Bezpapierové HR procesy v GECO, a.s.

O spoločnosti

Spoločnosť GECO je najväčším distribútorom a predajcom tabakových výrobkov a lotériových produktov v ČR. Od roku 1991 dodáva cigarety, tabak, fajčiarske potreby a lotériové tikety po celej republike. S úspechom sa etablovala aj na Slovensku a v Nemecku. Obrat firmy za rok 2017 bol 1 944 miliónov eur.

Počiatočný stav

Vedenie spoločnosti GECO sa rozhodlo implementovať podnikový informačný systém na správu dokumentov (Document Management System – DMS), ako vhodný pilotný projekt sa vybralo pokrytie vybraných scenárov HR oddelenia. GECO vybralo spoločnosť IXTENT, ako svojho dlhoročného dodávateľa prostriedkov archivácie dát, pre vykonanie úvodnej analýzy s cieľom presnej definície požiadaviek.

Analýza bola vykonaná za účasti zástupcov koncových používateľov a pracovníkov IT oddelenia GECO v období mesiacov február až marec 2016, analýzy sa zúčastnil tiež dodávateľ aplikácie na potvrdzovanie elektronických dokumentov prostredníctvom technológie Dynamického Biometrického Podpisu (DBP), ktorá mala so systémom DMS tvoriť jednotné riešenie.

V nadväznosti na strategické zámery GECO a vykonanú úvodnú analýzu bol IXTENT vyzvaný na predloženie záväznej ponuky na implementáciu DMS pre vybrané scenáre HR oddelenia na platforme OpenText, ktorej vybrané moduly (vrátane elektronického archívu) GECO dlhodobo používa.

Riešenie

Po výhre výberového konania zaistila spoločnosť IXTENT pre GECO dramatickú zmenu doterajšieho spôsobu práce HR oddelenia v oblasti práce so zamestnaneckými dokumentmi. GECO používalo systém Elanor, kde si HR pracovníci tlačili všetky dokumenty, fyzicky ich podpisovali, potom skenovali a ukladali na disk, bez akéhokoľvek zabezpečenia a integrácie.

Ako optimálne inovatívne riešenie pre zastaranú personálnu agendu bol zvolený OpenText Content Suite, ktorý má sofistikované nástroje na správu dokumentov a ich spracovanie, možnosť zakomponovania iných otvorených aplikácií, ktoré dokážu spolupracovať/môžu byť prepojené s ďalšími systémami.

Ako súčasť produktového radu OpenText sa ďalej implementoval Archive Server (ako kvalifikované úložisko), vykonala sa integrácia na SAP, inštalovaný Archive link (na sprístupnenie dokumentov v SAP), tiež Enterprise scan (na konverziu papierových  dokumentov do elektronických), Document pipelines (komponent archívu na hromadnú archiváciu) a v neposlednom rade aj IXTENT Smart Document Flow, ktorý rozšíril možnosti samotného DMS a umožnil prispôsobenie produktu na mieru zákazníka.

Cez Smart Document Flow IXTENT vytvoril aplikáciu nad rozrôznenými webovými službami tak, aby bolo výsledné riešenie komfortnejšie pre integráciu, výsledkom tohto zjednotenia je volanie z/do systému cez jedinú metódu. Ďalej GECO využíva aplikáciu na biometrické podpisovanie (od dodávateľa tretej strany).

Prínosy riešenia

GECO má teraz k dispozícii automatizovaný proces na správu HR agendy, čo prináša zrýchlenie činnosti oddelenia a s ňou súvisiacu úsporu ľudskej práce, šetrí životné prostredie vzhľadom na úbytok používaných papierov, má firemné procesy v súlade s GDPR, bezpečne nakladá s dokumentmi, ku ktorým má zároveň rýchly prístup.

Libor Beneš, vedúci IT oddelenia GECO, poznamenal: „HR majú teraz efektívnejšie nástroje na svoju prácu, ich výkonnosť vzrástla, teraz nemusia toľko cestovať na iné pobočky či posielať mnoho dokumentov poštou“. Ďalej pán Beneš podotkol: „Prínosom riešenia je tiež zjednotenie procesov, zmlúv, šablón dokumentov, vykonaná inventúra a poriadok vo všetkých dokumentoch, jasne dané procesy, ktoré sa nedajú obchádzať.“ 

Nové riešenie pokrýva spolu 1600 používateľov v rozložení 600 štandardných licencií a 1000 read-only používateľov. IXTENT poskytuje spoločnosti GECO tiež aplikačnú podporu a softvérovú maintenance. Aktuálne sa pracuje na roll oute riešenia na Slovensko.

Libor Beneš z GECO na záver doplnil: „Prechod na bezpapierové HR riešenie by som určite odporúčal ďalším firmám, naše personálne oddelenie je efektívnejšie, ako kedykoľvek predtým. Dynamický biometrický podpis je lepší ako certifikáty, ktoré sú spoplatnené, vyžadujú nákladnejšiu správu a pravidelnú obmenu.“