„Realizácia projektov Centrálna archivačná platforma, Archivácia dát SAP R/3, Integrácia centrálnych archivačných služieb do aplikácií SIPO a PPS a ďalších bola pre našu spoločnosť základom pre dosiahnutie plne elektronického obehu dokumentov vo finančných službách SP, a.s. Pre back-office a front-office Slovenskej pošty je toto riešenie nevyhnutnou podmienkou pre ďalšie efektívne a bezpečné spracovanie dát.“

Pavel Sulík, riaditeľ odboru stratégie IT, Slovenská pošta, a.s

Slovenská pošta, a.s., je popredným poskytovateľom moderných komunikačných, distribučných a platobných služieb na slovenskom trhu s vytvorenými logistickými podmienkami pre podnikanie v strednej a východnej Európe.

Slovenská pošta ponúka svoje služby prostredníctvom siete viac ako 1 500 pôšt. Zákazníci majú k dispozícii 6 797 poštových schránok. Zákazníci Slovenskej pošty využívajú 20 678 pôšt.

Korene spoločnosti siahajú do roku 1874, keď sa Maďarsko stalo zakladajúcim členom Svetovej poštovej únie. Po roku 1918 riadila poštu na Slovensku Československá poštová správa a v období Slovenskej republiky 1939 – 1945 Slovenská poštová správa. Vznikom Slovenskej republiky 1. januára 1993 vznikla Slovenská pošta.

Situácia

V súvislosti s úspešným rozvojom a rozširovaním portfólia ponúkaných produktov a služieb bola Slovenská pošta konfrontovaná s požiadavkou komplexnej a centrálnej archivácie dát a dokumentov:

  • Aplikácia SIPO = sústredený výber platieb obyvateľov (napr. archivácia naskenovaných obrazov, export/import SIPO).
  • PPS = poštové platby (napr. naskenované obrázky faktúr, export správ vo formáte pdf).
  • APO.NET – front office systém používaný na jednotlivých pobočkách Slovenskej pošty.
  • DMD – systém pre prevádzku dopravy, archiváciu vybraných údajov alebo archiváciu systému SAP ERP (archivácia dátových objektov, tlačových zostáv, odchádzajúcich dokumentov, napr. faktúr).

Požiadavka na vytvorenie takéhoto systému vyšla z oddelenia IT stratégie a jasne definovala potrebu minimalizovať prácu s papierovými dokumentmi ako rozhodujúci faktor pre zvýšenie efektívnosti celej spoločnosti.

Na základe tejto definície bola vypracovaná koncepcia systému, ktorá zahŕňala:

  • Bezpečnú archiváciu a evidenciu elektronických dokumentov.
  • Správu fyzických a elektronických archívov a skartáciu.
  • Požiadavky na jednoduchú kontrolu.
  • Vyhľadávanie a jednoduchý prístup k archivovaným údajom a dokumentom priamo prostredníctvom zdrojovej aplikácie.

Konečným cieľom bolo zabezpečiť archiváciu výstupných údajov zo všetkých archivovaných systémov a jednoduchý prístup používateľov k archivovaným údajom. Druhým cieľom bolo vytvoriť centrálny archív.

Implementované riešenia

Riešenie pre Slovenskú poštu implementovala spoločnosť IXTENT v dvoch samostatných projektoch.

V rámci prvého projektu realizovaného v roku 2007 boli archivované aplikácie SIPO a PPS, ktoré nie sú súčasťou SAP. Súčasťou projektu bola aj archivácia starých systémov SAP.

V rámci druhého projektu, ktorý sa realizoval na prelome rokov 2009 a 2010, sa zabezpečila archivácia aplikácií, ktoré nie sú aplikáciami SAP, APO.Net a DMD a komplexná archivácia SAP R/3 vrátane tlačových zostáv a odchádzajúcich dokumentov..

Obrázok: Centrálna archivačná architektúra

Archivácia údajov SAP ERP sa používa na

Archivácia odchádzajúcich dokumentov

Počas implementácie tohto riešenia boli spätne generované historické doklady vystavené od roku 2006 do času implementácie. Okrem toho sa vykonáva automatická archivácia aktuálne vystavených dokladov. Na archiváciu bolo vybraných celkovo 6 typov dokumentov (faktúra, dodací list, objednávka, nákupný príkaz, expedičný list, príjemka), ktoré sú uložené vo formáte PDF.

Archivácia tlačových zostáv

Aj v tomto prípade implementácia zahŕňala spätné generovanie tlačových zostáv od roku 2004 do času implementácie. Podobne sa vykonáva aj automatická (periodická) archivácia novo vytvorených tlačových zostáv a manuálna archivácia vybraných typov tlačových zostáv. Na archiváciu bolo vybraných celkovo 83 správ. Tlačové správy sú uložené v archíve vo formáte ALF, TXT alebo XLS.

Archivácia údajov SAP R/3

Bolo vybraných 10 archivačných objektov, ktoré umožňujú archiváciu až 85 % objemu archivovateľných údajov. Objekty archivujú údaje z modulov FI, MM a CO. Doba uchovávania bola stanovená na 24 mesiacov. Údaje od roku 2004 boli archivované.

