schvaľovací systém KIA na báze MS SharePoint): Dokumenty RFA sú získavané z AutoWay a ukladané do xECM cez KMS a SAP ArchiveLink.

Automatizovaný completeness check

Jednou z kľúčových funkcionalít nového riešenia je automatizovaná kontrola úplnosti fakturačnej dokumentácie. Podmienky pre každý typ faktúry sú konfigurované cez číselník Invoice_CompletenessCheck – systém rozlišuje 21 typov faktúr a pre každý definuje sadu povinných dokumentov. Požiadavky sa môžu líšiť nielen podľa typu faktúry, ale aj podľa čísla objednávky (PRO number) alebo kódu dodávateľa (Vendor code), pričom poradie vyhodnotenia podmienok určuje atribút Priority.

Pre každý povinný typ dokumentu systém vyhodnocuje jedno z troch pravidiel:

• Exactly one document required – faktúra musí obsahovať práve jeden dokument daného typu.
• At least one document required – postačuje aspoň jeden dokument daného typu.
• Document count must match other group – počet dokumentov daného typu musí zodpovedať počtu dokumentov iného typu (typicky počet akceptačných certifikátov FAC alebo SIC musí zodpovedať počtu objednávok PRO).

Stav completeness checku je viditeľný priamo vo workspace faktúry v záložke Completeness Check. Pred úhradou faktúry volá KMS cez REST API xECM completeness check report. Ak sú všetky povinné dokumenty prítomné, faktúra je uhradená a workspace je automaticky archivovaný. Ak dokumenty chýbajú, KMS odovzdá faktúru používateľovi na doriešenie. Systém každý pondelok automaticky odosiela report o uhradených nekompletných faktúrach na definované e-mailové adresy.

Archivácia, časové pečate a retencia

K archivácii workspace dochádza automaticky v okamžiku, keď je faktúra uhradená a spĺňa completeness check. OpenText Archive Center zabezpečuje šifrovanie všetkého dokumentového obsahu a opatrenie každého dokumentu kvalifikovanou časovou pečaťou. Pri pokuse o uloženie duplikátnych súborov Archive Center zabezpečí, aby bol súbor fyzicky v úložisku len raz – všetky odkazy z xECM aj SAP smerujú na tento jediný súbor.

Faktúry sú archivované po dobu 10 rokov od roku prijatia. Po uplynutí retenčnej doby sú označené na skartáciu, ktorú musí schváliť zodpovedný správca registratúry prostredníctvom skartačného reportu v module Records Management.

Migrácia historických faktúr

Súčasťou projektu bola migrácia historickej fakturačnej dokumentácie z FileServera do xECM. Migrácia prebiehala v dvoch fázach a vyžiadala si jeden change request. Ten spresnil rozsah migrácie už archivovaných SAP objektov, ktorých presná špecifikácia nebola súčasťou originálneho zadania.

Pre vytvorenie business workspace pre historické faktúry bol použitý zákaznický SAP report spustený hromadne na pozadí cez transakciu SA38. Rovnakým reportom boli migrované aj dokumenty uložené v SAP Content Serveri cez ArchiveLink – čím sa zabezpečilo nahrávanie dokumentov a metadát do správnych workspace v xECM. Všetky migrované dokumenty sú dostupné zo SAP otvorením workspace priamo z objektu faktúry cez GOS.

Výsledok

KIA Slovakia mala jasný cieľ: prestať tlačiť faktúry, zbaviť sa roztrúsených úložísk a mať všetky dokumenty dostupné okamžite zo SAP. To sa podarilo. Systém je v prevádzke od septembra 2025 a spracováva všetku novú fakturačnú dokumentáciu – príjem cez OCR, schvaľovanie cez KMS, ukladanie cez SAP, všetko automaticky skončí na jednom mieste v xECM. Completeness check sleduje povinné prílohy bez manuálnej práce, archivácia a retencia beží automaticky. Migrácia historických faktúr z FileServera bola dokončená vo februári 2026. Historická fakturačná dokumentácia je teraz dostupná na jedno kliknutie priamo zo SAP, v novom xECM. KIA zaviedla pravidlo, že všetky faktúry musia prejsť novým systémom xECM a tak výrazne dopomohla tomu, aby prechod na nový systém prebehol úspešne a rýchlo.

„Skôr sme mali dokumenty roztrúsené po niekoľkých systémoch a nájdenie konkrétneho dokladu si vyžadovalo čas aj úsilie. Teraz máme všetko na jednom mieste – faktúry, dodacie listy, objednávky, schválenia. To, čo predtým trvalo, dnes vyrieši jedno kliknutie.“ Jana Frátriková, Vedúca účtovného oddelenia, KIA Slovakia s.r.o.