Pomocou efektívnej úvodnej analýzy stavu databázy SAP R/3 získala spoločnosť HOPI s.r.o. informácie nielen o rozsahu archivovaných dát, ale aj priebežnú kontrolu nad rastom databázy SAP R/3. Spolu s nastavením úlohy pravidelnej archivácie predstavuje tento postup účinnú ochranu systému SAP pred jeho preťažením neproduktívnymi dátami.

Spoločnosť HOPI s.r.o. bola založená v roku 1992 ako regionálna obchodná spoločnosť, ktorá prešla dynamickým rozvojom. V súčasnosti poskytuje svoje služby v celom regióne strednej Európy, kde patrí medzi najvýznamnejšie logistické spoločnosti.

Firma má divíznu štruktúru, zamestnáva približne 2000 ľudí, obsluhuje približne 4000 zákazníkov v oblasti logistiky, vlastní 360 vozidiel, má skladové priestory umožňujúce skladovanie suchých, chladených a mrazených výrobkov – 6 skladov v Českej republike, 4 na Slovensku a 2 v Maďarsku.

Situácia

Spoločnosť HOPI používa systém SAP R/3 ERP. Vzhľadom na objem údajov v databáze SAP R/3 a pravidelný ročný nárast ďalších údajov vrátane súvisiacich problémov s výkonnosťou systému sa spoločnosť HOPI rozhodla realizovať projekt archivácie údajov, odchádzajúcich dokumentov, tlačových zostáv a databázy.

Bolo vytvorené centrálne úložisko, nad ktorým boli vybudované ďalšie riešenia pre rôzne oblasti správy a obehu dokumentov v systéme SAP vrátane skenovania a archivácie došlých dokumentov. To zahŕňalo aj správu a obeh dodávateľských faktúr.

Súčasťou implementovaného riešenia bola aj archivácia poštového servera Microsoft Exchange.

Riešenie

Každý systém je nastavený špecifickým spôsobom a je jedinečný. Z tohto dôvodu nie je možné pristupovať k riešeniu archivácie údajov v systéme jednotne.

Vďaka dlhoročným skúsenostiam spoločnosti IXTENT v oblasti archivácie dát SAP R/3 bol na účely analýzy vyvinutý špeciálny analytický nástroj, ktorý bol spustený priamo v systéme SAP R/3 spoločnosti HOPI.

Výhody používania analýzy databázy SAP:

  • Jedinečná metóda analýzy údajov (Open Text) je najrýchlejšia a najpresnejšia, vďaka čomu sú analýza a archivácia údajov lacnejšie.
  • Určenie možného rozsahu archivácie údajov – odporúčanie objektov archivácie vs. efektívnosť ich nasadenia.

Projekt archivácie dát bol rozdelený na tieto časti:

  • Archivácia údajov SAP.
  • Archivácia odchádzajúcich dokumentov vo formáte pdf.
  • Pravidelné archivovanie tlačových správ vrátane historických.
  • Implementácia archívneho úložiska a veľkokapacitnej optickej knižnice s technológiou UDO.

Prvou časťou riešenia bolo nastavenie riešenia na archiváciu všetkých novovystavených a historicky vystavených odoslaných dokladov. Archivácia výstupných tlačových zostáv vybraných objektov – vydaných faktúr, dodacích listov a pod. – bola vykonaná predovšetkým z dôvodu splnenia legislatívnych a audítorských požiadaviek.

Vlastné riešenie sa vykonáva štandardnými prostriedkami SAP – výber a zobrazenie odchádzajúceho dokumentu z archívu. Archivuje sa presný obraz dokumentu (faktúry) vo formáte PDF, ako opustil systém. Tento súbor PDF je prepojený s objektom faktúry v systéme SAP a je prístupný prostredníctvom ponuky priamo z rozhrania SAPGUI.

Následné zmeny v systéme už nemajú vplyv na archivovaný dokument. Dokument zostáva presne v tej podobe, v akej bol archivovaný.

Obrázok: Zobrazenie archivovaného odchádzajúceho dokladu z prostredia vydanej faktúry

V druhej časti boli implementované nástroje na automatické generovanie a archiváciu tlačových zostáv (výstupov ABAP zostáv zo SAP-u). Implementované programy umožňujú jednak periodickú archiváciu, t. j. automatické generovanie a archiváciu tlačových zostáv v momente, keď nastane rozhodujúci dátum pre ich generovanie (napr. Súčasťou riešenia bola aj implementácia nástrojov umožňujúcich manuálnu archiváciu tlačových zostáv používateľom.

Tlačové zostavy sú archivované vo formáte ALF a XLS a na účely klasifikácie a kategorizácie sú vybavené sprievodnými atribútmi, ako je rok, mesiac, nákladové stredisko, účtovný okruh, predajná organizácia atď. Na základe hodnôt týchto atribútov sú tlačové zostavy klasifikované a prezentované používateľovi v stromovej štruktúre (navigátor) v rámci takzvaného zobrazenia DocuLink priamo v prostredí SAPGUI.

Obrázok: Príklad stromovej štruktúry (navigátor) na triedenie tlačových zostáv

Archív je fyzicky oddelený od systému SAP. K údajom sa pristupuje kontrolovaným spôsobom a môžu opätovne poskytnúť dôkazy napríklad o auditovaných procesoch v súlade s platnými predpismi. Doba uchovávania údajov zodpovedá zákonom stanovenej dobe podľa typu informácií. Údaje sú k dispozícii v priebehu niekoľkých sekúnd prostredníctvom bežného používateľského rozhrania.