„Mieru úspechu projektu hodnotím jednak spokojnosťou vlastníka daného biznis procesu, na druhej strane aj spokojnosťou koncových používateľov. Od oboch skupín mám pozitívnu spätnú väzbu. Dlhoročná skúsenosť so spoločnosťou IXTENT sa mi opäť potvrdila hladkým priebehom projektu. Vyzretosť dodaného riešenia sa prejaví vo chvíli, kedy pripravovaný systém prejde testami našich bezpečnostných expertov. Aj v tomto kritériu obstálo dodané riešenie viac ako dobre.“

O spoločnosti

Unipetrol je vedúcou skupinou v oblasti spracovania ropy a petrochémie v Českej republike, jedným z hlavných hráčov v strednej a východnej Európe. V roku 2005 sa stal súčasťou najväčšej rafinérskej a petrochemickej skupiny v strednej Európe – PKN Orlen.

Počiatočná situácia klienta – špecifikácia zadania
Spoločnosť Unipetrol poverila spoločnosť IXTENT technologickým a funkčným upgradom existujúceho riešenia Invoice Cockpit od spoločnosti KOFAX (predtým ReadSoft) na najaktuálnejšiu verziu, a to vrátane komponentov OCR, SAP časti a WebCycle (webové aplikácie pre schvaľovateľov). Hlavné dôvody vykonania upgradu boli tie, že verzia Invoice Cockpit, ktorú používal zákazník bola už zastaraná a existujúci výrobca ju nepodporoval, čo v sebe ukrývalo celý rad prevádzkových rizík.

Návrh riešenia
Keďže sa v posledných rokoch nevykonal žiadny technologický upgrade riešení Invoice Cockpit a existujúcu verziu produktu už primárny tvorca softvéru nepodporoval, bolo nutné zvýšiť existujúcu verziu riešenia Invoice Cockpit 3.2 SP1 na verziu Process Director 7.7 (t. j. vykonať upgrade cez 6 verzií produktu). Tento upgrade znamenal pomerne zásadnú zmenu súčasného riešenia. Technická časť zahŕňala kontrolu všetkých častí produktu, aby sa tak overila implementovaná funkcionalita (ako štandardná, tak aj zákaznícka) pôvodnej verzie oproti štandardnej funkcionalite novej verzie („skok“ cez šesť verzií mohol mať za následok rapídnu zmenu v jadre produktu). Spoločnosť IXTENT využila v maximálnej miere štandardné funkcionality novej verzie, aby systém po inovácii obsahoval čo najmenej kódu písaného na zákazku, t. j. riešenie bolo v maximálnej miere štandardizované. Nová verzia je doslova generačnou zmenou (ako funkcionalitami, tak hlavne technologicky) riešenia ReadSoft (teraz riešenia KOFAX) používaného v spoločnosti Unipetrol.

Prínosy riešenia IXTENT
Spoločnosť IXTENT navrhla klientovi upgrade riešenia. Riešenie sa skladá zo SAP časti (Kofax ReadSoft Process Director, vrátane webovej aplikácie schvaľovateľov), ktorá má za cieľ optimalizovať proces spracovania dodávateľských faktúr, a OCR časti (Kofax ReadSoft Invoices), ktorá zaisťuje automatické rozpoznávanie a zhromažďovanie dát. Zamestnanci firmy nemusia vďaka tomuto riešeniu manuálne prepisovať faktúry do programu SAP, nemusia starostlivo kontrolovať obsah každého dokladu – v systéme bežia automatické kontroly voči dátam v programe SAP, schvaľovací proces je elektronický a má pevný poriadok. Toto automatizované riešenie prináša zníženie nákladov na administratívny proces o 50 a viac percent.
Po úspešnej implementácii prišli na rad retesty a penetračné testy z dôvodu preverenia odolnosti systému voči bezpečnostným hrozbám. Hana Horálková, Project & Resource Manager spoločnosti IXTENT, k testovaniu podotkla: „Testy dopadli veľmi dobre, našlo sa len malé množstvo rizík na odstránenie, na ktorých spoločne s výrobcom produktu intenzívne pracujeme.“

Priebeh spolupráce
Spoločnosť IXTENT v spoločnosti Unipetrol realizovala už v minulosti niekoľko zákaziek – napr. komplexné riešenie workflow na platforme Microsoft Sharepoint a NINTEX Workflow na správu interných procesov, ďalej riešenie na spracovanie faktúr v programe SAP na platforme ReadSoft, a ani týmto upgradom spolupráca medzi klientom a spoločnosťou IXTENT nekončí. Ivan Mokříš, vedúci sekcie aplikácií v spoločnosti Unipetrol, k projektu dodal: „Mieru úspechu projektu hodnotím jednak spokojnosťou vlastníka daného biznis procesu, na druhej strane aj spokojnosťou koncových používateľov. Od oboch skupín mám pozitívnu spätnú väzbu. Dlhoročná skúsenosť so spoločnosťou IXTENT sa mi opäť potvrdila hladkým priebehom projektu. Vyzretosť dodaného riešenia sa prejaví vo chvíli, kedy pripravovaný systém prejde testami našich bezpečnostných expertov. Aj v tomto kritériu obstálo dodané riešenie viac ako dobre. “

Obrázok: Verifikácia daňového dokladu – ukážka zhromažďovania údajov z faktúry