Prečo DMS

DMS - systém pre správu a obeh dokumentov

Väčšina činností, ktoré vo firme prebiehajú, je spojená s dokumentmi – správa dokumentov je teda oblasťou, ktorá môže výrazne ovplyvniť výsledky a efektivitu chodu firmy.
Každý, kto v spoločnosti – bez ohľadu na jej veľkosť – pracuje s určitými dokumentmi, po nejakom čase zistí, že ich organizácia vyžaduje pomerne výrazné úsilie, ak chce zaistiť, aby bol v dokumentoch poriadok a boli zdieľané, teda prístupné tým používateľom, ktorým prístupné majú byť. Celá problematika je ešte zložitejšia v okamihu, keď s rovnakými dokumentmi pracuje viac ľudí alebo ide o dokumenty, v prípade ktorých je nutné sledovať históriu vzniku spolu s jednotlivými verziami.

S rastúcim časom potrebným na vyhľadanie požadovanej informácie klesá hodnota tejto informácie a často sa stáva, že dokumenty sa radšej opakovane vytvoria než opakovane využijú, čo má veľký dopad na efektivitu práce s dokumentmi a informáciami.

Všetky vyššie uvedené činnosti a negatívne dôsledky z nich prameniace je možné minimalizovať, alebo aj úplne odstrániť využívaním systému na správu a obeh dokumentov – DMS. Práca s informáciami dnes tvorí jednu z najdôležitejších častí činnosti firmy a tak niet div, že aj Document Management (správa dokumentov) nadobúda na význame, a ak je rozumne nasadená, môže predstavovať znateľnú konkurenčnú výhodu.

Základom DMS sú dokumenty a ich spojenie s procesmi

V prvom rade si treba povedať, že pojem dokument v pojatí DMS neznamená iba klasický kancelársky papier s určitým textom, tak ako si ho pri vyslovení tohto slova predstaví väčšina z nás. Dokument je taktiež súbor v elektronickej podobe bez ohľadu na jeho formát. Najčastejšie sa stretávame s formátmi kancelárskych aplikácií MS Office, ale dokument môže byť taktiež e-mail, zvukový alebo obrazový záznam, technický výkres, fax atď. Všetky tieto objekty sú nositeľmi informácií, ktoré sa vytvárajú, modifikujú, zdieľajú, spracúvajú a ukladajú.

Dokumenty môžeme rozdeliť na štruktúrované a neštruktúrované. Štruktúrované sú v podobe rôznych tabuliek a databáz, ktoré je veľmi ľahké elektronicky spracúvať. Neštruktúrované sú ich presným opakom. Aby bolo možné tieto neštruktúrované dokumenty, ktoré sú tiež nositeľmi veľmi dôležitých informácií, efektívne a rýchlo spracúvať, vznikli systémy DMS, ktoré spájajú tieto dokumenty s reálnymi „business“ procesmi.

Spracovanie dokumentov v rámci jednotlivých procesov sa za podpory systému DMS stáva oveľa rýchlejšie a efektívnejšie. Za systém DMS taktiež jednoznačne hovorí pomer medzi množstvom vyššie uvedených typov dokumentov a informácií, ktoré sa vo firmách spracúvajú: 10 % štruktúrovaných oproti 90 % neštruktúrovaných informácií.

Základná funkcionalita

Základným princípom systému DMS je umožniť efektívne spravovať a zdieľať akékoľvek dokumenty alebo informácie. To sa docieli v prvom rade implementáciou bezpečného centralizovaného úložiska.

Nad týmto úložiskom beží aplikácia DMS, ktorá používateľom ponúka širokú funkcionalitu pre spracovanie dokumentov, a zároveň táto aplikácia riadi prístup k dokumentom podľa nastaveného autorizačného konceptu, čím sa zamedzuje zneužitie informácií pri ich zdieľaní.

Medzi základné rysy systému DMS patria:

Prístup do systému DMS je možné zaistiť cez webové rozhranie alebo cez klienta DMS inštalovaného lokálne. V prípade potreby je možné systém DMS integrovať úplne do prostredia hostiteľských aplikácií, ako je napríklad systém ERP SAP alebo systémy CRM Siebel, SAP CRM apod.

