Ringier ČR je súčasťou švajčiarskej vydavateľskej skupiny Ringier AG. Ringier ČR, a. s., je vydavateľstvo s najväčším počtom čitateľov na českom trhu, ktorého tituly číta viac ako 3,9 milióna čitateľov. S 34 % podielom na trhu je Ringier najsilnejším vydavateľom denníkov a vedúcim vydavateľom časopisov v Českej republike. Vydavateľstvo Ringier má pobočky vo Švajčiarsku, Nemecku, Maďarsku, Rumunsku, Srbsku, na Slovensku, Ukrajine, v Číne, Indii, Indonézii a vo Vietname.
Ciele projektu
Spoločnosť Ringier ČR mala záujem:
- znížiť náklady na fyzickú archiváciu dokumentov, ktorú zabezpečuje zmluvne,
- úplne eliminovať náklady na spracovanie už archivovaných dokumentov a
- zvýšiť používateľský komfort zamestnancov finančného oddelenia tým, že budú môcť vyvolať obraz dodávateľskej faktúry priamo zo systému SAP.
Riešenie
Architektúra riešenia vychádzala zo špecifikácií klienta Ringier ČR, ktoré predpokladali pripojenie lokálnej skenovacej pracovnej stanice k archivačnému systému postavenému na platforme Livelink, ktorú nasadila spoločnosť Ringier Switzerland v spolupráci s OpenText. Pre pražskú kanceláriu spoločnosti Ringier ČR boli zakúpené vysoko výkonné farebné skenery Fujitsu s podporou softvéru Livelink Enterprise Scan. Enterprise Scan sa používa najmä na hromadné skenovanie dokumentov, spracovanie podľa nastaveného scenára (napr. rozpoznávanie čiarových kódov atď.) a archiváciu dokumentov. Aplikácia Enterprise Scan bola súčasťou balíka Livelink Imaging spolu s Windows Viewer, Java Viewer atď.
Počas procesu spracovania dokumentov pomocou funkcie Enterprise Scan sa zobrazuje priebeh procesu. Pred každým dokumentom je záhlavie, v ktorom sa zobrazujú základné informácie: poradie dokumentu, počet strán v dokumente a index dokumentu, ktorý sa automaticky preberá z čiarového kódu.
Jednotlivé naskenované položky sa automaticky triedia do dokumentov podľa čiarového kódu. To znamená, že ak sa rozpozná čiarový kód, automaticky sa vytvorí nový dokument (kótovaný so záhlavím). Enterprise Scan umožňuje používateľovi vymazať dokumenty, rozdeliť ich na menšie časti, zlúčiť, exportovať a odoslať ich prostredníctvom webového klienta na ďalšie spracovanie. Na zlepšenie kvality naskenovaných faktúr sa použila aj technológia VRS (Virtual ReScan) spoločnosti Kofax na spracovanie dokumentov na ceste medzi skenerom a Enterprise Scan. Jeho úlohou je optimalizovať naskenovanú stránku s ohľadom na možnosti skenera a kvalitu predlohy. Všetko sa vykonáva automaticky a nie je potrebná žiadna interakcia používateľa.
Archivácia naskenovaných dokumentov
Skenovaním došlých faktúr v systéme Ringier ČR sú tieto pripravené na odoslanie na spracovanie do vzdialeného systému SAP R/3 a následne uložené v centrálnom úložisku údajov vo Švajčiarsku, ktoré je implementované priamo spoločnosťou Open Text. K tomu dôjde vždy, keď sú v pracovnom priestore Enterprise Scan naskenované dokumenty a index čiarového kódu je rozpoznaný pre všetky z nich. Potom je možné spustiť proces archivácie dokumentov.
Archivácia do systému SAP sa vykonáva pomocou transakcie OAWD. Ďalšia navigácia v systéme SAP závisí od typu dokumentu. Po úspešnej archivácii sa všetky naskenované dokumenty odstránia z pracovného priestoru Enterprise Scan, čím sa uvoľní prevádzková kapacita.
V rámci ďalšieho rozvoja spracovania účtovných dokladov spoločnosť Ringier zvažuje možnosť doplniť archív o elektronický podpis. Jej cieľom je úplne zrušiť archiváciu papierových dokumentov. V blízkej budúcnosti sa uvažuje aj o extrakcii obsahu faktúr po ich naskenovaní a automatizácii ich zaúčtovania v systéme SAP ERP.