Rozhovor s Liborom Benešom, vedúcim IT oddelenia v GECO

Rozhovor s Liborom Benešom, vedúcim IT oddelenia v GECO

Ako ste sa dozvedeli o spoločnosti IXTENT? Aký bol prvý kontakt?

Matne si spomínam, že náš prvý kontakt prebehol už v roku 2006, stretli sme sa vtedy s pánom Svobodom, jedným z majiteľov IXTENTu, a bavili sme sa o SAP archivácii, keďže ste boli jedna z mála firiem (možno dokonca jedinou), ktorá sa zaoberala implementáciou Document Management Systems od OpenTextu.

Aké projekty sa realizovali? Čo všetko IXTENT v GECO implementoval?

Realizovali sme kompletnú HR agendu so začiatkom v roku 2016, čo zahŕňa DMS pre HR scenáre, integráciu na SAP HR, Records Management, Správu zmlúv – quick scan a interface na SAP, ktorý je zatiaľ posledným ukončeným projektom. Toto riešenie nahradilo starý systém Elanor, kde si naši HR pracovníci tlačili všetky dokumenty, fyzicky ich podpisovali, potom skenovali a ukladali na disk bez akéhokoľvek zabezpečenia a integrácie. Na Records Managemente pre HR sa ešte usilovne pracuje, to sa ešte kompletne neodovzdalo. Ďalej je v pláne nastavenie skartačných lehôt pri HR dokumentoch, ktoré sa riešia až po odchode človeka z firmy.

Nechali ste si od IXTENT všetky riešenia odporučiť?

Nie, pri väčšine sme vedeli vopred, že ich chceme.

Máte implementovaný nejaký vlastný produkt IXTENT?

Áno, máme IXTENT Smart Document Flow, ktorý umožnil prispôsobenie funkcionalít samotného Document Management System na mieru našim potrebám.

Bol prerod GECO na bezpapierovú spoločnosť bezbolestný?

Nepovedal by som, bola to  agenda navyše, ale vyplatila sa.

Ako vnímajú vaši kolegovia z rôznych oddelení prechod GECO na moderné technológie?

Kolegovia v personálnom oddelení sú už zvyknutí. Finančníci sú tiež z veľkej časti bezpapieroví a spokojní, zatiaľ teda bez Document Management System – ukladajú dočasne na file system. Cestovné príkazy a pokladničná kniha je zatiaľ ešte papierová, ale to chceme do budúcnosti tiež zmeniť.

Ste Vy osobne zástancom inovatívnych riešení?

Áno, ako vedúci IT oddelenia v GECO, určite som. Do budúcnosti sa chceme digitálne rozvíjať do ďalších oblastí ako len HR, plánujeme previesť do elektronickej podoby všetky zmluvy, počínajúc tiež roll out HR riešenia do dcérskej spoločnosti na Slovensku, chceme nahradiť spisovú službu, pripojiť dátové schránky, pokračovať s digitalizáciou financií. Ísť ďalej „bezpapierovou cestou“, menej tlačiť, šetriť lesy. Dokonca sme si pred časom urobili štatistiku, koľko stromov touto zmenou ušetríme pred vyrúbaním, nie je to zanedbateľné číslo...

V čom vidíte klady?

Úspora miesta na dokumentáciu, úspora času zamestnancov, úspory papiera, ako aj ekologické hľadisko.

A zápory? 

Máme teraz väčšiu závislosť od elektronických zariadení, musíme častejšie zálohovať dáta. Pre digitálne podnikové riešenia tiež vyplynula nutnosť väčšieho zabezpečenia siete a zaistenie príslušnej infraštruktúry. Tiež bola nutná väčšia finančná investícia do licencií a iných potrebných technológií. Nemôžem nespomenúť ani osvetu a školenia na nové bezpapierové technológie pri väčšine zamestnancov, niekedy je ťažké prelomiť staré zvyklosti.

Ako tieto softvérové inovácie prispeli k zefektívneniu procesov vo firme?

HR majú efektívnejšie nástroje na svoju prácu, ich výkonnosť vzrástla so zavedením sofistikovaného procesu. Kolegovia nemusia cestovať na iné pobočky, posielať dokumenty poštou. Na druhej strane v oddelení ľudských zdrojov pribudol zamestnanec, ktorý má na starosť len elektronickú agendu HR. Prínosom riešenia je tiež zjednotenie procesov, zmlúv, šablón dokumentov, vykonaná inventúra a poriadok vo všetkých dokumentoch, nastavili sme jasne dané procesy, ktoré sa nedajú obchádzať. Napríklad dynamický biometrický podpis, ktorý teraz používame, je lepší ako certifikáty, ktoré sú spoplatnené, vyžadujú nákladnejšiu správu a pravidelnú obmenu. 

Využívate našu aplikačnú či softvérovú podporu?

Využívame oboje a sme spokojní.

Čo si myslíte o využití Artificial Intelligence v GECO?

To je pre nás zatiaľ hudba budúcnosti... ale určite nás tento vývoj zaujíma a sme otvorení každému zefektívneniu firemných procesov.

Čo by ste odporúčali ostatným papierovým firmám?

Určite prejsť na bezpapierové riešenie pre ich biznis. Naše elektronické HR je efektívnejšie ako kedykoľvek predtým.

Ďakujem za rozhovor.