Úspešný upgrade Content Servera v portugalskej štátnej organizácii SMAS Sintra

O zákazníkovi

Spoločnosť SMAS Sintra zaisťuje verejnú službu zásobovania vodou a odtok mestských odpadových vôd v rámci ekologickej udržateľnosti.

O partnerovi

IXOPEN je partnerom OpenTextu pre oblasť Portugalska, Angoly a Mozambiku, ponúka a implementuje produkty na riadenie podnikových informácií.

O zákazke

IXTENT oslovil jeho portugalský partner IXOPEN, ktorý hľadal skúseného OpenText konzultanta, ktorý by riadil v štátnom podniku vodární prechod na najnovšiu verziu softvéru na správu podnikového obsahu.

Pôvodná situácia

Pred začatím portugalsko-českej spolupráce mali vodárne Content Suite vo verzii 9.7.1, starý Archive Server, Enterprise Scan, integráciu na SAP, elektronickú správu dodávateľských faktúr a Imaging Viewer na zobrazovanie faktúr zo SAPu.

Zákazníkom štátnych vodární SMAS Sintra je občan, ktorý si praje službu dodávky pitnej vody a odvod kanalizácie. Občan však nepristupuje do upgradovaného riešenia napriamo, jeho požiadavky prechádzajú systémom cez zamestnancov vodárne. Zákazník si vezme poradový lístok, vyžiada si u zamestnancov vodární založenie zmluvy na dodávku vody, tu pracovník oskenuje do systému, kde sa ukladá/archivuje, spúšťa sa schvaľovací proces vnútri organizácie – cez príslušné workflow.
Zmluva elektronicky obieha vo všetkých dotknutých oddeleniach – napríklad oddelením pre kontrakty, finančným oddelením, ktoré sa stará o kontrolu platieb, oddelením, kde sa odosiela vyúčtovanie... atď. Všetko bezpapierovo.

Prínosy nového riešenia

Inštalácia najnovšej verzie Content Suite 16.2 umožnila zrýchlenie práce používateľom. V rámci indexácie so zamestnancom rýchlejšie vyhľadáva v systéme, systém je možné využívať s novými MS Office a OSWindows. Novo majú zamestnanci možnosť prístupu do systému cez všetky mobilné zariadenia (Smart UI).

V rámci najnovšej verzie softvéru používajú vodárne tiež niektoré technické možnosti pre riešenia GDPR. Klasifikujú dokumenty podľa typu. Výstupy z interných meetingov podpisujú elektronickým podpisom, ktorý je previazaný s čipovaným portugalským občianskym preukazom. 

Zaujímavosti

Systém portugalských vodární obsahuje rádovo milióny dokumentov.
Interne ho používajú stovky používateľov.
Softvér je integrovaný na portugalský geografický systém (v zmysle katastra), ukáže zamestnancovi budovu, ktorú chce koncový zákazník/občan zapojiť na odber pitnej či odvod odpadovej vody.

Čas trvania projektu

Projekt začal dopytom v zime 2017, trval necelý rok, oficiálne odovzdanie sa uskutočnilo začiatkom augusta 2018. Implementácia prebehla bez problémov. IXTENT aktuálne pracuje na návrhu ďalšieho zefektívnenia procesu vnútri SMAS Sintra s využitím existujúceho nástroja na riadení podnikového obsahu.