  • organizácia dokumentov do prehľadnej štruktúry,
  • automatická tvorba a riadenie verzií a revízií dokumentov,
  • podpora práce viacerých používateľov s jedným dokumentom – funkcia check in / check out,
  • efektívne vyhľadávanie dokumentov,
  • podpora vytvárania štandardizovaných dokumentov, prenos dát do dokumentu,
  • vytváranie dynamických pohľadov na dokumenty,
  • podpora elektronického schvaľovania a uvoľňovania dokumentov,
  • správa firemných šablón dokumentov,
  • evidencia histórie práce s dokumentmi,
  • publikácia dokumentov na intranet,
  • podpora prevodu papierových dokumentov do elektronickej podoby (skenovanie).

Oblasti využitia

Podľa procesov a ich väzieb na dokumenty môžeme oblasti využitia systému DMS rozdeliť na tri časti:

Dokumenty tvoria výstup určitého procesu - systém DMS ponúka podporu pre vznik a správu dokumentov počas jeho celého životného cyklu. V prípade týchto dokumentov sa zároveň vyžadujú funkcionality pre elektronické schválenie dokumentu pred jeho uvoľnením. Do tejto časti môžu spadať všetky dokumenty, ktoré vo firme vznikajú – objednávka, žiadanka, zmluvy, podklady pre dopyty/ponuky, smernice, listy klientom, informácie pre web, projektová dokumentácia atď.

Dokumenty sú vstupom, ktorým proces štartuje - tu systém DMS primárne rieši evidenciu dokumentu, ktorej súčasťou je obvykle aj jeho naskenovanie a následné schválenie realizované pomocou elektronického obehu dokumentov (workflow). Príkladom tejto skupiny môžu byť napríklad prichádzajúce faktúry, ktoré sa zaevidujú, prechádzajú procesom schválenia a potom sa zaúčtujú. Obzvlášť pri týchto dokumentoch treba zaistiť bezpečnú archiváciu a zamedzenie ich zmeny, pretože na ich základe firma vykonáva svoje činnosti, ktoré musia byť spätne preukázateľné. Okrem faktúr sem môžeme zaradiť všetky prichádzajúce dokumenty. Na archivácii všetkých prichádzajúcich dokumentov je postavené napríklad riešenie spisovej služby. V bankovom sektore je možné na tomto princípe spracúvať požiadavky klientov na rôzne platobné operácie, v poisťovniach podklady na vyrovnanie škodovej udalosti apod.

Dokumenty podporujú dané procesy - do tretej skupiny spadajú napríklad všetky dokumenty, ktoré zamestnanci potrebujú ako podklad na plnenie svojich pracovných úloh. Pre tieto dokumenty je dôležité, aby boli ľahko dostupné a vyhľadateľné. V podstate ide o bezpečný archív dokumentov, ktorý tvorí väčšina dokumentov z prvých dvoch skupín, ktoré už boli spracované a uzatvorené, avšak musia byť pracovníkom stále k dispozícii. V rámci firmy ide väčšinou o aktuálne interné predpisy, podpísané zmluvy, odoslané ponuky, schválené objednávky alebo faktúry, ISO dokumentácie a ďalšie

Vyššie uvedené rozdelenie je však veľmi zjednodušené. Obvykle sa tieto oblasti vzájomne prelínajú a jednotlivé dokumenty a procesy nimi prechádzajú naprieč. Systém DMS zároveň prináša riešenie na bezpečnú archiváciu všetkých dokumentov, ktoré sú jeho súčasťou, čo zaisťuje prístup k týmto informáciám aj po mnohých rokoch. Systémy DMS sú veľmi flexibilné a ich „customizáciou“ sa dajú upraviť a prispôsobiť konkrétnym požiadavkám zákazníka.

V súčasnosti si stále viac firiem uvedomuje, že systém DMS je spôsob, ako dať určité veci v organizácii do poriadku. Už nejde iba o firmy, ktoré dokumentáciu riadiť musia a potrebujú to preukázateľne doložiť, ale ide aj o firmy, ktoré týmto spôsobom optimalizujú svoje vnútrofiremné postupy a procesy. Nedá sa jednoznačne povedať, kto systém DMS potrebuje, a kto nie. Prínosom bude pre všetky spoločnosti. Skôr ide o to, v akom rozsahu je tento systém nasadený. Najväčší prínos je možné logicky očakávať pri nasadení na kľúčové procesy firmy alebo na procesy, s ktorými je spojených najviac dokumentov, ktoré treba efektívne spracúvať a bezpečne archivovať. To môžu byť jasné a vyčísliteľné položky. S riešením DMS sú však spojené aj tzv. nevyčísliteľné prínosy – napr. spokojnosť zákazníkov alebo vlastných zamestnancov.