Implementácia znalostnej bázy na SharePoint Online v Západoslovenskej energetike

O zákazníkovi

Západoslovenská energetika spolu so svojimi dcérskymi spoločnosťami Západoslovenskou distribučnou a ZSE Energia patrí k najväčším distribútorom a dodávateľom elektriny a plynu na Slovensku. Obe spoločnosti sú súčasťou nemeckého energetického koncernu E.ON. Pôsobia najmä na západnom Slovensku, služby však poskytujú aj mimo tohto regiónu, už 95 rokov. Každý deň sa na ich služby spolieha milión zákazníkov.

Počiatočný stav

V Západoslovenskej energetike používali na zdieľanie informácií znalostnú bázu na SharePointe 2013. V tom období objednávateľ využíval formu „on premise“, čo znamenalo obstaranie hardvéru do majetku spoločnosti a jeho vlastnú správu. V rámci tohto riešenia museli zamestnanci používať na pripojenie iba internú sieť a firemné počítače.

Koncom roka 2017 sa spoločnosť rozhodla pre prechod na SharePoint Online. Novo môžu zamestnanci (hlavne externí) pristupovať do firemnej siete odkiaľkoľvek (z domova, zo zahraničia) a z akéhokoľvek zariadenia (aj zo súkromného počítača, mobilného telefónu). 

O riešení

Výsledkom dodávky zo strany spoločnosti IXTENT bola znalostná báza na SharePoint Online pre obe dcérske spoločnosti (Západoslovenská distribučná a ZSE Energia), tieto spoločnosti pracujú s odlišnými dátami, inými konfiguráciami. ZSE Energia zaisťuje obchodnú činnosť, má k dispozícii call centrá, zahŕňa približne 30 tímov.

Oproti tomu Západoslovenská distribučná zaisťuje distribúciu elektriny, zamestnáva okolo 17 tímov. Členovia tímov môžu vyhľadávať a čítať všetok obsah znalostnej bázy s tým, že každý článok bázy môže byť adresovaný iba niektorým tímom. Vyššiu úlohu v riešení predstavuje „autor/prispievateľ“, ktorý má na starosti tvorbu a úpravy článkov, ich publikáciu a distribúciu tímom pomocou takzvaného žurnálu. Najvyššou úlohou je potom „správca“, ktorý má všetky práva na správu riešenia.

Použité produkty

IXTENT realizoval popísané riešenie pre energetický koncern cez produkty Microsoft SharePoint Online a Nintex Workflow for Office 365.

V čom spočívajú výhody Microsoft SharePoint? SharePoint je riešením, ktoré prináša zlepšenie v rámci vnútrofiremnej spolupráce, zdieľanie dokumentov, komunikácia, ale je tiež platformou pre riadenie tokov dokumentov, implementáciu pracovných procesov a vyhľadávania. Medzi základné funkcionality patrí možnosť kategorizácie informácií pomocou metadát, tvorba šablón dokumentov alebo webov, možnosť štruktúrovať dáta, citlivo riadiť oprávnenia, uchovávať históriu, riešiť schvaľovanie a publikáciu obsahu.

Ako hlavné výhody je možné spomenúť širokú konfigurovateľnosť riešení, zdieľanie informácií, rozsiahle možnosti vyhľadávania, jednotný vzhľad ala Office, integráciu s aplikáciami Office či obchodnými aplikáciami, integráciu na cloudové úložisko.

Z hľadiska na mieru postavených riešení na SharePointe je možné mnohé dosiahnuť čistou konfiguráciou, a keď to nestačí, je možné vyvinúť potrebnú funkcionalitu podľa potrieb daného klienta. V rámci vývoja je možné rozširovať riešenia rôznymi spôsobmi, napr. cez služby Office 365, cez aplikácie tretích strán dostupné v Office Store, ale aj rozsiahlymi úpravami pomocou programovania či webových služieb.

Prečo sa použil Nintex Workflow for Office 365? Tento softvér poskytuje používateľsky prívetivú nadstavbu nad štandardným SharePoint workflow, znižuje prácnosť implementácie a údržby pracovných postupov pre správcu. Pokiaľ správca disponuje oprávnením na úpravu workflow, je spravidla schopný dosiahnuť požadovaný výsledok aj bez nutnosti práce vývojárov. Správca je tak napríklad schopný jednoducho zmeniť telo alebo adresátov e-mailovej notifikácie.

Prínosy riešenia

Nové riešenie prinieslo zadávateľovi efektívnejší pripomienkovací a schvaľovací proces, ktorý je čiastočne postavený na aplikácii Word Online v cloude (službe na ukladanie dát v online prostredí), posiela svojim používateľom notifikácie pri zmenách v rámci schvaľovacieho/pripomienkovacieho procesu. Umožňuje prístup externistov odkiaľkoľvek a z akéhokoľvek zariadenia. Západoslovenská energetika má aplikáciu pod svojou kontrolou s využitím nástrojov na správu, poskytovaných Office 365.

Časová os

Projekt znalostnej bázy pre SharePoint Online znamenal takmer ročnú prácu (od úvodnej ponuky po odovzdanie používateľom), služba je teraz už 4 mesiace v používaní, objednávateľ aj dodávateľ sú aj naďalej v kontakte pre riešenia prípadných otázok k funkcionalite.
Ukážky prostredia: