„Aplikácia IRD výrazne zrýchlila proces prípravy nových interných smerníc a postupov a skrátila čas potrebnoý na pripomienkovanie a schvaľovanie. Zároveň znížila CO2 stopu, šetrením papiera a poštových služieb, lebo celý proces prebieha elektronicky“.
Michal Piecka, Vedúci integrácií a BPM, Západoslovenská distribučná, a.s.

Zákazník

Skupina spoločnosti Západoslovenská energetika, a. s. (ZSE), ktorá energetickou holdingovou spoločnosťou pôsobiacou na Slovensku so sídlom v Bratislave. Hlavnou činnosťou skupiny ZSE je predaj elektriny a plynu a distribúcia elektriny koncovým zákazníkom. Západoslovenská energetika, a. s. je spoločnosť so storočnou históriou.

Počiatočná situácia

Pôvodná aplikácia IRD neposkytovala možnosť vytvárať dokumenty ani riadený proces pripomienkovania. To bolo v kompetencii autora mimo aplikáciu a dokument musel byť fyzicky podpísaný všetkými pripomienkujúcimi. Aplikácia umožňovala prehliadať dokumenty len jedným spôsobom, čo bolo hodnotené ako nedostatočné. 

Základnými požiadavkami skupiny ZSE na aplikačný/IT systém boli vytváranie a evidovanie dokumentov a riadenie procesu pripomienkovania k interným riadiacim dokumentom. Zverejnenie schváleného dokumentu všetkým zamestnancom a, zaslanie oznámenia o zverejnení dokumentu a jeho dostupnosti všetkým zamestnancom. Riešenie by malo obsahovať aj archív dokumentov po skončení platnosti s možnosťou podávania správ. Účelom novej aplikácie je taktiež možnosť zobraziť platné dokumenty podľa rôznych filtrov, napr. podľa autora alebo dátumu vydania.

Riešenie

V rámci riešenia pre zákazníka boli vyšpecifikované všetky postupy, na základe ktorých boli pripravované jednotlivé Workflow. Pristúpilo sa k úplnej automatizácii procesu prípravy dokumentov, následného pripomienkovania, schvaľovania a na konci k uverejneniu dokumentu a zaslaniu patričných notifikácii. Nové riešenie poskytlo i patričný nový vzhľad s možnosťami hľadania a filtrovania dokumentov.

Domovská obrazovka pre správcov dokumentácie vnútornej kontroly.
Domovská obrazovka pre správcov dokumentácie vnútornej kontroly.
Domovská obrazovka IRD pre bežného používateľa.
Domovská obrazovka pre bežného používateľa.

V rámci dodávky riešenia bola vykonaná aj kompletná migrácia všetkých pôvodných dokumentov do nového riešenia, čo znamenalo nemalé úsilie v príprave dokumentov, správnom označení, vytvorení číselníkov a postupnej migrácii, ktorá sa niekoľkokrát opakovala a ladila, aby všetko prebehlo v poriadku. Dokumenty sa migrovali do takzvaného Archívu (špeciálnych priečinkov).

Náhľad do archívu z pohľadu správcu IRD.
Náhľad do archívu z pohľadu správcu IRD.

Záverom

IXTENT spoločne so zákazníkom zrealizoval úspešné nahradenie pôvodnej jednoduchej aplikácie pre riadenie internej dokumentácie úplne novým systémom, ktorý pokrýva kompletný životný cyklus dokumentu od jeho vzniku, pripomienkovania, schvaľovania až k finálnemu zverejneniu. Vďaka tomu sa mohol zákazník zbaviť kompletne papierového procesu a všetky dokumenty sa previedli do elektronickej formy.