(klient nechcel byť menovaný)

Počiatočná situácia klienta

Spoločnosť sa potrebovala procesne vyčleniť od zvyšku skupiny, pričom túto zmenu bolo nutné vykonať v extrémne krátkom čase.

Obsahom projektu bola migrácia riešenia na spracovanie dodávateľských faktúr od spoločnosti Kofax/ReadSoft. V rámci migrácie mala prebehnúť inovácia všetkých uvažovaných komponentov na najnovšie verzie produktov Invoices a Process Director (inovácia cez šesť verzií softvéru).

Riešenie IXTENT

IXTENT navrhol spoločnosti migráciu a inováciu riešenia. Riešenie sa skladá z časti SAP (Kofax ReadSoft Process Director), ktorá má za cieľ optimalizovať proces spracovania dodávateľských faktúr, a časti OCR (Kofax ReadSoft Invoices), ktorá zaisťuje automatické rozpoznávanie a dolovanie dát. Zamestnanci firmy nemusia s týmto riešením manuálne prepisovať faktúry do SAP, nemusia pozorne kontrolovať obsah každej faktúry – v systéme bežia automatické kontroly voči dátam v SAP, schvaľovací proces je elektronický a má pevný poriadok. Toto automatizované riešenie prináša zníženie nákladov na administratívny proces o 50 a viac percent.

Obrázok: Výhody riešenia Kofax ReadSoft Proces Director

Ako to celé funguje? Opis procesu dolovania faktúr…

Všetky prijaté daňové doklady (faktúry) sú prijímané vo forme súborov PDF ako prílohy e-mailových správ. Hneď ako sa v daných e-mailových schránkach objaví nová e-mailová správa, extrahuje sa jej príloha a tú následne spracuje dolovací engine. Hneď ako je dokončené vydolovanie dát, dáta spoločne s obrázkom faktúry sa pošlú do verifikačného modulu. V tejto chvíli dochádza k jedinej činnosti, ktorá sa od používateľov riešenia OCR očakáva – formálna kontrola obrazov daňových dokladov oproti príslušným vydolovaným údajom v module Verify. Po schválení (eventuálne zamietnutí) daňového dokladu dochádza k prenosu dát do systému SAP.

Vydolovanie dát z obrazu daňového dokladu prebieha na pozadí bez účasti používateľa. Doklad je pripravený v module Verify rádovo niekoľko sekúnd po tom, čo bol riadnym spôsobom spracovaný jobom pre vyťahovanie príloh e-mailových správ a vydolovaný. Základom interpretácie je identifikácia dodávateľov a s tým spojených šablón daňových dokladov. Táto identifikácia prebieha na základe troch údajov – loga dodávateľa, IČO dodávateľa (pre tuzemských) alebo VAT dodávateľa (pre zahraničných) a bankového účtu dodávateľa. Ak dôjde k zhode v jednom zo zmienených údajov medzi vydolovanými dátami z obrazu daňového dokladu a uloženými údajmi v šablóne daňového dokladu pre zodpovedajúceho dodávateľa, potom sa daná šablóna vyberie a na jej základe prebehne kompletné vydolovanie dát pre daného dodávateľa (uplatňujú sa jednotlivé pravidlá pre vydolovanie jednotlivých polí z obrazu daňového dokladu).

K vyššej úspešnosti prispieva samoučiaci sa systém tohto produktu.
Ak bude od určitého dodávateľa spracovaný daňový doklad prvýkrát, vytvorí sa preňho šablóna pre rozpoznanie – obsluha modulu Verify musí dať tejto šablóne daňového dokladu názov.
Správny výber šablóny je kritický pre úspešnosť vydolovania. Preto sa šablóny optimalizujú v module Optimize, aby sa dosiahla čo najvyššia úspešnosť identifikácie dodávateľa a vydolovaných dát.

Obr.: Verifikácia daňového dokladu/ukážka vydolovania údajov z faktúry

Prínosy riešenia

Spoločnosť si kúpila pomerne drahé riešenie „len“ pre nižšie desiatky tisíc faktúr procesovaných ročne, napriek tomu sa im investícia vyplatila. Merateľná návratnosť investície je v tomto prípade jeden a pol roku, čo sa rovná úspore platu dvoch účtovníkov (úspora 50 % nákladov na ľudské zdroje).

Priebeh spolupráce

Projekt sa obišiel bez komplikácií, bol zdarne dodaný v požadovanom skrátenom termíne. Štěpán Švec, Account Manager v IXTENT, k projektu podotkol: „Projekt bol dokončený vo veľmi krátkom čase vďaka rýchlej súčinnosti oboch zúčastnených strán, IXTENT má ako jeden z mála dodávateľov kompetenciu a skúsenosť s týmto výnimočným technickým riešením.“

Hana Horálková, Project Manager v IXTENT, k projektu doplnila: „Práca na projekte ma obohatila o ďalšie skúsenosti v oblasti licenčných práv, vďaka projektu som mala možnosť spoznať úžasných ľudí, s ktorými bola česť spolupracovať, budem sa tešiť na prípadnú ďalšiu spoluprácu.“

Ak chcete aj vy ušetriť a zefektívniť svoj firemný proces dodávateľských faktúr, kontaktujte tím IXTENT na adrese: sales@ixtent.com