Digitalizácia a dolovanie dát

Ako to prebieha v praxi?

Sled krokov digitalizácie a dolovania má jasné poradie a pravidlá, vyzerá takto: SKENOVANIE – OCR + VALIDÁCIA – VÝNIMKY – WORKFLOW – REPORTING – PORTÁL pre dodávateľov
Na nasledovných riadkoch si proces predstavíme viac do detailu…

Postup procesu skenovania:

  1. Nekvalifikovaná osoba vezme balík faktúr (cca 100 strán)
  2. Nalepí naň čiarový kód (na celý paket, nie jednotlivo)
  3. Dá balík na skener
  4. Skener balík zdigitalizuje (naskenuje), sám rozpozná predný a zadný diel faktúry, obraz doostrí, vznikne obraz faktúry v PDF
  5. Systém pošle dokument do SAP-u (len obraz)
  6. V SAP-e prebehne optické rozpoznávanie znakov (OCR – optical character recognition); systém prejde obraz a nájde text; ďalší algoritmus prejde stranu – AI (Artificial Intelligence/umelá inteligencia) nájde napr. kľúčové slovo „DPH“ – prenesie túto informáciu do správneho poľa v SAP-e (systém pozná štruktúrovanú informáciu sám), takto prebehne postupne zápis dát z celej faktúry, políčka sa vydolujú a sformátujú do formátu SAP

Proces validácie

  1. Kontrola správnosti vydolovania prebieha automaticky radom prednastavených pravidiel, ktoré sa nastavia vo fáze implementácie systému.
  2. Účtovník potom len skontroluje, či je „vydolované“ správne (tým, že účtovník odklikne/odsúhlasí správne vydolovanie políčok, sa program ďalej učí (keď príde od dodávateľa napr. tretia faktúra, zvyšuje sa % bezchybného vydolovania) Keď je proces dobre nastavený, účtovník nemusí na záznam siahnuť (len v 5 – 10 % prípadov), čím získa 50 % času na svoju dôležitejšiu odbornú činnosť (než je administratíva spojená s manuálnym prepisovaním faktúr či obiehanie kolegov s papierovou faktúrou v procese schvaľovania). Súčasťou procesu validačnej kontroly je aj proces výnimiek.

Proces výnimiek

V tejto fáze prebiehajú nasledovné kontroly:
Bola to oprávnená faktúra?
Nie je to duplikovaná faktúra?
Je v poriadku stredisko pre zaúčtovanie?
Podmienkou fungovania tohto systému je nastavenie procesu objednávok (previazanosť procesu „objednávka – faktúra – dodávka“). Systém sa opýta: je tu objednávka? Súhlasí suma? Potom načíta položky z objednávky (do faktúry).

Workflow

Súčasťou logiky schvaľovania je aj to, kto schvaľuje faktúru do akej výšky (napr. keď je faktúra do 30-tisíc eur, schvaľuje ju 1 človek, keď je nad 30-tisíc, schvaľujú ju dvaja ľudia atď.)
Keď systém nájde problém, pošle sám úlohu na zodpovedného človeka (takisto faktúru, ktorá je v odmlke v rámci procesu schvaľovania) v rámci prednastavených scenárov.

Reporting

Benefitom reportingu je systém upozornenia na problémovú skupinu faktúr alebo dodávateľa, vedie k optimalizovaniu procesu hľadaním slabých miest v systéme.
Túto časť procesu ocenia najmä vedúci pracovníci učtárne, je možné ním kontrolovať prácu účtovníkov, šetriť personálne náklady, softvér nevykazuje chybovosť (oproti ľudskému faktoru).
Portál pre dodávateľov
Slúži na samoobslužné informovanie o tom, v akej fáze sa nachádza konkrétna faktúra (bez nutnosti telefonického kontaktovania obchodného partnera).

Výhody riešenia:

  1. Úspora 50 % času účtovného oddelenia, ktorý sa vynakladá na administratívne úkony (napr. prepisovanie faktúr do systému)
  2. Zníženie chybovosti
  3. Eliminácia obiehania kolegov po firme kvôli schvaľovaniu
  4. Veľmi rýchla návratnosť investície pre firmy s veľkým počtom dokumentov
  5. Chod účtovného oddelenia „on-line“ odkiaľkoľvek za každej situácie

Detailnejšie informácie vám poskytneme na e-maile: sales@ixtent.com