Obrázok: Schéma riešenia archivácie SAP

Archivácia SIPO sa vykonáva pre

Naskenované obrázky poukazov SIPO

Údaje staré 180 dní sa majú archivovať po dobu 5 rokov na účely riešenia reklamácií. Údaje sa každý deň spracujú v každom zo spracovateľských centier pomocou archivačného skriptu a nástroja Open Text Document Pipeline a zaradia sa do nočného frontu na prenos do centrálneho archívu. Klientská aplikácia IS SIPO v prípade potreby získava tieto údaje z centrálneho archívu prostredníctvom volaní HTTP.

Vývoz a dovoz SIPO

Táto archivácia je určená pre aplikačné riešenie pre riadenie a monitorovanie komunikačného rozhrania s kľúčovými zákazníkmi Slovenskej pošty v oblasti SIPO. Open Text Livelink ECM sa používa ako prezentačná vrstva. Údaje, ktoré sa majú archivovať, sa kopírujú zo servera FTP v dennej dávke, na vstupe do DMS sa im poskytnú metadáta potrebné na ich kategorizáciu pomocou nástroja XML Object Importer a následne sa archivujú. Open Text Livelink ECM automaticky spravuje ich ukladanie na archívnom serveri.

V prostredí Open Text Livelink ECM sú údaje indexované a plne vyhľadateľné.

Archivácia PPS zabezpečenie archivácie obrazov poštových platobných poukazov, správ a hlásení generovaných aplikáciou PPS. Súbory sú archivované vo formáte PDF.

Archivácia z aplikácie IS DMD je agenda dopravného parku Slovenskej pošty. Na archiváciu boli vybrané tlačené zostavy s faktúrami a záznamami o pohonných hmotách, ktoré sa v súčasnosti importujú do systému SAP ERP. Archivačné skripty načítajú súbory z výmenného bodu raz za mesiac. Scenár je analogický s archiváciou APO.Net, t. j. uložené údaje a ich prezentáciu riadi Open Text Livelink ECM. Údaje sa tam ukladajú pomocou protokolu WebDAV.

Archivácia údajov z APO.NET sa používa najmä na kontakt s občanmi, zabezpečenie procesov vykonávaných na pobočkách a výmenu údajov z rôznych aplikácií. Ide o centralizované riešenie, ktoré umožňuje automatizáciu poštových operácií.

Open Text Livelink ECM

Open Text Livelink ECM slúži ako prehliadač dokumentov pre vyššie uvedené aplikácie.

Pri plnom využití možností Open Text Livelink ECM, ktoré sa plánuje v Slovenskej pošte, ergonómia riešenia umožní rozlišovať medzi zamestnaneckou zónou, centrálnym pracovným prostredím organizácie a navyše aj virtuálnymi pracovnými prostrediami skupín, ako sú projektové tímy.

Používateľovi sa prioritne ponúknu najčastejšie používané funkcie. Ďalšie funkcie budú k dispozícii vo forme konfigurovateľných kontextových ponúk. Zobrazenie jednotlivých komponentov sa prispôsobí v závislosti od oblasti, v ktorej sa používateľ nachádza. Základné rozvrhnutie je však predvolene konštantné.

Open Text Livelink ECM vás zbaví námahy pri zdieľaní firemných informácií. Pomocou deväťúrovňového modelu oprávnení zabezpečuje Open Text Livelink ECM, že prístup k rôznym podnikovým informáciám majú len používatelia s príslušnými oprávneniami. Zabezpečené úložisko s webovým prístupom znamená, že používatelia kdekoľvek na svete majú kedykoľvek prístup k informáciám pomocou štandardného webového prehliadača. Vďaka webovému rozhraniu a otvorenej architektúre je Open Text Livelink ECM rýchlo použiteľný. Nízke nároky na údržbu potom výrazne znižujú celkové náklady na prevádzku

Obrázok: Užívateľské prostredie Open Text Livelink ECM na prístup k dokumentom zo SIPO, APO.Net a DMD

Zhrnutie

Slovenská pošta, a.s. si vybrala správny spôsob nasadenia centrálnej archivačnej platformy svetového lídra Open Text. Vybrala si najbezpečnejšie riešenie, ktoré plne pokrýva oblasti ECM pre svet SAP aj mimo neho.

Dôkazom správnej voľby je skutočnosť, že Slovenská pošta ho chce v blízkej budúcnosti využívať predovšetkým na archiváciu ostatných aplikácií Front Office, neskôr na Back Office a IT infraštruktúru.

Ide najmä o oblasť:

  • SAP (analýza kľúčových procesov, obeh faktúr, zmluvy, objednávky atď.).
  • Open Text Livelink ECM (personálne dokumenty, dokumenty kvality, smernice atď., správa zmlúv, schvaľovanie dovoleniek, žiadostí a dokumentov všeobecne).
  • Records Management – princípy spisovej služby pre kľúčové dokumenty/záznamy.
  • Riadený životný cyklus informácií v rámci Slovenskej pošty.
  • MS Exchange (archivácia e-mailov ako obchodných dokumentov, prípadne správa pošty).

Takýto postup nám umožňuje rýchlo demonštrovať praktický prínos nasadenia systému, overiť správnosť výberu SW platformy a implementačného partnera a pokračovať tak v ďalšom vývoji celého riešenia.