Efektívnejšia práca s dokumentmi v prostredí SAP pre spoločnosť Europapier

O zákazníkovi

Europapier je najväčší obchodník s papierom v strednej a východnej Európe. V roku 2015 dosiahol ročný obrat 518 miliónov eur s približne 2 100 zákazníkmi denne. Za týmto výsledkom stojí 961 zamestnancov v 16 dcérskych spoločnostiach. Europapier s tradíciou od roku 1971 sa neustále usiluje o ďalšiu expanziu a rozvoj.

O projekte

Spoločnosť Europapier sa obrátila na IXTENT s požiadavkou na nasadenie jednoduchej a štruktúrovanej organizácie príloh dokumentov v prostredí SAP, mala k dispozícii nástroj OpenText DocuLink, ktorý však aktívne nevyužívala.
Nasadenie riešenia vyžadovalo početné úpravy funkcionalít na mieru zadávateľa. IXTENT pre zákazníka vyvinul špecifické funkcie pre uľahčenie práce budúcich používateľov systému – ako napr. vytvorenie poľa na zobrazenie počtu príloh nad určitým dokumentom. Táto zdanlivo nepodstatná funkcionalita usporí zamestnancovi veľa času v bežnom pracovnom procese. „Pridanie tlačidla pre rýchly prístup k prílohám v nákupnej objednávke bolo dokonca podmienkou jednoduchého využitia novej funkcionality,“ poznamenal Daniel Mašek z oddelenia Business Application Development spoločnosti Europapier.

O použitom riešení

OpenText Document Access for SAP Solutions umožňuje integráciu firemných dokumentov s objektmi priamo v SAP. Office dokumenty, e-maily aj skeny papierových dokladov sú tak dostupné priamo zo SAP transakcií a sú spojené so zodpovedajúcimi podnikovými procesmi. Archivované dokumenty, rovnako ako archivované dáta z historických SAP aj non-SAP systémov, sú prístupné vnútri SAP pomocou integrovaného nástroja DocuLink for SAP Solutions. Dáta je možné prezerať na základe neobmedzeného množstva pohľadov vnútri stromovej štruktúry definovanej zákazníkom. Document Access umožňuje tiež fulltextové vyhľadávanie dokumentov priamo v SAP.

Ukážka prostredia

Dĺžka projektu
 
Práca na projekte od dopytu po uvedenie do produkcie zabrala dva a pol mesiaca času. Keďže bola spoločnosť Europapier s dodávkou riešenia IXTENT spokojná, nebola projektová spolupráca posledná. „So spoločnosťou IXTENT spolupracujeme už rad rokov, počínajúc analýzou veľkosti archivačných objektov, nastavením archivačných behov v SAP, školením OpenText produktov a zodpovedajúcej SAP časti a teraz a využitím platformy DocuLink. Do budúcnosti tiež plánujeme implementáciu kontroly spracovania dodávateľských faktúr vrátane schvaľovacieho procesu,“ doplnil Daniel Mašek z oddelenia Business Aplication Development spoločnosti Europapier.