O zákazníkovi

Klient je dôležitou súčasťou globálnej priemyselnej skupiny, ktorá patrí medzi popredných svetových vývojárov a dodávateľov technológií a komponentov pre automobilový priemysel. Skupina prevádzkuje komplexnú účtovnú štruktúru zahŕňajúcu 6 účtovných okruhov v dvoch krajinách. Spracovanie dodávateľských faktúr v SAP prebiehalo naprieč celou touto štruktúrou, čo kládlo vysoké nároky na konzistenciu, sledovateľnosť a mieru automatizácie celého procesu.

Východisková situácia

Klient prevádzkoval dve oddelené riešenia na spracovanie dodávateľských faktúr: OCR systém OpenText Invoice Capture Center (ICC) zabezpečoval digitalizáciu a extrakciu dát, zatiaľ čo procesnú a schvaľovaciu logiku mala na starosti riešenie tretej strany integrované do SAP.

Priamym impulzom na zmenu bolo blížiace sa ukončenie podpory produktu ICC zo strany výrobcu. Zároveň však existujúca architektúra – dva samostatné komponenty od rôznych dodávateľov – prinášala systémové obmedzenia: pomalšiu výmenu dát medzi OCR vrstvou a procesnou časťou, vyššie nároky na údržbu integrácií a obmedzenú funkčnosť v porovnaní s natívnymi riešeniami. Klient chcel reagovať na aktuálne trendy v automatizácii finančných procesov a nastaviť infraštruktúru, ktorá bude dlhodobo udržateľná a schopná reagovať na aktuálne technologické výzvy.

Analýza ukázala, že kombinácia IC4SAP + VIM od OpenTextu tvorí natívny tandem s priamym prístupom k dátam v SAP – to umožňuje automatickú validáciu fakturačných dát voči kmeňovým dátam priamo v systéme, bez externej integrácie a s výrazne širšou funkčnou výbavou. Nahradenie riešenia tretej strany za OpenText VIM znamenalo unifikáciu prostredia pod jedného dodávateľa a otvorenie cesty k výraznejšej automatizácii spracovania faktúr.

Riešenie

Projekt bol realizovaný v troch nadväzujúcich fázach.

Fáza 1 – Pilotné nasadenie (Rapid Deployment)

Implementácia prebiehala metodikou Best Practice – maximálne využitie štandardnej funkcionality VIM bez zákazníckych úprav. Cieľom bolo rýchle nasadenie do testovacieho prostredia na jeden účtovný okruh a overenie funkčnosti celého procesu.

Analytická fáza zahŕňala detailné zmapovanie existujúceho riešenia, identifikáciu procesných rozdielov a návrh cieľového konceptu. Výsledkom bol Business Blueprint definujúci rozsah implementácie.

Implementačná fáza zahŕňala konfiguráciu vstupných kanálov, nastavenie workflow pre PO a NPO faktúry, zapojenie štandardných obchodných pravidiel a prepojenie IC4SAP s VIM. Po šesťtýždňovej fáze testovania s kľúčovými používateľmi (UAT – User Acceptance Testing) bolo riešenie úspešne odovzdané na akceptáciu.

Schéma End-to-End spracovania dodávateľskej faktúry v SAP cez OpenText VIM
Štandardný proces End-to-End spracovania faktúry.

Fáza 2 – Customizácia a rozšírenie

Na základe výsledkov testovania bol zostavený balík zmenových požiadaviek reflektujúcich špecifiká zákazníkovho SAP prostredia. Implementované boli tieto oblasti:

  • Automatické priradenie účtovného okruhu na základe dát z objednávky.
  • Smerovanie faktúr k správnym schvaľovateľom podľa pozície a typu objednávky.
  • Blokácia faktúr po zaúčtovaní pre servisné a limitné objednávky ako kontrolný krok.
  • Nastavenie EDI kanálu (elektronická výmena dát) na príjem faktúr od dodávateľov.
  • Smart Coding pre NPO faktúry – automatizácia kódovania faktúr bez nákupnej objednávky.
  • Podpora rôznych typov PO faktúr: štandardné, rámcové aj servisné objednávky.
Prepojenie byznys objektov a dokumentov v OpenText VIM for SAP Solutions
Prepojenie byznys objektov a súvisiacich dokumentov v prostredí OpenText VIM for SAP Solutions

Fáza 3 – Nasadenie do produkcie

Po zapracovaní rozvojových požiadaviek prebehlo nasadenie do produkčného prostredia pre všetky účtovné okruhy v rámci dvoch krajín, vrátane adaptácie na špecifiká jednotlivých okruhov a podpory pri spustení.

Výsledkom je jednotné produkčné prostredie pokrývajúce 6 účtovných okruhov v dvoch krajinách, kde celý tok spracovania faktúry – od digitalizácie cez OCR extrakciu až po zaúčtovanie v SAP – prebieha v rámci jednej integrovanej platformy OpenText.

Správa výnimiek pri spracovaní faktúr v OpenText VIM for SAP Solutions
Správa výnimiek v prostredí OpenText VIM for SAP Solutions

Výsledok

Projekt priniesol zásadnú zmenu v architektúre spracovania dodávateľských faktúr. Klient nahradil dve oddelené riešenia od rôznych dodávateľov – dosluhujúci OCR systém a procesnú vrstvu tretej strany – jednotnou platformou OpenText: natívnym tandemom IC4SAP + VIM integrovaným priamo do SAP.

Prepojenie dvoch systémov rôznych výrobcov znamenalo menej funkcií dostupných out-of-the-box, náročnejšiu údržbu a riziká pri upgradoch. Natívny tandem IC4SAP + VIM tento problém odstraňuje: systém má priamy prístup k SAP kmeňovým dátam a disponuje stovkami predkonfigurovaných obchodných pravidiel aktivovateľných bez zákazníckeho vývoja.

Projekt pokryl 6 účtovných okruhov v dvoch krajinách a bol realizovaný metodikou Rapid Deployment – najprv čistý štandard, potom cielená customizácia. Platforma je pripravená na rollout do ďalších krajín skupiny.

Pre finančné oddelenie prináša riešenie viditeľnosť finančných dát v cash flow od okamihu vstupu faktúry do systému. Faktúra je dostupná pre reporting a finančné plánovanie prostredníctvom predbežného zápisu účtovného dokladu ešte pred finálnym zaúčtovaním – bez čakania na manuálne spracovanie.

Pre IT oddelenie znamená projekt zjednodušenie infraštruktúry: jedno riešenie namiesto dvoch oddelených komponentov, čistota SAP ekosystému a ochrana investícií do SAP – riešenie je v súlade s roadmapou výrobcu a zabezpečuje dlhodobú podporu a rozvoj.