IXTENT Smart Document Flow

Čo je IXTENT Smart Document Flow?

Bezkonkurenčný produkt spoločnosti Ixtent, ktorý funguje ako medzičlánok medzi DMS (systémom pre správu podnikového
obsahu – OpenText Content Suite) a informačnými vstupmi. Rozhranie samotného DMS je pre mnoho firiem
nedostatočné, preto spoločnosť Ixtent vyvinula vlastný komponent inšpirovaný potrebami zákazníkov. Smart
Document Flow ponúka užitočné, široko konfigurovateľné nadstavbové funkcie, ktoré sú mimo možnosti samotného
DMS. A ktoré to sú?

Hlavné prínosy:

GDPR: nastavenie Records Management klasifikácie (určenie pravidiel výmazu dokumentov); dovoľuje logický aj fyzický výmaz dokumentov; umožňuje nastavenie práv pre jednotlivé skupiny dokumentov či používateľov podľa typu; je možné obmedziť vstup aj výstup dát podľa volajúceho

Umožňuje riešenie kolízií v menách súborov

Umožňuje aplikáciu časovej pečiatky na dokument (časovou pečiatkou sa vybavujú dokumenty, pri ktorých je potrebné doložiť, že pochádzajú z určitého systému a nikto ich za určený čas nezmenil)

Umožňuje elektronické podpisovanie dokumentov

Je rozšíriteľný pomocou doplnkov (pokiaľ chce zákazník pripojiť akýkoľvek svoj softvér, je to možné)

Vykonáva VÍRUS sken na vstupe, napojí sa na antivírusový softvér firmy

Riešenie ďalej umožňuje:

Business logiku pri práci s dokumentmi (umiestnenie dokumentu v systéme, vypočítanie hodnôt metadát, priraďovanie kategórií, používanie dokumentových typov – DMS nemá typológiu dokumentov)

Validáciu dát (validuje dáta na vstupe), aplikácia môže odmietnuť irelevantné dokumenty, zaisťuje teda správne/vyhľadateľné dáta, SDF takisto hovorí, čo je na dátach zle (DMS nie)

Umožňuje úpravy proklientského charakteru (vloženie iných typov dokumentov na vstupe)

Optimalizačný prístup systému (vyvažovanie zaťaženia systému distribúciou cez možné dostupné prostriedky)

Licenční ujednání:

Produkt IXTENT Smart Document Flow je licencovaný na prostredie a existujú pre neho dva typy licencií - Basic a Enterprise. Základná linencia je obmedzená možnosťou inštalácie SDF iba na 1 server a 1 miliónom spracovaných tranzakcií za rok. Enterprise licencia nie je nijako obmedzená z pohľadu počtu serverov, na ktorých je SDF v rámci jedného prostredia nainštalovaný, ani z pohľadu spracovaných tranzakcií. Prostredím máme na mysli komplexnú architektúru konkrétneho riešenia. Zložitejšia architektúra jedného riešenia v scenári vysokej dostupnosti zahrňuje inštaláciu jednotlivých komponentov (Content Server, Archive Server, Directory Services, atd.) na viacerých serveroch je stále len jedným prostredím. Oproti tomu i jednoduché inštalácie dvoch oddelených riešení v jednom dátovom centre (napr. dva oddelené DMS systémy používané nezávisle dvoma rôznymi spoločnosťami z rovnakej skupiny) sú dvoma prostrediami. Spracovanou tranzakciou máme na mysli jedno volanie niektorej z funkcií rozhrania (upload dokumentu, download dokumentu, download metadát dokumentu, aktualizácia metadat, atď.), v rámci  ktorého môže byť realizovaná jedna alebo viac operácií (klasifikácia, antivírový sken, elektronický podpis, a pod.). Možnosť inštalácie na vývojové a testovacie prostredie je zahrnuté v licencii.