O spoločnosti

EvoBus je najväčšia európska pobočka koncernu Daimler AG. So značkami Mercedes-Benz, Setra, OMNIplus a BusStore zaisťuje celé spektrum služieb na európskom trhu s autobusmi. Ako súčasť divízie Daimler Buses je najväčším európskym výrobcom autobusov a jedným z najväčších producentov na celom svete.

Počiatočná situácia

Zákazník spravuje firemné procesy na platforme OpenText Content Suite od roku 2011. Využíva nástroje Claim manažmentu pre riadenie požiadaviek vo firme, Contract manažmentu pre prácu so zmluvami.
S využitím nadstavby IXTENT – ISDS connectora – spravuje prístup do dátových schránok (konektor predstavuje komplexné riešenie príjmu, odosielania a správy správ dátových schránok a ich integráciu s podnikovým informačným systémom bez ohľadu na jeho typ, organizácia má plnú kontrolu nad správami z dátových schránok a nehrozí nebezpečenstvo z omeškania pri jej vybavovaní).
Klient takisto archivuje dodacie listy, prichádzajúce faktúry, objednávky, zmluvy a ďalšie dokumenty cez službu Archive Center, importuje dokumenty cez file systém, používa Enterprise scan, platformu OpenText Directory Services, ktorá zaisťuje správu používateľských účtov.

Vo výrobných halách využíva mobilnú aplikáciu spoločnosti IXTENT na meranie prostredia kúpeľov. Webová aplikácia Prototube umožňuje preniesť namerané hodnoty z fosfátových vaní cez tablet do workflow na schválenie zodpovednému pracovníkovi, aplikácia ich dokonca dokáže upozorniť na nadlimitné či podlimitné hodnoty a môže iniciovať nápravnú akciu – odoslať úlohu iným výrobným pracovníkom, aby došlo k pridaniu určitej látky, vďaka ktorej sa parametre merania dostanú do normy. Po dokončení merania aplikácie vytvorí PDF protokol o výsledku merania, ktorý je archivovaný v existujúcom DMS.
EvoBus využíva Document Pipelines, ktoré slúži na sprostredkovanie naskenovaných obrazov pre OCR riešenie, zaisťujú tiež archiváciu získaných dát a prenos vyťažených dát do ERP systému.
Všetky customizácie na mieru boli realizované cez vlastný produkt IXTENT Smart Document Flow, ktorý je nadstavbou samotného Document Management Systému.

Riešenie IXTENT – prínos upgradu

Projekt, ktorý bol uvedený do prevádzky v polovici novembra 2018, trval 83 dní. Upgrade dovolil zákazníkovi využiť pridané hodnoty najnovšej verzie softvéru. Teraz má EvoBus k dispozícii Tempo box, ktorý zjednodušuje prácu v oblasti správy obsahu a umožňuje používateľom synchronizovať, zdieľať a ukladať informácie medzi všetkými zariadeniami, ktoré používajú bez toho, aby stratili bezpečnosť správy záznamov a zabezpečenie vyžadované vnútornými predpismi a priemyselnými predpismi organizácie. K ďalším benefitom aktualizácie systému patrí funkcionalita Content Suite Mobile, čo je mobilný prístup do Document Management Systému cez akékoľvek zariadenie.

Produkt Open Textu bol ďalej optimalizovaný na mieru zákazníka, jedným z dovyvíjaných riešení bolo podpisové PDF, takzvaný „PDF signer“, na elektronické podpisovanie PDF dokumentov. Z nových funkcionalít je možné spomenúť ešte moduly O skriptu, ktoré dokážu spustiť workflow nad viacerými objektmi naraz – takzvané „batch workflow“, ďalej funkciu „time stamp check“ na kontrolu časových pečiatok. Medzi dôležité prínosy upgradu patrí aj rozšírenie architektúry o frontend a backend, čo má za následok celkové zrýchlenie systému. Nová verzia systému umožnila EvoBusu tiež vylepšenie funkcií pre optimalizáciu reportingu. Do budúcnosti klient plánuje navýšenie počtu licencií.