Správa dokumentov alebo systém správy dokumentov (DMS) je systém určený na správu elektronických dokumentov alebo digitalizovaných papierových dokumentov, t. j. dokumentov prevedených do digitálnej podoby skenovaním.

Čo ponúka služba Smart Document Flow

Samotné rozhranie DMS je pre mnohé spoločnosti nedostatočné, preto spoločnosť IXTENT vyvinula vlastný komponent inšpirovaný potrebami zákazníkov.

Smart Document Flow je produkt společnosti IXTENT predstavuje medzičlánok medzi DMS (Enterprise Content Management System – OpenText Content Suite) a informačnými vstupmi. Tento produkt ponúka užitočné, široko konfigurovateľné doplnkové funkcie, ktoré presahujú možnosti samotného systému DMS.

Nová verzia aplikácie Smart Document Flow prináša:

  • Podpora atribútu Používateľ a možnosť vyplnenia e-mailom alebo menom.
  • Nahrávanie dokumentov do priečinkov v rámci Business Workspace.
  • Obojsmerná viacnásobná väzba medzi DMS ID a DOCID.

Podpora atribútov používateľa a možnosť vyplnenia e-mailom alebo menom

Teraz je podporovaný atribút ponechania používateľa alebo skupiny. Okrem toho nemusíte poznať ID DMS, stačí poznať e-mail, meno alebo meno a priezvisko používateľa (pre skupinu je podporované len meno). SDF ho nájde sám a prevedie ho na príslušný účet. Zákazníkovi tak odpadá práca s vyhľadávaním, integráciou a riešením chybových stavov, napríklad keď je používateľ vypnutý.

Nahrávanie dokumentov do priečinkov v rámci pracovného priestoru Business Workspace

Business Workspace je funkcia DMS, ktorá sa používa najmä v spojení s xECM. Od verzie 5.6 dokáže SDF vkladať dokumenty aj do týchto špeciálnych objektov alebo ich podzložiek, čím umožňuje vyšší stupeň automatizovanej integrácie aj v rámci kontajnerov BW prepojených so SAP.

Obojsmerná viacnásobná väzba medzi DMS ID a DOCID

Tretie rozšírenie vyplýva z integrácie systému SAP, t. j. podpora viacerých prepojení medzi identifikátormi obsahového servera a archívu. Ak je jeden dokument prepojený s rôznymi objektmi v systéme SAP, systém xECM môže zabezpečiť vytvorenie niekoľkých zodpovedajúcich objektov v systéme DMS, z ktorých každý má vlastné DMS ID, aj keď sa v skutočnosti vzťahujú na jeden súbor v archíve. Metódy SDF, ktoré používajú identifikátor archívu (DOCID), umožnia spracovanie nových požiadaviek napriek nejednoznačnosti tohto identifikátora.

Ak sa chcete dozvedieť viac o našom produkte Smart Document Flow, neváhajte kontaktovať našich kolegov na adrese sales@ixtent.com.